Gestion des documents pour l’ensemble de l’inventaire
Avec Timly, vous pouvez lier des fichiers de tout type directement à un actif. Ils deviennent ainsi accessibles à toutes les personnes autorisées. Les modes d’emploi, notes, documents de garantie ou registres de maintenance sont stockés de manière permanente et centralisée pour chaque équipement.
(Carte de crédit non requise)
Stockage intégré des fichiers : enregistrez, partagez, éditez
Dossier digital
Chaque actif dispose de son dossier numérique
Partage d’informations
Partagez différents types de données aux employés
Attribution des contrats
Liez des documents (contrats, etc.) aux actifs
Gestion des délais
Rappels automatiques pour les rendez-vous et les échéances
Système de ticketing intégré
Attribuez des tâches liées aux actifs et ajoutez des documents
Stockage sécurisé sur le cloud
Accès flexible, sécurité maximale
Un archivage numérique structuré
Le dossier numérique de chaque actif
Pour chaque actif enregistré, un système d’archivage numérique est mis en place. Tous les documents essentiels y sont rassemblés dans le cadre de la gestion des documents.
Des fichiers toujours accessibles
Modes d’emploi, certificats de garantie, historiques de maintenance… Tout reste accessible à tout moment, même en déplacement, sur un chantier ou en atelier.
Ajout de visuels
L’état d’un équipement au moment de son attribution peut être documenté visuellement. Les dommages éventuels peuvent également être pris en photo, ce qui facilite les réparations rapides par les équipes concernées.
Accès aux informations en temps réel
Avec notre solution SaaS, toutes les parties prenantes (administratifs, techniciens, opérateurs sur le terrain) peuvent accéder aux dernières informations en temps réel, même via smartphone.
Une gestion des contrats et licences intégrée
Suivi numérique des contrats
Les contrats de maintenance ou les licences logicielles, bien qu’immatériels, trouvent leur place dans la gestion des documents de Timly. Ils peuvent être liés à des postes, des équipements ou des personnes responsables.
Alertes sur les licences
Les licences peuvent être associées à un matériel donné. Leurs conditions sont renseignées dans le calendrier. Une alerte est automatiquement envoyée avant l’échéance pour garantir leur renouvellement à temps.
Organisation logique des contrats
Les structures de votre entreprise peuvent être représentées dans Timly via des unités logiques ou des conteneurs virtuels. Les contrats peuvent y être liés pour une vue d’ensemble claire.
Planificateur intégré
Chaque actif dispose de son propre calendrier, vous permettant de suivre les échéances, les entretiens et les échéances contractuelles.
Collaboration et édition mobile
Édition mobile de fichiers
Les fichiers liés à un outil peuvent être modifiés directement depuis un appareil mobile, puis téléversés dans le profil correspondant.
Listes de contrôle et protocoles numériques
Plus besoin d’impressions ni de ressaisies : tout est saisi et conservé numériquement, dans un souci d’efficacité et de traçabilité.
Utilisation du système de ticketing
Des tâches précises peuvent être affectées à une personne responsable via le système de ticketing. L’avancement reste visible et suivi en temps réel.
Stockage cloud collaboratif
Les documents sont disponibles sur tous les lieux de travail, facilitant la collaboration entre équipes et accélérant le traitement des demandes.
Documentation – Centre d’aide
Nous répondons à vos questions
Pourquoi lier des fichiers aux articles de l’inventaire ?
Cela permet une traçabilité complète. Les informations importantes (utilisation, maintenance, personnes en charge) sont toujours disponibles. Les incidents ou réparations sont documentés sans perte de données. L’accès par QR code ou lecteur de code-barres rend tout cela très simple.
L’espace de stockage est-il limité ?
Non, l’espace est généralement illimité. Tous les documents peuvent rester enregistrés pendant toute la durée de vie de l’outil.
Comment intégrer la gestion des licences ?
Les contrats liés à des licences peuvent être associés à chaque actif. Les échéances sont ajoutées au calendrier et une alerte automatique vous informe du renouvellement à prévoir.
Le stockage sur le cloud est-il sécurisé ?
Oui, les serveurs sont conformes au RGPD. Les données sont cryptées et l’accès n’est possible qu’après autorisation explicite. Des systèmes d’authentification renforcés empêchent tout accès non autorisé.
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