Avec Timly, le Turnfest transforme la gymnastique logistique en succès
Le Turnfest est le plus grand événement au monde à combiner compétitions officielles et activités ouvertes à tous. Sa gestion du matériel, emprunté aux écoles environnantes, relève d’une véritable gymnastique logistique. En adoptant Timly, les équipes du Turnfest ont transformé ce défi en un processus fluide : chaque équipement est géré sereinement, du premier jour de montage jusqu’au dernier retour de matériel.
Tatjana Lietz, qui supervise la logistique du matériel sportif, explique comment Timly a rendu l’inventaire des équipements beaucoup plus simple lors du Turnfest 2025
Internationales Deutsches Turnfest
Nombre de participants
80 000
Compétition
23 sports représentés
Écoles partenaires
40 écoles visitées pour récupérer le matériel
Actifs
5 000
Compétition
47 lieux
La problématique initiale
Avant Timly, la gestion des équipements pendant le Turnfest reposait principalement sur Excel, sous forte pression et avec peu de visibilité.
La solution en place posait ces principaux problèmes :
- Complexité logistique : le parc matériel entièrement emprunté à 40 écoles différentes, avec un risque élevé de confusion au moment de la restitution.
- Manque d’une d’ensemble fiable : difficile de savoir où se trouvait chaque appareil, surtout lorsqu’il devait être utilisé sur plusieurs compétitions à des jours différents.
- Planification complexe : un même équipement était parfois demandé pour deux épreuves rapprochées, sans outil centralisé pour vérifier disponibilités et attributions.
- Stress au moment des retours : les équipes devaient s’assurer que chaque appareil retourne dans la bonne école, avec une vision limitée sur l’état initial et final.
L'objectif principal
L’objectif principal était de trouver une solution permettant d’inventorier, de suivre, de planifier et de restituer efficacement le matériel emprunté, sans erreurs, sans chaos organisationnel et sans perte de temps.
Les équipes du Turnfest ont donc choisi Timly pour structurer l’ensemble du processus de gestion des équipements
Objectifs supplémentaires :
- Identifier précisément l’école à laquelle appartient chaque appareil — et garantir un retour sans erreur.
- Répartir le matériel entre plusieurs sites (salles de sport, entrepôts, lieux de compétition) sans perdre la vue d’ensemble.
- Documenter facilement et de manière centralisée les dommages, avec preuve de l’état initial et final des équipements.
La solution
Les équipes du Turnfest ont choisi Timly pour structurer toute la gestion du matériel. Chaque équipement est suivi, du prêt initial jusqu’au retour dans son école d’origine.
“Nous nous sommes ainsi rendus dans plus de 40 écoles, avons sélectionné, étiqueté et inventorié chaque appareil dans Timly, puis nous les avons récupérés. Grâce à Timly, nous savons avec certitude quel équipement provient de quelle école et quel est son état. Si quelqu’un dit : « Ce n’est pas mon tapis », nous pouvons vérifier immédiatement grâce au code-barres qu’il s’agit bien du bon. Et si jamais un appareil venait à être abîmé, nous pouvons documenter précisément le problème, prendre une photo, et planifier où et quand l’appareil doit se trouver.”
– Tatjana Lietz, Responsable logistique des équipements sportifs
Focus sur les fonctionnalités
Les fonctionnalités essentielles :
- Inventaire complet : Tous les équipements empruntés ont été enregistrés dans Timly – avec le lieu, l’état, des photos et d’autres informations – le tout centralisé dans le profil de chaque matériel.
- Traçabilité : Les équipements étaient scannés dans Timly lors du check-out, le lieu étant enregistré au moment du scan – ce qui permettait de savoir exactement de quelle école provenait chaque matériel et où il devait être retourné.
- Identification des équipements : Des QR codes Timly ont été apposés et des cartes RFID intégrées dans les tapis de gymnastique.
- Attribution : Chaque équipement a été assigné numériquement à un lieu ou à une personne responsable – pour une responsabilité claire et une recherche simplifiée.
- Planification des équipements : Grâce à la fonction de planification, les lieux exacts d’utilisation de chaque appareil ont été définis pour chaque moment critique de la compétition – selon les besoins spécifiques de chaque discipline.
- Gestion des dommages : En cas de problème, les équipes documentaient immédiatement tout dans Timly – y compris photos avant/après et détails de localisation.
Le résultat
L’utilisation combinée de la plateforme Timly et de ses fonctionnalités a permis d’apporter un niveau de transparence inédit à la logistique du Turnfest.
- Moins de stress pour les équipes logistiques, qui disposent d’une vue claire et actualisée sur la localisation et la planification de chaque appareil
- Des inventaires et des retours simplifiés : à la fin du week-end, il est facile de voir quels équipements doivent repartir dans quelle école, et de vérifier que tout est revenu.
- Une meilleure coordination des compétitions : la fonctionnalité de planification permet de garantir la disponibilité du matériel au bon moment, sans double réservation ni improvisation de dernière minute.
- Une gestion des incidents maîtrisée : les dommages sont documentés de manière centralisée, avec preuves visuelles et géolocalisation.
- Une gestion entièrement mobile, depuis l’application Timly, sans ressaisie manuelle ni doublons.
Les informations à retenir
- Une solution de gestion d’inventaire comme Timly ne sert pas seulement à inventorier le matériel, mais à structurer l’ensemble de l’organisation autour des équipements
- En centralisant les données (école d’origine, état, localisation, historique d’utilisation), Timly permet de suivre précisément chaque appareil, même lorsqu’il circule entre des dizaines de sites.
- Les fonctions d’attribution, de planification et de GPS transforment un casse-tête de coordination en un processus maîtrisé et transparent
- Timly permet d’adapter la technologie d’identification (QR code, RFID) au type d’équipement, y compris lorsque les contraintes de sécurité ou de matériau rendent les solutions classiques inadaptées.
- Une application mobile comme Timly rend possible une gestion en temps réel, sur le terrain, sans alourdir le travail des équipes.
En orchestrant sa gestion du matériel dans Timly, le Turnfest 2025 a pu se concentrer sur l’essentiel, offrir une expérience sportive fluide et mémorable, à son image : hors-norme et exceptionnelle.