Effektiv und sicher: Digitale Mitarbeiterakte mit Timly führen

Personalakte – was muss im Original aufbewahrt werden

Die Frage „was gehört in eine digitale Personalakte?“ ist ebenso schwierig zu beantworten wie die, welche Unterlagen zwingend im Original aufbewahrt werden müssen. Das liegt unter anderem daran, dass es keine expliziten gesetzlichen Bestimmungen zur Führung von Papier-Personalakten gibt. Auch ist es (noch) nicht so, dass die digitale Personalakte Pflicht wäre.

Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten ergeben sich vielmehr aus dem Bereich des Steuerrechts und den Pflichten zur ordentlichen Abrechnung von Lohn und Sozialabgaben. Zudem gibt es praktische Erfordernisse. Verträge und Vertragsbestandteile sind schon aus zivilrechtlichen Gründen rechtssicher, schriftlich festzuhalten.

Kommt es hierüber zu einem Rechtsstreit, kann es wichtig sein, Originale – zum Beispiel von Arbeitsverträgen – vorweisen zu können. Denn vor Gericht gilt das Prinzip der freien Beweiswürdigung und der Richter entscheidet im Zweifelsfalle über die Glaubwürdigkeit einzelner Beweisstücke.

Eine Personalakten-Software wie Timly ist entsprechend flexibel aufgebaut. Sie entscheiden, abhängig von den Anforderungen vor Ort, welche Datensätze und Unterlagen in die digitale Mitarbeiterakte aufgenommen werden sollen.

Insbesondere Informationen wie Qualifikationen, Gültigkeit von Zertifizierungen und Einarbeitungsdokumentationen können Sie mit Timly dem notwendigen Mitarbeiterkreis in Ihrem Unternehmen einfach und dennoch sicher zugänglich machen. Funktionen wie der Schulungsplaner helfen dabei, keine Termine und Fristen zu versäumen.

Digitale Personalakte: Anbieter müssen gewisse Voraussetzungen erfüllen

Der Wunsch, komfortabel auf die digitale Mitarbeiterakte zugreifen zu können, muss dennoch mit der bestmöglichen Absicherung personenbezogener Daten vereinbar sein. Timly bietet hier gleich mehrere notwendige Voraussetzungen, wenn Sie für die digitale Personalakte Software einsetzen möchten. Für die Speicherung werden zentrale Cloud-Speicher genutzt. Die verwendeten Server befinden sich ausschließlich in Rechenzentren innerhalb der Bundesrepublik Deutschland und erfüllen die strengen Standards der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO).

Ein Datenaustausch erfolgt nur unter Verwendung anerkannter, sicherer Verschlüsselungsstandards. Zugriff erhalten ausschließlich explizit autorisierte Nutzer. Das feingranulare Berechtigungssystem von Timly ist rollenbasiert. So gibt es eingeschränkte Zugriffsberechtigungen für einzelne Nutzer, aber auch erhöhte Rechte für die Mitarbeiter aus dem Bereich des Managements und der Personalverwaltung. Sensible Informationen lassen sich in einem speziellen Bereich für sensitive Daten hinterlegen, auf die dann nur explizit mit höheren Berechtigungen versehene Personen Zugriff bekommen.

Auch ein Employee Self Service (ESS) ist mit Timlys Assetverwaltung umsetzbar. Mitarbeiter können berechtigt werden, ihre digitale Mitarbeiterakte aufzurufen und zu bearbeiten. Hierdurch ist einerseits Transparenz bezüglich der gespeicherten Daten gegeben. Andererseits haben Angestellte auf diese Weise die Möglichkeit, ihr Qualifikationsprofil zu pflegen. Durch die Option, mit eingescannten Dokumenten zu arbeiten, lassen sich etliche HR-Prozesse vereinfachen. So können auf diese Weise digitale Dokumente aller Art in die elektronischen Personalakten durch die Mitarbeiter selbst importiert werden.

Die digitale Personalakte: Was ist zu beachten in der Praxis

Neben den technischen Voraussetzungen, die insbesondere der Sicherheit dienen, müssen elektronische Personalakten praktische Anforderungen erfüllen. Wichtige Dokumente, die für ein Arbeitsverhältnis relevant sind, müssen rechtssicher und geschützt archivierbar sein.

Vorteil der digitalen Personalakte im Alltag ist nicht zuletzt, dass Vorgesetzte schnell und übersichtlich erkennen können, welche Mitarbeiter erforderliche Qualifikationen haben. Auch Einarbeitungskonzepte und deren Dokumentation spielen in diesem Kontext eine wichtige Rolle. Bei zertifizierenden Schulungen ist zudem darauf zu achten, ob diese nur eine bestimmte Gültigkeitsdauer haben.

Mit Timly haben Sie die Möglichkeit, ein ganzheitliches Personalkonzept abzubilden und praktisch zu verwalten. Die digitale Mitarbeiterakte nimmt im Bereich für sensitive Daten sensible Personalinformationen wie Verträge und Zeugnisse auf und gewährt nur dem unbedingt erforderlichen Personenkreis Zugriff darauf.

In selbst definierbaren Kategorien können Sie komplette, modulare Schulungskonzepte festschreiben. Nach der Absolvierung wird die entsprechende Fähigkeit oder Zertifizierung dem Profil des Mitarbeiters zugefügt und ist für einen erweiterten Personenkreis sichtbar. Auch Sicherheitseinweisungen und externe Qualifikationen lassen sich auf diese Weise umfassend dokumentieren.

Vorgesetzte sehen in der Mitarbeiterübersicht tagesaktuell, welchen Ausbildungsstand jeder Mitarbeiter hat und ob erforderliche Nachweise noch gültig sind. Automatisierte Erinnerungen weisen zudem auf auslaufende Fristen hin.

Für eine bessere Gesamtübersicht ist es möglich, in einzelnen Arbeitsbereichen eine Mindestanzahl der Personen festzulegen, die über bestimmte Befähigungen und Kenntnisse verfügen müssen. Hierdurch lassen sich Planungen für Schulungen standortübergreifend einfacher organisieren. Gerade in Zeiten des Fachkräftemangels bietet die digitale Mitarbeiterakte ein Werkzeug, mit dem das vorhandene Potenzial von Mitarbeitern optimal genutzt, aber auch zielgerichtet ausgebaut werden kann.

Der Zugriff auf die digitale Mitarbeiterakte ist nicht nur aus dem Büro, mit Desktop-PCs und Laptops möglich. Eine intuitive Bedienung mit mobilen Endgeräten gewährleistet die Timly-App, die für Smartphones und Tablets optimiert wurde. Dadurch sind wichtige Informationen von jedem Arbeitsort abrufbar. Vorarbeiter können sich auch vor Ort vergewissern, ob ein Mitarbeiter für vorgesehene Arbeiten notwendige Befähigungen mitbringt.

Digitale Personalakte für kleine Unternehmen ebenfalls sinnvoll

Auch wenn eine Einführung der digitalen Personalakte bislang nicht verpflichtend ist, macht die digitale Mitarbeiterakte auch in kleinen Unternehmen Sinn. Timly bringt eine fertige IT-Infrastruktur mit sich und ist nahezu beliebig skalierbar. Die systematische Erfassung von Mitarbeitern, deren Qualifikationen und Mitarbeiterschulungen lässt sich in Timly zudem sinnvoll mit der Asset-Verwaltung kombinieren.

Gerade wenn in Ihrem Unternehmen nur wenige Personen mit der Personalverwaltung betraut sind und diese wichtige Aufgabe womöglich neben vielen anderen Arbeiten zu erledigen haben, ist die softwarebasierte Unterstützung besonders wertvoll. Die dadurch in der Regel eingesparte Arbeitszeit wiegt die Kosten für Timly im Normalfall immer auf.