Mit einer App Inventar permanent unter Kontrolle behalten

So funktioniert eine Inventarverwaltung mit App

Basis dafür, dass mit einer App Inventar eines gesamten Unternehmens verwaltet werden kann, ist der Clouddienst von Timly. Dort laufen sozusagen die Fäden der Inventarverwaltung zusammen – gut geschützt durch DSGVO-konforme Sicherheitsvorkehrungen und ein feingranulares Berechtigungssystem. Dies bietet den Vorteil, dass für einen Zugriff grundsätzlich nur ein internetfähiges Endgerät notwendig ist.

Jeder Inventargegenstand erhält zur Identifizierung einen QR-Code, der mit einem platzsparenden Aufkleber befestigt wird. Danach ist es möglich, mit einem Barcode-Scanner das Profil eines Assets aufzurufen. Bei einem Smartphone oder Tablet reicht die integrierte Kamera. Zusätzliche Hardware ist nicht notwendig.

Inhaltlich sind dem Profil des Inventargegenstands nahezu keine Grenzen gesetzt. Neben allgemeinen Angaben wie Bezeichnung und technischen Daten, finden etwa Zuordnungen zu Personen oder Standorten sowie Bedienungsanleitungen und Wartungshinweise Platz im Profil. Zudem gibt es pro Asset einen Kalender, in den Termine für anstehende Prüfungen und Wartungen eingetragen werden.

Danach erfolgt eine automatisierte Benachrichtigung von internen oder externen Zuständigen. Für Massenartikel gibt es die automatische Füllstandanzeige und die Möglichkeit „digitale Zwillinge“ bei der Erfassung zu erstellen.

Mitarbeiter haben die Möglichkeit, direkt über die App Inventar-Defekte zu melden. Der Reparaturprozess wird in Timlys Inventar App getrackt und ist jederzeit nachvollziehbar. Checklisten, die bei Übernahme einer Maschine zu Arbeitsbeginn auszufüllen sind, lassen sich in einem PDF-Dokument direkt auf dem Endgerät einbinden und in Timly ablegen.

Es besteht bei allen Mitarbeitern maximale Transparenz, was Aufbewahrungsorte und Zustand von Arbeitsmitteln angeht. Ganz ohne Zettel und Formulare.

Inventarverwaltung-App: kostenlos kaum umsetzbar

In den App-Stores der unterschiedlichen Anbieter finden sich zumeist kostenlose Angebote für zahlreiche Anwendungszwecke. Oft ist die Intention der Entwickler, Kunden zunächst einmal vom eigenen Produkt zu überzeugen und daran zu binden. Sofern es sich nicht um hobbymäßige Projekte handelt, erfolgt die Finanzierung dann über Werbeeinblendungen oder In-App-Käufe.

Die benötigte Infrastruktur aufzubauen, um mit einer App Inventar eines ganzen Unternehmens verwalten zu können, ist aufwändig und erfordert eine Menge Know-how bei den Entwicklern. Zudem benötigen Verantwortliche Planungssicherheit, wenn sie bei einem so wichtigen Bereich wie der Inventarverwaltung auf eine Software-Lösung setzen. Timly ist ein etablierter Anbieter, der zahlreiche zufriedene Kunden hat.

Es handelt sich dabei um Unternehmen und Behörden unterschiedlicher Größe. Es finden sich auch DAX-Konzerne mit diversen Standorten darunter, die per App Inventar verwalten. Wenn Sie sich für Timly entscheiden, erhalten Sie eine ausgereifte und erprobte Inventur Software – ohne unangenehme Überraschungen.

Inventarisierung und Lagerverwaltung – App kostenlos: diese Risiken drohen

Um mit einer App Inventar verwalten zu können, ist eine Cloud-Speicherung sinnvoll. Bei Apps unbekannter Entwickler bleibt oft unklar, wo die Daten tatsächlich abgelegt werden. Dies ist nicht nur nach den Vorgaben der DSGVO ein Ausschlusskriterium, sobald personenbezogene Daten enthalten sind. Letztlich gehen Sie unkalkulierbare Risiken ein, wenn Sie Daten, die für Betriebsabläufe nötig sind, ohne ordentliche vertragliche Vereinbarungen einem Anbieter anvertrauen. Es besteht jederzeit die Gefahr, dass der Clouddienst abgeschaltet wird.

Auch die Gefahr einer Kompromittierung steigt, wenn kein festes Entwickler-Team dauerhaft eine App weiterentwickelt und auf bekannt gewordene Sicherheitslücken in verwendeten Bibliotheken reagiert. Timly verfügt über kompetente und erfahrene Entwickler, die jeden Tag damit beschäftigt sind, die Software zu verbessern. Fehlerbehebungen und Sicherheits-Patches werden laufend eingespielt. Mit Timlys App Inventar zu verwalten steht für Sicherheit und Kontinuität.

Inventar-Datenbank: Freeware hat meistens einen „Haken“

Um mit einer App Inventar dynamisch zu verwalten, ist eine Datenbank im Hintergrund erforderlich. Das Modellieren, Konfigurieren und Betreiben einer Datenbank ist ein komplexer Prozess, von dem im Ergebnis deren Performanz abhängt. Wenn eine Freeware auf ein eigenes Format setzt, ist die Kompatibilität im Falle einer erforderlichen Migration ein kaum zu lösendes Problem. Zudem besteht Bedarf an einem im Netzwerk zugänglichen Server, wenn Sie mit einer App Inventar verwalten wollen.

Es ist unter Sicherheitsaspekten eine echte Herausforderung, den Zugriff auch von Arbeitsorten wie Baustellen oder aus dem Homeoffice zu ermöglichen. Die Datenbank von Timly läuft auf dem abgesicherten Cloud-Server. Um die professionelle Administration kümmern sich ausgewiesene Experten.

Professionelles Software-Paket von Timly: Sechs unschlagbare Argumente

Wir haben einige der wichtigsten Vorteile bei Timly, mit einer App Inventar zu verwalten, noch einmal für Sie zusammengefasst:

1. Suchen entfallen:

Es ist anhand der Timly-App jederzeit nachvollziehbar, wo sich ein benötigtes Arbeitsmittel befindet.

2. Keine Doppelerfassung nötig:

Der Datenbestand von Timly wird für alle notwendigen Zwecke eingesetzt. Dies sind neben der reinen Inventarverwaltung zum Beispiel das Wartungsmanagement, Prüffristen nach den DGUV-Vorschriften und die Inventur.

3. Persönliche Zuordnung führt zu pfleglichem Umgang:

Wird ein Werkzeug einem Verantwortlichen in Timly fest zugeteilt und in die digitale Personalakte hinzugefügt, behandelt dieser es aufgrund der persönlichen Verantwortung erfahrungsgemäß sorgsamer.

4. Wichtige Dokumente vor Ort:

Mitarbeiter haben permanent Zugriff auf notwendige Anleitungen, aber auch auf Prüfprotokolle, etwa im Rahmen von Kontrollen.

5. Vermeidungsverhalten bei umständlichen Arbeitsprozessen entfällt:

Je intuitiver und zeitsparender eine auferlegte Tätigkeit zu erfüllen ist, desto eher wird sie auch ausgeführt.

6. Öffnung des eigenen Netzwerkes ist mit Timly nicht nötig:

Jeder Dienst, der aus dem eigenen Netzwerk angeboten wird, erhöht die Gefahr eines Angriffs von Cyber-Kriminellen.