Présentation de l’entreprise

Depuis 2002, Airbeat One rassemble des festivaliers venus des quatre coins de l’Europe. D’année en année, l’événement s’est hissé parmi les grands noms de la scène européenne, accueillant 200 000 visiteurs le temps d’un week-end prolongé.

Pour assurer le bon déroulement d’un événement de cette ampleur, une prouesse logistique se joue en coulisses : véhicules, outillages et équipements doivent être distribués, suivis puis récupérés auprès de nombreuses équipes, prestataires et entreprises partenaires, sur un site en effervescence permanente.

  • Création : 2002
  • Fréquentation attendue : plus de 200 000 visiteurs

La problématique initiale

Avant le déploiement de Timly, l’organisation sur le site du festival reposait sur un fonctionnement décentralisé. Véhicules d’un côté, outillage de l’autre, matériel ailleurs encore… Aucun point de vue commun sur ce qui sortait, ni sur ce qui revenait. Dans le cadre d’un événement mobilisant des centaines d’équipes simultanément, cette situation présentait rapidement des risques importants :

  • Traçabilité insuffisante : avec plusieurs points de retrait, impossible de reconstituer qui avait pris quel outil, ni où.
  • Responsabilités floues : en fin d’événement, rien ne permettait de rattacher un équipement manquant à une équipe précise.
  • Absence de suivi de l’état des véhicules : les dommages constatés lors des remises et des retours étaient difficiles à documenter, favorisant les désaccords.
  • Gestion des stocks complexe : les consommables tels que les colliers de serrage, le ruban adhésif, les vis ou les rondelles n’étaient pas pilotés à partir de seuils de stock minimum fiables.

À l’échelle d’un festival comme Airbeat One, ce manque de transparence peut rapidement entraîner des pertes de matériel, des dommages véhicules non documentés et une charge de travail supplémentaire en plein rush.

La solution

Avec Timly, le festival Airbeat One a mis en place un système centralisé permettant d’assurer une traçabilité complète du parc automobile et matériel. Tout ce qui sort du point de distribution part vers l’équipe concernée avec une documentation complète.

Cette année, l’accent a été mis sur les processus de gestion de parc automobile :

  • État des lieux d’attribution : chaque véhicule est photographié avant d’être attribué.
  • État des lieux de retour : de nouvelles photos sont prises à la restitution.
  • Signature numérique : lors de l’attribution et du retour du véhicule, une signature numérique est demandée dans Timly.
  • Traitement des dommages : les photos documentées dans Timly permettent d’établir sans ambiguïté si un dégât existait avant le prêt du véhicule ou s’il est survenu pendant.

Timly s’avère également très utile pour la gestion des consommables : les colliers de serrage, rubans adhésifs, vis et rondelles sont pilotés à l’aide de seuils de stock minimum. Il est ainsi toujours possible de savoir quelles quantités ont été utilisées et à quel moment il faut passer commande.

L’ensemble du matériel, des véhicules et même des caravanes est inventorié et géré à l’aide du scanner de codes-barres et QR codes intégré. L’effort de mise en place (notamment l’étiquetage de chaque actif) est rapidement rentabilisé : au quotidien, il suffit de scanner accéder à l’essentiel : gérer, suivre, localiser et documenter l’ensemble du parc.

L’usage de Timly a été étendu aux services de restauration et de sécurité incendie du festival.

Le résultat

Avec Timly, le festival Airbeat One a repris le contrôle de sa gestion de parc automobile et matériel :

  1. Toutes les attributions et tous les retours sont suivis et tracés.
  2. En cas de dommage sur un véhicule, les infos et photos avant et après enregistrées dans Timly font foi.
  3. Le matériel est rendu dans les délais.
  4. Comme tout reste traçable et localisable, les pertes de matériel sont fortement réduites.
  5. Les seuils de réapprovisionnement maintiennent le stock de consommables à niveau en permanence.

Les informations à retenir

L’exemple d’Airbeat One montre que même des événements de très grande envergure, complexes et organisés selon un calendrier particulièrement serré, peuvent être pilotés de manière centralisée et efficace avec Timly.

Le suivi intuitif renforce la responsabilisation, y compris lorsque de nombreuses entreprises et équipes interviennent simultanément sur un même site. La documentation photo lors de la remise des véhicules protège les deux parties et simplifie considérablement le traitement des sinistres. Et si la mise en place demande un investissement initial, celui-ci est rapidement rentabilisé : au quotidien, la gestion du matériel se résume à un simple scan.

Une solution qui a fait ses preuves dans un domaine se déploie ensuite sans complication auprès d’autres équipes, comme c’est le cas ici pour les services de la restauration et de la sécurité incendie.