Sobre la empresa

Desde 2002, el festival Airbeat One abre sus puertas a los amantes de la fiesta de toda Europa. Con los años se ha convertido en uno de los grandes nombres de la escena festivalera europea, llegando recientemente a reunir a unos 200.000 visitantes en un único y largo fin de semana.

Para que un evento de esta magnitud funcione sin contratiempos, se necesita en segundo plano una auténtica proeza logística: vehículos, herramientas y material deben entregarse, seguirse y volver a recibirse por parte de numerosos equipos, proveedores y empresas colaboradoras, en un recinto de festival que cada día funciona en estado de excepción.

  • Fundación: 2002
  • Número de visitantes esperado: +200.000

El reto

Antes de utilizar Timly, la organización del recinto festivalero estaba estructurada de forma descentralizada: la entrega de vehículos, herramientas y material se gestionaba en gran medida por separado, sin una visión de conjunto clara. En un gran evento con cientos de equipos activos simultáneamente, esto se convertía rápidamente en un riesgo:

  1. Falta de trazabilidad: apenas era posible reconstruir de forma completa quién había recibido qué mercancía.
  2. Falta de visión general: no estaba claro quién había recogido qué material y en qué punto de entrega, entre varios puntos de reparto y equipos.
  3. Sin control sobre el estado de los vehículos: los daños en la entrega y devolución eran difíciles de demostrar, lo que generaba conflictos previsibles.
  4. Existencias difíciles de controlar: consumibles como bridas, cinta adhesiva, tornillos o arandelas se gestionaban sin un control fiable de niveles mínimos de existencias.

Precisamente en un festival de este tamaño, la falta de transparencia conduce rápidamente a pérdida de material, daños en vehículos sin documentar y esfuerzo adicional innecesario en pleno funcionamiento del evento.

La solución

Con Timly, el festival Airbeat One ha implementado un sistema centralizado que permite el seguimiento completo de vehículos, herramientas y material. Todo lo que se prepara en la entrega de material y vehículos llega totalmente documentado al equipo correspondiente.

Este año se puso un énfasis especial en la entrega de vehículos:

  • Documentación previa: antes de la entrega, los vehículos se documentan fotográficamente.
  • Recepción digital: la recepción se firma directamente en el sistema por parte del usuario.
  • Documentación posterior: en la devolución se vuelven a tomar fotografías del vehículo.
  • Resolución justa de daños: gracias a las fotografías, se puede determinar claramente si un daño se produjo antes o durante el uso.

Timly también resulta rentable en el caso de los consumibles: material como bridas, cinta adhesiva, tornillos y arandelas se gestiona mediante niveles mínimos de existencias, de modo que en todo momento queda claro qué cantidades se han consumido y cuándo es necesario reponer.

Todo el material, los vehículos e incluso las caravanas se incorporan al inventario mediante códigos QR o de barras, lo que permite saber en cualquier momento cuándo y dónde se encuentra cada material. El esfuerzo inicial de configurar el sistema compensa: en el funcionamiento diario, un simple escaneo basta para la gestión del material.

Este año, además, el uso de Timly se ha ampliado a la zona de restauración y al servicio de bomberos del festival.

Los resultados

El uso de Timly ha dado al festival Airbeat One un control notablemente mayor sobre vehículos, herramientas y material:

  1. Trazabilidad completa en la entrega y devolución de mercancía.
  2. Pruebas claras en caso de daños en vehículos, gracias a la documentación fotográfica antes y después directamente en el sistema.
  3. Las herramientas se devuelven de forma fiable, si es necesario, el mismo día.
  4. Menos pérdida de material y un manejo más cuidadoso del inventario gracias a una localización completa.
  5. Disponibilidad siempre actualizada de los consumibles, gracias al control de niveles mínimos de existencias.

Principales aprendizajes

El ejemplo de Airbeat One demuestra que incluso los grandes eventos más complejos y con una programación muy ajustada en el tiempo pueden organizarse de forma centralizada y eficiente con Timly.

Un seguimiento intuitivo genera responsabilidad, incluso cuando muchas empresas y equipos distintos trabajan simultáneamente en el mismo recinto. La documentación fotográfica en la entrega de vehículos protege a ambas partes y simplifica notablemente la resolución de daños. Y el esfuerzo inicial de configuración merece la pena: en el funcionamiento diario, la gestión de material se reduce a un único escaneo.

Un sistema que convence en un área también puede ampliarse fácilmente a otros equipos, como ha ocurrido este año con la restauración y el servicio de bomberos.