Airbeat One Festival & Timly
200.000 Besucher, ein Festivalgelände, tausende Fahrzeuge, Werkzeuge und Materialien im Dauereinsatz: Mit Timly hat das Airbeat One Festival das Chaos hinter den Kulissen in den Griff bekommen – und weiß in Echtzeit, wer gerade was hat, wo es steht und in welchem Zustand es zurückkommt.
Unternehmensvorstellung
Seit 2002 öffnet das Airbeat One Festival seine Pforten für Feierwütige aus ganz Europa. Über die Jahre ist daraus einer der großen Namen der europäischen Festivalszene geworden – zuletzt mit rund 200.000 Besuchern an einem einzigen langen Wochenende.
Damit ein Event dieser Größenordnung reibungslos läuft, braucht es im Hintergrund eine logistische Meisterleistung: Fahrzeuge, Werkzeuge und Material müssen an zahlreiche Teams, Dienstleister und Partnerfirmen ausgegeben, nachverfolgt und wieder angenommen werden – auf einem Gelände, das an jedem Tag im Ausnahmezustand läuft.
- Gründung: 2002
- Erwartete Besucherzahl: +200.000
Die Herausforderung
Vor dem Einsatz von Timly war die Organisation auf dem Festivalgelände dezentral aufgestellt: Fahrzeug-, Werkzeug- und Materialausgaben liefen weitgehend getrennt voneinander – ohne klare Übersicht. Bei einer Großveranstaltung mit hunderten gleichzeitig aktiven Teams wurde das schnell zum Risiko:
- Keine Nachvollziehbarkeit: Wer welche Ware entgegengenommen hat, ließ sich kaum lückenlos rekonstruieren.
- Fehlende Übersicht: Unklar, wer was von wo geholt hat – über mehrere Ausgabestellen und Teams hinweg.
- Kein Blick auf Fahrzeugzustand: Schäden bei Übergabe und Rückgabe waren schwer zu belegen, Konflikte vorprogrammiert.
- Schwer steuerbare Lagerbestände: Verbrauchsgüter wie Kabelbinder, Klebeband, Schrauben oder Unterlegscheiben liefen ohne verlässliche Mindestbestandssteuerung.
Gerade bei einem Festival dieser Größe führt fehlende Transparenz schnell zu Materialverlust, undokumentierte Fahrzeugschäden und unnötigem Mehraufwand mitten im laufenden Betrieb.
Die Lösung
Mit Timly hat das Airbeat One Festival ein zentrales System eingeführt, das Fahrzeuge, Werkzeuge und Material lückenlos nachverfolgbar macht. Alles, was in der Material- und Fahrzeugausgabe zusammengestellt wird, geht vollständig dokumentiert an das jeweilige Team.
“Mit Timly haben wir es geschafft, auf dem Airbeat das Fahrzeug- und Materialchaos unter Kontrolle zu bekommen. Wir können jederzeit nachvollziehen: Wer hat Ware entgegengenommen? Wer hat was geholt?“
Bark
Airbeat One Festival
“Das Beste für mich an Timly ist, dass ich sämtliches Material sowie Fahrzeuge und Wohnwagen mit QR-Codes ins Inventar bringen kann und jederzeit weiß, wann und wo mein Material auffindbar ist.“
Bark
Airbeat One Festival
In diesem Jahr lag ein besonderer Schwerpunkt auf der Fahrzeugübergabe:
- Vorher-Dokumentation: Vor der Übergabe werden Fahrzeuge fotografisch festgehalten.
- Digitale Übernahme: Die Übernahme wird vom Nutzer direkt im System unterschrieben.
- Nachher-Dokumentation: Bei der Rückgabe entstehen erneut Fotos vom Fahrzeug.
- Faire Schadensregulierung: Anhand der Bilder lässt sich klar nachvollziehen, ob ein Schaden vor oder während der Nutzung entstanden ist.
Auch bei den Verbrauchsgütern zahlt sich Timly aus: Material wie Kabelbinder, Klebeband, Schrauben und Unterlegscheiben werden über Mindestbestände gesteuert, sodass jederzeit klar ist, welche Mengen verbraucht sind und wann nachbestellt werden muss.
Sämtliches Material, Fahrzeuge und sogar Wohnwagen werden über QR-Codes bzw. via Barcode Scanner ins Inventar aufgenommen – damit lässt sich jederzeit nachvollziehen, wann und wo sich welches Material befindet. Der einmalige Mehraufwand beim Aufsetzen des Systems zahlt sich aus: Im laufenden Betrieb reicht für die Materialverwaltung anschließend nur noch ein Scan.
In diesem Jahr wurde der Einsatz von Timly zusätzlich auf den Gastrobereich und die Feuerwehr des Festivals ausgeweitet.
Die Ergebnisse
Der Einsatz von Timly hat dem Airbeat One Festival spürbar mehr Kontrolle über Fahrzeuge, Werkzeuge und Material gegeben:
- Volle Nachvollziehbarkeit bei Warenausgabe und -rückgabe.
- Klare Beweislage bei Fahrzeugschäden durch Vorher-Nachher-Fotodokumentation direkt im System.
- Werkzeuge kommen zuverlässig zurück – wenn nötig noch am selben Feierabend.
- Weniger Materialverlust und ein sorgfältigerer Umgang mit dem Inventar dank lückenloser Auffindbarkeit.
- Immer aktueller Lagerbestand bei Verbrauchsgütern dank Mindestbestandssteuerung.
Wichtige Erkenntnisse
Das Beispiel Airbeat One zeigt, dass sich auch hochkomplexe, zeitlich eng getaktete Großveranstaltungen mit Timly zentral und effizient organisieren lassen.
Intuitive Nachverfolgung schafft Verantwortlichkeit – selbst wenn viele verschiedene Firmen und Teams gleichzeitig auf demselben Gelände arbeiten. Fotodokumentation bei Fahrzeugübergaben schützt beide Seiten und vereinfacht die Schadensregulierung deutlich. Und ein anfänglicher Einrichtungsaufwand lohnt sich: Im laufenden Betrieb reduziert sich die Materialverwaltung auf einen einzigen Scan.
Ein System, das in einem Bereich überzeugt, lässt sich zudem unkompliziert auf weitere Teams ausweiten – wie in diesem Jahr für die Gastronomie und Feuerwehr geschehen.
