Mit Software Werkzeugverwaltung vereinfachen

Mit Software Werkzeugausgabe erfassen – diese Voraussetzungen müssen erfüllt sein

Damit durch eine Software Werkzeugverwaltung realisiert werden kann, sind einige Anforderungen zu beachten. Wichtig ist, dass ein Check-in und Check-out ohne Zusatzaufwand direkt bei der Ausgabe möglich sein muss. Lösungen, bei denen eine Meldung über Dritte oder Zwischenschritte wie die Erfassung auf Listen vor Ort notwendig sind, erweisen sich normalerweise nicht als praxistauglich. Die Werkzeugverwaltungssoftware Timly setzt daher auf eine cloudbasierte Anbindung. Die Identifizierung des erfassten Werkzeugs wird mit einem QR-Code umgesetzt.

Soll Werkzeug vor Ort übergeben werden, so muss der Verantwortliche lediglich mit einem Smartphone oder Tablet den QR-Code einscannen. Danach hat er die Möglichkeit, die persönliche Zuordnung an einen Mitarbeiter vorzunehmen. Weil lediglich eine Internetverbindung für den Zugriff auf den Datenbestand von Timly nötig ist, kann dies an jedem beliebigen Ort geschehen, etwa auf der Baustelle oder in Produktionshallen. Eine Öffnung des eigenen Netzwerks ist nicht notwendig.

Der Datenbestand wird in einem DSGVO-konformen und sorgfältig abgesicherten Cloudspeicher abgelegt. Ein Berechtigungssystem stellt sicher, dass Mitarbeiter nur die für sie vorgesehenen Rechte im System haben.

Die Werkzeugverwaltung-App als ständiger Begleiter

Die hohe Praxistauglichkeit von Timly ist auch auf die Bereitstellung einer für Smartphones und Tablets optimierten App zurückzuführen. Mitarbeiter sind den Umgang mit mobilen Endgeräten in der Regel gewohnt. In den meisten Fällen tragen sie bei der Ausführung ihrer Arbeit ohnehin ein entsprechendes Gerät bei sich. Rückmeldungen aus der Praxis zeigen, dass es häufig als Komfortfunktion betrachtet wird, jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen für das eigene Arbeitsmittel zu haben.

Dazu gehören neben Standorten, Gerätedetails und Zustand auch Dokumente wie Bedienungsanleitungen oder Wartungshinweise. Für weitere Erleichterungen im Alltag sorgen Funktionen wie das Melden und Tracken von Defekten sowie die Möglichkeit, Arbeitsmittel online anzufordern und zu reservieren. Die Planung und Verwaltung von Wartungs- und Prüfterminen übernimmt Timly gleich mit, wenn Sie mit der Software Werkzeugverwaltung durchführen.

Jedes Werkzeug verfügt über einen eigenen Kalender. Auf Wunsch werden daraus automatisch Benachrichtigungen über anstehende Termine an Verantwortliche oder externe Dienstleister versandt. Mitarbeiter können sich zudem bei der Übernahme vom ordnungsgemäßen Wartungszustand ihres Werkzeuges überzeugen. Mit der Timly-App hat jeder Mitarbeiter ein mächtiges Hilfsmittel in der Tasche, welches ihm durch die Bereitstellung wichtiger Informationen die Arbeit erleichtert.

Werkzeugverwaltung: Handwerk und andere Zielgruppen

Die Arbeit in Handwerksunternehmen wird bestimmt von wechselnden Arbeitsorten, mit zum Teil von Schmutz und Witterungseinflüssen geprägten Bedingungen. Gleiches gilt etwa für land- und forstwirtschaftliche Betriebe. Letztlich ist die Arbeit mit ausgedruckten Listen oder Desktop-PCs auch in vielen Lager- und Werkhallen aufgrund der Umgebung nicht sinnvoll. Für den Einsatz von Timly spielen diese Faktoren eine untergeordnete Rolle. Licht- und Wetterverhältnisse haben keinen Einfluss auf die Lesbarkeit von Informationen in der App.

Bei besonders herausfordernden Bedingungen kann der Einsatz von speziellen „ruggedized“ Smartphones Probleme vermeiden. Die Kosten halten sich im Rahmen, da keine weiteren Anforderungen an das Endgerät gestellt werden. Wenn mit Software Werkzeugverwaltung effektiv durchgeführt werden soll, muss dies praktisch handhabbar sein. Umständliche und zeitaufwändige Workflows führen erfahrungsgemäß zu Vermeidungsverhalten und machen so die Werkzeugverwaltung unbrauchbar.

Werkzeugverwaltung: Freeware nicht empfehlenswert

Der Einsatz von Freeware für eine so essenzielle Funktion, wie mit einer Software Werkzeugverwaltung zu organisieren, kann leicht zu Problemen führen. So übernehmen die Entwickler von Freeware in der Regel keine Gewähr dafür, dass eine Weiterentwicklung und Bereitstellung der Software für Jahre oder gar Jahrzehnte erfolgt. Auch besteht kein Anspruch auf Support und regelmäßige Fehlerbehebungen.

Insbesondere die Einbindung in ein Netzwerk oder die cloudbasierte Nutzung sind mit gängigen Freeware-Produkten üblicherweise nicht möglich. Die Einführung einer speziell auf den Anwendungszweck der Werkzeugverwaltung optimierten Software wie Timly ist dagegen ohne Anlaufschwierigkeiten umsetzbar.

Werkzeugverwaltung: Excel-Vorlage kostenlos verfügbar – aber in der Praxis nicht ausreichend

Für viele Anwendungsfälle reichen zahlreich verfügbare Excel-Vorlagen problemlos aus. Je komplexer die Anforderungen werden, desto eher kommt eine Excel-Tabelle an ihre Grenzen. So basiert Excel nicht auf einer Datenbank, sodass mit zunehmendem Datenbestand Übersichtlichkeit und Handhabbarkeit leiden. In der Praxis treten zudem häufig Probleme auf, wenn mehrere Benutzer gleichzeitig Änderungen am Datenbestand vornehmen müssen.

Eintragungen vor Ort, von einem Smartphone aus, vorzunehmen, ist mit Excel in der Praxis kaum umsetzbar. Daher stellt das gängige Tabellenkalkulationsprogramm keine taugliche Alternative dar, wenn mit einer Software Werkzeugverwaltung konsequent umgesetzt werden soll.

Downloads oder Software-as-a-Service – Cloudlösungen nehmen zu

Es gibt mehrere etablierte Anbieter für softwarebasierte Werkzeug- und Maschinenverwaltung am Markt. Diese bringen eine ausgereifte und praxistaugliche Infrastruktur mit sich. Letztlich dürfte es vom konkreten Einzelfall abhängen, welche Lösung die richtige für ein Unternehmen ist. Timly setzt auf den cloudbasierten Ansatz. Dadurch ist die Nutzung in den allermeisten Fällen mit der vorhandenen Hardware möglich. Anpassungen der eigenen IT-Infrastruktur sind nicht erforderlich, da jedes Endgerät den Service autark nutzt. Es war nie einfacher, mit einer Software Werkzeugverwaltung zu organisieren.

Für die Werkzeugverwaltung Excel oder Listen verwenden – nicht mehr zeitgemäß

Es spart Zeit und Geld, mit einer Software Werkzeugverwaltung in Unternehmen praktisch umzusetzen. Persönliche Verantwortlichkeiten garantieren einen sorgsameren Umgang mit Arbeitsmitteln. Informationen liegen ohne zeitaufwändige Nachfragen dort vor, wo sie benötigt werden.

Die mit der Zeit entstehende digitale Geräteakte eines Arbeitsmittels sorgt für maximale Transparenz. Standorte, Zuständigkeiten sowie Historie von Wartungen und Reparaturen müssen nicht erst zusammengetragen werden. Der intuitive Wartungsplaner unterstütz bei der Organisation aller wichtigen Termine. Mit Timly lässt sich Werkzeugverwaltung smart und effektiv gestalten.