Mit Volldampf in die digitale Transformation
Wenn wir auf die vergangenen zwei Jahrhunderte zurückblicken, ist es schwer zu leugnen, dass der Eisenbahnbau eine entscheidende Rolle bei der Veränderung und Gestaltung unserer Welt gespielt hat. Zu den treibenden Kräften des Wandels in der Eisenbahnindustrie in Europa gehört heute die deutsche Willke-Gruppe: ein Innovator und Marktführer im Eisenbahnbau. Erleben Sie mit uns, wie Willke erfolgreich eine digitale Inventarverwaltung mit Timly implementiert hat, um die Digitalisierung voranzutreiben.
Willke Gruppe
Gründungsjahr
1979
Hauptsitz
Wittorf, Deutschland
Länder
3 (an 13 Standorten)
Branche
Eisenbahnbau
Anzahl Mitarbeiter
500
Inventarisierung
6.000 Objekte
Die Herausforderung: Verfolgung von Assets über verschiedene Standorte hinweg
Willke verfügt über einen großen, modernen Maschinenpark, der auch für die anspruchsvollsten Bahnbauprojekte gerüstet ist.
Vor fast 50 Jahren gegründet, hat sich Willke von einem Familienunternehmen zu einer Unternehmensgruppe mit mehreren spezialisierten Abteilungen und einem Team von 500 Mitarbeitern entwickelt. Technologie war schon immer ein zentraler Bestandteil der Vision und des Wachstums des Unternehmens. Wie viele andere Unternehmen verließ sich Willke bei der Inventarverwaltung auf eine Kombination aus Tabellenkalkulationen und ERP-Systemen – ein Ansatz, der sich viele Jahre bewährt hat. Mit der Expansion der Gruppe in sieben spezialisierte Bereiche des Eisenbahnbaus wurde die Verwaltung des umfangreichen Bestands an Maschinen, Werkzeugen und Geräten jedoch zunehmend komplexer. Die Durchführung von Projekten an mehreren Standorten, bei denen die Artikel täglich ein- und ausgeliefert werden mussten, trug zu dieser Komplexität bei.
Im Eisenbahnbau, wo Werkzeuge und Maschinen für den täglichen Betrieb von zentraler Bedeutung sind, kann sich jede Verzögerung beim Auffinden, Auschecken und Zurückgeben von Artikeln schnell von einer Unannehmlichkeit in ein ernsthaftes Hindernis verwandeln, das Arbeitsabläufe und Produktivität beeinträchtigt. Langfristig kann ein unzureichendes Inventarverwaltungssystem sogar die Fähigkeit eines Unternehmens, zu wachsen und zu skalieren, erheblich beeinträchtigen. Diese Überlegung, gepaart mit der Notwendigkeit, genaue, zugängliche und stets aktuelle Bestandsdaten zu gewährleisten, führte Willke im Jahr 2021 zu Timly. Jost Cors, Head of Digitalization bei der Willke Gruppe, erklärt:
„ERP-Systeme sind leistungsstark, aber oft schwer zu erlernen und erfordern teure Lizenzen. Excel-Tabellen bieten eine Vielzahl nützlicher Funktionen, aber ohne eine solide Geschäftslogik sind sie fehleranfällig – und das Personal ist eine Engpassressource.“
Sehen Sie sich unser Gespräch mit Jost Cors, dem Leiter der Digitalisierungsabteilung von Willke, an und erfahren Sie mehr über die Vorteile der Einführung von Software zur Inventarverwaltung im Eisenbahnbau.
Die Lösung: Eine Plattform für die Inventarverfolgung
Benötigt wurde eine moderne Inventarisierungssoftware, die mit dem zukunftsorientierten Ansatz und dem Wachstumskurs der Gruppe übereinstimmt. Dazu musste das neue Asset-Tracking-System robust und gleichzeitig flexibel sein. Es sollte Willke in die Lage versetzen, seine große Anzahl von Assets über mehrere Standorte hinweg zu organisieren, zu verfolgen und zu verwalten, und gleichzeitig die Benutzer in die Lage versetzen, das Tool problemlos zu übernehmen und von überall aus darauf zuzugreifen und es zu nutzen. Cors erklärt:
„Unser erster Anwendungsfall war und ist die Verwaltung von Anlagenstammdaten in einem dedizierten, leicht zu erlernenden und benutzerfreundlichen Anlagenverfolgungssystem. Das liegt daran, dass wir erkannt haben, dass saubere Stammdaten die Voraussetzung für andere Anwendungsfälle in unserem Unternehmen sind.“
Timly zeichnete sich durch intuitive Funktionen, cloud-basierte Zugänglichkeit und ein hohes Maß an Anpassungsfähigkeit aus. So kann Willke seine Bestandsdaten so organisieren, wie es für die Gruppe am sinnvollsten ist, und die Lösung auf andere Bereiche ausweiten, wenn sich die Geschäftsanforderungen entwickeln. Die Barcode-Technologie macht die Ausleihe und Rückgabe von Artikeln so einfach und schnell wie ein paar Klicks. Zeitgemäße QR-Code-Etiketten werden direkt an den Geräten angebracht, so dass die Benutzer von Willke die Artikel direkt mit ihren Mobiltelefonen scannen und den Verbleib der Geräte sofort im Inventarverwaltungssystem aktualisieren können.
Darüber hinaus können die Nutzer Fehlfunktionen von Geräten direkt in Timly melden und Hilfe für andere Probleme anfordern. Dies ist möglich, weil Willke die Funktion des Ticketsystems in Timly nutzt, um Support-Desk-Aktivitäten mit der Inventarverwaltung zu integrieren. Zusammen mit der Möglichkeit, sowohl Routine- als auch Ad-hoc-Wartungs- und Inspektionspläne zu planen, auszuführen und zu dokumentieren, bedeutet dies, dass Willke sicherstellen kann, dass seine Maschinen und Assets immer betriebsbereit und in optimalem Zustand sind.
Mit den QR-Etiketten von Timly stellt Willke sicher, dass das Ein- und Auschecken von Artikeln einfach, schnell und zuverlässig ist.
Dies bringt uns zur Sicherheit am Arbeitsplatz, die für jedes verantwortungsbewusste Unternehmen von größter Bedeutung ist und für Willke bei der Suche nach einer neuen Lösung ganz oben auf der Prioritätenliste stand. Im Fall von Willke bezog sich die Sicherheit nicht nur auf die Ausrüstung, sondern auch darauf, dass die Mitarbeiter über die erforderlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen, um ihre Aufgaben zu erfüllen und ihrer Verantwortung gerecht zu werden. Dabei ist es wichtig zu bedenken, dass in einer stark regulierten Branche wie dem Baugewerbe die Behörden vor Ort auftauchen und einen Nachweis über die Qualifikationen der Mitarbeiter verlangen können. Mit Timly können die Mitarbeiter von Willke über die Plattform schnell aud ihre Skills Card zugreifen und eine PDF-Version herunterladen – alles mit nur wenigen Klicks.
Vorwiegend genutzt:
Wartungsplanung
Willke verfügt über einen umfangreichen und modernen Maschinen-, Werkzeug- und Gerätepark, der regelmäßig gewartet und inspiziert werden muss. Mit dem Wartungsplaner von Timly können sie alle damit verbundenen Aktivitäten planen, durchführen und dokumentieren.
Aufzeichnungen über Mitarbeiterschulungen
Da Willke in einem stark regulierten Sektor tätig ist, in dem die Sicherheit am Arbeitsplatz an erster Stelle steht, nutzt das Unternehmen Timly, um sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter immer korrekt geschult, qualifiziert und zertifiziert sind.
Das Ergebnis: Vollständige Übersicht und strategische Einblicke
Durch die Implementierung von Timly für die Nachverfolgung von Assets und die Inventarverwaltung konnte Willke eine genaue und zuverlässige Datenbank für den Bestand erstellen, die seine Mitarbeiter bei ihrer täglichen Arbeit nutzen konnten.
Zu den hohen Sicherheitsstandards von Willke gehören die regelmäßige Wartung und routinemäßige Inspektionen der Maschinen.
Darüber hinaus war Willke in der Lage, den Überblick über wichtige Sicherheits- und Compliance-Angelegenheiten zu behalten, von der Wartung und Inspektion bis hin zu Mitarbeiterschulungen und Zertifizierungen. Speziell im Hinblick auf Letzteres liefert Willke ein großartiges Beispiel dafür, wie man die Funktion zur Verwaltung von Mitarbeiterschulungen und Qualifikationsnachweisen in Timly effektiv nutzen kann. Durch die Planung von Schulungen für Mitarbeiter direkt in Timly kann Willke einen vollständigen Überblick über vergangene und bevorstehende Schulungen für Einzelpersonen und Gruppen von Mitarbeitern behalten. Die Gruppe organisiert die Zertifizierungen und Qualifikationen ihrer Mitarbeiter akribisch in Kategorien, sodass die Manager einen einfachen Überblick darüber haben, wie viele Mitarbeiter welche Schulungen absolviert haben, welche Schulungen anstehen und so weiter. Auf die Frage nach den nützlichsten Funktionen in Timly für den Anwendungsfall von Willke antwortete Cors:
„Die Fristen- und Qualifikationsübersichten, weil sie es extrem einfach machen, ablaufende Fristen, ablaufende Qualifikationen zu überwachen, Wartungen, Inspektionsmaßnahmen und Schulungen weit vor ihrer Fälligkeit einzuplanen, und wir können den Verantwortlichen alle Informationen über den aktuellen Stand wirklich einfach und übersichtlich zur Verfügung stellen.“
Willkes digitale Inventarverfolgung zeigt, dass das Unternehmen einen evidenzbasierten Ansatz verfolgt und großen Wert auf Daten als Grundlage für seine Planung und Maßnahmen legt. Die Sichtbarkeit des Inventars in Timly ermöglicht es dem Unternehmen, fundierte Entscheidungen über die Instandhaltung, Beschaffung und den Einsatz von Geräten oder Maschinen zu treffen und so die Investitionsrendite für den umfangreichen Gerätebestand zu optimieren.
Die Umstellung auf eine Inventar-App gab Willke nicht nur ein Tool an die Hand, mit dem das Unternehmen sein Inventar von überall aus verwalten kann – Willke konnte auch genau entscheiden, wie es Timly für seinen Anwendungsfall und seine speziellen Anforderungen implementieren wollte. Wie Cors betont, war eine weitere positive Entdeckung mit Timly „die Anpassungsmöglichkeiten und ich muss sagen, die hervorragende Benutzerfreundlichkeit trotz der umfangreichen Funktionalitäten in praktisch allen Teilen der Software, das war eine Überraschung.“
Willke wird bei Timly sehr geschätzt, und das Team schätzt nicht nur die gute Zusammenarbeit, sondern auch den Drang der Gruppe, innovativ zu sein und neue Wege zu beschreiten. Wir sind stolz darauf, ihre Bemühungen im Bereich Asset Tracking und Inventarmanagement zu unterstützen und freuen uns darauf, diese erfolgreiche Reise gemeinsam fortzusetzen.
Bilderrechte: ©Willke Group