Inventar im Blick mit der Inventarisierungssoftware von Timly

Inventar, Inventur – Definition der Begriffe

Der Begriff Inventar hat – je nach Kontext – eine leicht unterschiedliche Bedeutung. Umgangssprachlich ist die Gesamtheit an Gegenständen gemeint, die einer Person oder einem Unternehmen zugeordnet werden können. In Firmen zählen dazu Möbel, Arbeitsmittel, aber auch fest verbaute Komponenten und Verbrauchsartikel.

Nach § 240 Abs. 1 des Handelsgesetzbuchs (HGB) umfasst das Inventar jegliche Arten des Anlage- und Umlaufvermögens, offene Forderungen sowie das bare Vermögen und Schulden eines Unternehmens. Es gibt die zur Verfügung stehenden Werte eines Betriebs an. Da diese schwankend sind, ist jeder Kaufmann verpflichtet, den aktuellen Status seines Vermögens sowie langfristige Schulden und kurzfristige Schulden einmal im Jahr, zum Ende des Geschäftsjahres, zu erheben. Dies muss durch Zählen, Messen oder Wiegen im Rahmen der Inventur erfolgen.

Die Inventur beschreibt den Prozess, das Inventar zu erstellen, indem die Aufstellung der Vermögensgegenstände und Schulden auf den aktuellen Stand gebracht wird. Dies bedeutet im Umkehrschluss, dass die permanente Erfassung der Assets eines Unternehmens in einer Inventarisierungssoftware die Inventur stark vereinfacht oder in Teilen sogar überflüssig macht.

Inventar, Inventur – Unterschied und Gemeinsamkeiten

Der Unterschied zwischen Inventur und Inventar ist zwar inhaltlich gegeben. Die Begriffe sind dennoch nicht voneinander zu trennen. Kaufleute sind durch § 240 HGB verpflichtet, regelmäßig ihr Inventar aufzustellen, sofern sie ihren Überschuss nicht durch eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung ermitteln dürfen. Hierzu muss die körperliche Bestandsaufnahme in Form der Inventur zur Ermittlung der Vermögenswerte und Schulden erfolgen.

Die Inventarisierungssoftware von Timly trennt diese beiden Bereiche folgerichtig auch nicht. Ihr Anspruch ist es vielmehr, jederzeit den aktuellen Bestand aller Assets eines Unternehmens wiedergeben zu können. Zusätzlich ist es möglich, Standorte und Zuordnungen zu verwalten.

Letztlich dient das Software-Paket von Timly als Basis dafür, jegliche für ein Unternehmen relevante Informationen über ihre Arbeitsmittel, Inventargegenstände und Artikel, die für den Verkauf bestimmt sind, zu speichern. Damit ist jederzeit nachvollziehbar, wo sich Gegenstände aus dem Inventar befinden und in welchem Zustand sie sind. Bei einer Inventur entfällt das zeitaufwändige Erstellen von Listen und Suchen von erfassten Assets.

Zusätzlich bietet Timly in seiner Inventar-Software Komfortfunktionen zur Vereinfachung der Inventur. Dazu zählen der Inventurmodus, der es erlaubt, Gegenstände durch ein bloßes Einscannen eines QR-Codes abzuhaken und die praktische Selbstinventur. Hierbei handelt es sich um ein Feature, mit dem Mitarbeiter im Homeoffice oder auf Montage die eigenständige Inventur der ihnen überlassenen Arbeitsmittel rechtssicher durchführen können.

Inventar: Software zur Verwaltung verwenden

Damit die umfassende Inventarverwaltung mit einer Software möglich ist, muss diese in der Lage sein, verschiedenste Assets sinnvoll abzubilden. Das ist in Timlys Inventarverwaltung durch anpassbare Kategorien unkompliziert umsetzbar. Diese lassen sich entsprechend des Bedarfs eines Unternehmens gestalten.

Einfache Gegenstände wie Mobiliar benötigen nur wenige Eintragungen, zum Beispiel Hersteller, Zustand und Standort. Für komplexe Arbeitsmittel hingegen ist es sinnvoll, Detailinformationen wie Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise und Prüfprotokolle zu hinterlegen. Auch eine flexible, personenbezogene Zuteilung macht in diesem Fall häufig Sinn. In der Praxis sorgt die persönliche Verantwortung für einen sorgsameren Umgang mit zugeteilten Arbeitsmitteln. Damit der Verwaltungsaufwand hierfür überschaubar bleibt, sind weitere Voraussetzungen erforderlich.

Von wesentlicher Bedeutung ist der zentrale Speicherplatz für die Inventarverwaltung. Timly nutzt eine Cloud-Lösung. Diese ist DSGVO-konform gestaltet und verfügt über ein Berechtigungskonzept, mit dem Mitarbeitern nur die erforderlichen Zugriffsrechte eingeräumt werden. Für die einfache Identifikation eines Assets werden diese bei der erstmaligen Erfassung mit einem QR-Code versehen, der in Form eines platzsparenden Aufklebers befestigt wird. Danach kann das Profil jedes Inventar-Elements durch Einscannen des QR-Codes aufgerufen werden.

Für bessere Bedienbarkeit sorgt eine für Smartphones und Tablets optimierte App. Mitarbeiter können an nahezu beliebigen Orten auf den Datenbestand der Inventarverwaltung zugreifen. Es ist lediglich eine Internetverbindung erforderlich. Die Aktualisierung von Informationen wird denkbar einfach. Eine Zuteilung von Arbeitsmitteln ist in Echtzeit per App möglich. Ebenso das Melden von Defekten oder das Protokollieren einer Wartung.

Die einfache Handhabung steigert erfahrungsgemäß eine Akzeptanz bei den Mitarbeitern und erhöht dadurch die Qualität des Datenbestands. Zudem vereinfacht die Nutzung einer Cloud-basierten Lösung mit Smartphone-App jede Form der Inventur. Einmal in den Inventur-Modus gewechselt, kann jedes Asset mit dem Smartphone erfasst werden – egal an welchem Ort.

Spezialfall IT – hohe Flexibilität für die Erfassung erforderlich

Die IT-Infrastruktur von Unternehmen wird zunehmend unübersichtlich. Assets sind an einem Arbeitsplatz miteinander verknüpft, ohne dass sie als eigenständige Inventarstücke wahrgenommen werden. Das Inventar stellt bei einem IT-Arbeitsplatz in der Regel eine Sammlung aus diversen Komponenten wie Rechner, Monitor, Tastatur und Maus dar. Dazu kommen Softwarelizenzen, die an Rechner, Dongle oder Personen gebunden sind. Server und Speicher existieren häufig nur noch virtuell.

Eine nicht unerhebliche Menge an IT-Arbeitsmitteln wird Mitarbeitern mit ins Homeoffice oder an andere externe Arbeitsplätze mitgegeben. Für diese Hard- und Software-Komponenten eine Verwaltung der Standorte und Lizenzlaufzeiten vorzunehmen, ist eine echte Herausforderung. Timly hat dafür die Container-Eigenschaft für Objekte geschaffen. So lassen sich virtuelle Arbeitsplätze bilden, denen andere Objekte fest zugeteilt werden. Damit ist immer klar, welche Lizenz mit welcher Hardware verknüpft ist und welches Inventar im persönlichen Besitz eines Mitarbeiters ist.

Gleiches gilt für fest verbaute Hardware, etwa Komponenten der Netzwerk-Infrastruktur. Diese kann mit Timly pro Raum erfasst werden. Auf diese Weise besteht nicht die Gefahr, dass Hard- oder Software übersehen wird.

Der bekannte Hersteller von Wassersprudelgeräten, SodaStream Deutschland, hat beispielsweise durch die innovative Funktion der Selbst-Inventur seinen Verwaltungsaufwand stark minimiert. Nun können auch Mitarbeiter im Home Office ihr IT-Inventar ganz einfach scannen und so die Prozesse bei der Inventur beschleunigen.