Mobile Geräteverwaltung – so flexibel wie Ihr Unternehmen

Die Geräteverwaltung: wachsende Unternehmen entwickeln steigenden Bedarf

An einer effektiven Geräteverwaltung führt kein Weg vorbei. Ob Industrie, Handel oder Baugewerbe: In allen Unternehmen existiert eine meist ständig wachsende Anzahl an Maschinen, Werkzeugen und sonstigen Arbeitsmitteln. Hier den Überblick zu behalten und das Arbeitsmaterial klug zu disponieren, ist ohne digitale Hilfsmittel kaum noch möglich. Daher sollte in modernen Unternehmen auf eine softwarebasierte, zentrale Geräteverwaltung gesetzt werden. Eine lückenlose Erfassung kann damit bereits unmittelbar nach der Anschaffung erfolgen.

Danach ist es allerdings im Normalfall notwendig, Geräte an Mitarbeiter auszugeben oder sie festen Arbeitsplätzen zuzuordnen. Beides bringt Herausforderungen mit sich. Gerade im Handwerk müssen Mitarbeiter ihre Werkzeuge an wechselnden Arbeitsorten einsetzen. Unter Umständen muss es vor Ort an Kollegen übergeben oder gar an Subunternehmer verliehen werden. Schriftliche Übernahme- oder Übergabeprotokolle zu führen, ist im Alltag wenig praktikabel.

Besteht hingegen keine feste Zuordnung zu einzelnen Mitarbeitern, erhöht sich die Gefahr, dass Werkzeuge von Arbeitsplätzen entfernt werden und später nicht mehr auffindbar sind. Software für Geräteverwaltung kann hier Abhilfe schaffen. Hiermit können Sie sozusagen auf Knopfdruck feststellen, wo sich ein Gerät befindet. Zuordnungen lassen sich auch von Mobilgeräten vor Ort anpassen.

Gibt es die Geräteverwaltung Software kostenlos?

Unternehmen haben mit ständig steigenden laufenden Kosten zu kämpfen. Daher ist es verständlich, wenn versucht wird, unnötige Ausgaben zu vermeiden. Andererseits sollte sorgfältig abgewogen werden, ob vermeintliche Schnäppchen oder interne „Bastellösungen“ für eine Geräteverwaltung am Ende zulasten der Effektivität gehen.

Dann nämlich besteht die Gefahr, dass im Alltag unnötige Arbeitszeit für die Geräteverwaltung aufgewendet werden muss. Zeit, die Ihren Mitarbeitern für die Erfüllung ihrer eigentlichen Aufgaben fehlt und die Sie am Ende teurer als eine genau auf Ihren Anwendungszweck zugeschnittene Software kommt.

Eine Erfassung in Exceltabellen macht beispielsweise nur an einem zentralen Ort Sinn. Eine Mehrbenutzerfähigkeit ist meist nur eingeschränkt möglich. Erst recht, wenn der Zugriff auch von unterwegs, etwa auf einer Baustelle oder an wechselnden Verladestellen, notwendig ist. Freeware für Geräteverwaltung ist häufig eingeschränkt im Nutzungsumfang. Echte Flexibilität haben Sie nur mit einer Cloudanbindung und für Mobilgeräte optimierten Apps.

Seinen Zweck erfüllt eine Software vor allem dann, wenn sie intuitiv und zuverlässig funktioniert. Eine professionelle Inventarisierungssoftware macht sich schon dadurch bezahlt, dass Ihre Mitarbeiter sie effektiv und einfach nutzen können. Dabei unterstützt Sie zudem ein fachkundiger und permanent erreichbarer Support.

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Die Timly Geräteverwaltung Software im Einsatz

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Wie funktioniert digitale Geräteverwaltung?

Herzstück einer digitalen Inventarisierungssoftware wie Timly ist der zentrale, cloudbasierte Speicherplatz. Dieser ist von überall aus erreichbar, wo eine Internetverbindung besteht. Der Zugriff erfolgt ganz einfach über einen Browser oder von einer App für Mobilgeräte. Software bietet dabei unterschiedliche Kategorien und flexibel anpassbare Informationsfelder. Neben Standorten, Verantwortlichen und Leistungsdaten, können etwa auch Bedienungsanleitungen und Wartungshinweise in der Software für die Geräteverwaltung hinterlegt werden.

Mitarbeitern lassen sich – entsprechend ihrer Funktion – Berechtigungen zuteilen. Für jedes Gerät können Sie einen platzsparenden QR-Code erstellen. Befindet sich dieser auf dem Gerät, ist es danach jedem Mitarbeiter möglich, mit einem Smartphone auf die für ihn notwendigen Information zuzugreifen. Eine Übergabe von Geräten ist genauso unkompliziert möglich, wie die Meldung von Defekten. Anstehende Wartungen werden dem Mitarbeiter angezeigt.

An zwei Beispielen verdeutlicht, kann eine Nutzung wie folgt aussehen:

Nutzung in der Baubranche

Das Werkzeug wird bei der Einrichtung einer Baustelle dem Vorarbeiter zugeteilt. Als Standort wird die Baustelle hinterlegt. Der Vorarbeiter gibt das Material temporär oder dauerhaft an Mitarbeiter aus. Die Übergabe wird per App mit dem Smartphone registriert. Der Mitarbeiter hat alle notwendigen Informationen über seine Maschinen und sein Werkzeug immer griffbereit. Er kann Defekte melden und hat den Überblick, für welches Material er gerade verantwortlich ist. Die korrekte Rückgabe kann er in Echtzeit nachvollziehen. Auch das Verleihen von Werkzeug vor Ort an Subunternehmer ist kein Problem. Die Dauer der Nutzung wird minutengenau erfasst und kann später rechtssicher abgerechnet werden.

Nutzung im Handel

Unternehmen verfügen hier häufig über große Lagerflächen, an denen eine permanente Fluktuation herrscht. Gerade wo durch viele externe Dienstleister verschiedene Geschäftsaktivitäten erfolgen, haben es Ihre Mitarbeiter schwer, den Überblick zu bewahren. Wenn Betriebsmittel und sonstige Ausstattung wie Scanner und IT-Zubehör festen Stellen zugeordnet werden, kann jeder Mitarbeiter einfach kontrollieren, ob noch das gesamte Inventar vorhanden ist. Fehlbestände lassen sich zu regelmäßigen Zeiten, etwa zu Schichtwechsel, erfassen. Aber auch mobile Lademittel, wie Gitterboxen und Paletten, können Sie inventarisieren und eine Übergabe und Übernahme durch ihre Mitarbeiter dokumentieren lassen.

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Was ist das Besondere an spezialisierter Inventarisierungssoftware?

Inventarisierungssoftware arbeitet objektorientiert. Das Besondere daran ist, dass Objekten die für sie relevanten Parameter zugeordnet werden.

Dies können sein:

  • Laufleistung und Betriebsstunden von Maschinen
  • Wartungstermine für Fahrzeuge oder motorgetriebene Geräte
  • Zustand und Schäden
  • Gerätedetails und allgemeine Merkmale
  • Historie von Standorten und Mitarbeitern
  • Räumliche oder persönliche Zuordnungen
  • Laufzeiten von Lizenzen
Bild zeigt Geräteverwaltung App Timly im Einsatz

Mit der digitalen Geräteverwaltung haben Sie immer alles im Blick

Es lassen sich damit ganz unterschiedliche Assets erfassen und verwalten. Neben klassischem Werkzeug sind auch Büroausstattung und IT-Geräte einfach und sinnvoll zu inventarisieren. Jeder, der schon einmal unübersichtliche Formulare ausfüllen musste, wird es zu schätzen wissen, wenn die Software „mitdenkt“. Nach Auswahl der passenden Kategorie sind auch nur noch die relevanten Informationen sichtbar. Eine verständliche Benennung vermeidet ein Rätselraten bezüglich der einzutragenden Inhalte.

Bei einer cloudbasierten Lösung sorgt zudem der Anbieter für die notwendige Infrastruktur. Dazu zählt die Verfügbarkeit der Daten genauso, wie die Absicherung der Server. Sie müssen Ihren Mitarbeitern lediglich ein Endgerät mit Internetzugang zur Verfügung stellen. Ein Smartphone mit Kamera ist völlig ausreichend, um auf alle vor Ort notwendigen Menüpunkte zugreifen zu können.

Um eine zusätzliche Absicherung des Netzwerkverkehrs müssen Sie sich nicht kümmern. Der Zugriff ist per Design geschützt und erfolgt automatisch über eine sicher verschlüsselte Verbindung.

Mehr Effizienz durch digitale Geräteverwaltung mit Timly

Professionelle Geräteverwaltung in Unternehmen

Es ist ein wichtiger Bestandteil einer professionellen Unternehmensführung, jederzeit über die zur Verfügung stehenden Ressourcen im Bilde zu sein. Mit einer Software für die Geräteverwaltung haben Sie feingranulare Abfragemöglichkeiten über Ihre Arbeitsmittel. So können Sie jederzeit feststellen, welche Geräte verfügbar sind und wo sie sich gerade befinden.

Die Disposition Ihres Unternehmens wird wesentlich erleichtert, wenn Sie an einem zentralen Ort feststellen können, wann Arbeitsmittel zur Verfügung stehen. Ergänzt wird dies durch Features wie das GPS-Tracking, das ein lästiges Suchen von Material auf großen Baustellen oder an unübersichtlichen Produktionsstätten vermeidet. Die Abfragemöglichkeit von Wartungsterminen und Laufzeiten von Leasingverträgen helfen bei der langfristigen Planung.

Persönliche Verantwortlichkeit für Arbeitsmittel sorgt für einen pfleglicheren Umgang. Jeder Mitarbeiter weiß, welches Werkzeug ihm gerade zugeordnet ist und in welchem Zustand es sich bei der Übergabe befand. Dies ist insbesondere dort wertvoll, wo eine hohe Fluktuation beim Personal und eine geringe Bindung an den Arbeitgeber gegeben sind. Das Melden von Defekten ist mit keinem zusätzlichen Aufwand verbunden.

Ob Bürostuhl, Laptop, Betonmischmaschine oder Radlader: Mit einer professionellen Inventarisierungssoftware können Sie für jedes Asset eine digitale Geräteakte anlegen. Dort lassen sich über die gesamte Nutzungsdauer des Arbeitsmittels alle wichtigen Dokumente und Informationen sammeln. Auch im Nachhinein sind Auswertungen bezüglich der Effizienz möglich. Nachfragen von Behörden oder Versicherungen können Sie einfach und rechtssicher beantworten.

Die effektive und nachhaltige Nutzung von Betriebsmitteln wird ganz nebenbei unterstützt. Der sorgsame Umgang mit Ressourcen aller Art spart schließlich nicht nur Kosten. Nachhaltigkeit gehört heutzutage zum Selbstverständnis der meisten modernen Unternehmen. Eine digitale Geräteverwaltung ist ein wichtiger Baustein dafür.

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