Tout ce qu’il faut savoir sur le logiciel pour la gestion de stock

Dans toute entreprise, un entrepôt bien organisé permet à toutes les parties de vos opérations de fonctionner plus facilement. Presque chaque département dépend de son bon fonctionnement, ce qui rend le logiciel pour la gestion de stock un outil essentiel pour réussir. Bien que chaque secteur puisse avoir des priorités uniques, traiter l’entreposage comme une responsabilité partagée conduit à une plus grande efficacité générale.

Voici pourquoi un entrepôt efficace est si important :

• Maintenir la production sur la bonne voie : Imaginez une usine qui s’arrête parce qu’un composant crucial n’est pas disponible. Maintenir le bon équilibre – avoir suffisamment de matières premières et de consommables sans excéder les stocks – est essentiel pour que de nombreuses entreprises fonctionnent sans accroc. Les pénuries peuvent compromettre les plannings, tandis qu’un excédent de stock occupe de l’espace et ajoute des coûts inutiles.
• Éviter les arrêts sur les chantiers : Que ce soit des matériaux de construction ou des pièces détachées, des articles manquants peuvent paralyser les travaux. Les plannings imprévisibles peuvent rapidement entraîner des retards. Les clients attendent également des réparations rapides, ce qui nécessite d’avoir les bonnes pièces prêtes à l’emploi.
• Répondre à la demande du commerce de détail : Les entreprises de détail doivent s’assurer que les produits sont disponibles lorsque les clients en ont besoin. La demande fluctuante complique la gestion des stocks. L’excédent de stock immobilise des fonds, tandis que la rupture de stock risque de faire perdre des ventes lorsque les articles ne sont pas livrés à temps.
• Maintenir l’infrastructure interne : Des machines aux fournitures de bureau, des articles essentiels comme les pièces détachées ou le toner doivent être disponibles lorsque le personnel en a besoin. Maintenir un stock de ces articles garantit le bon fonctionnement des opérations et évite des problèmes imprévus qui perturbent les flux de travail.
• Gérer efficacement les consommables : Des gants dans l’atelier ou du papier pour imprimante dans le bureau – il est frustrant lorsque ces petits articles essentiels viennent à manquer. Anticiper les besoins avec un stock suffisant permet d’éviter des retards inutiles.

Le meilleur logiciel pour la gestion de stock aide les entreprises à relever tous ces défis en garantissant que les niveaux de stock sont optimisés et facilement gérés. En centralisant tout dans un système intuitif, votre entreprise peut faire fonctionner ses entrepôts comme une horloge.

• Quantité minimale : C’est le niveau de stock le plus bas qui peut être maintenu sans risquer des ruptures de stock. Il est calculé en multipliant la consommation quotidienne par le délai de livraison.
• Quantité maximale : C’est la limite supérieure de stockage pour un groupe d’articles, équilibrant rentabilité et risques de stockage tels que la perte ou les dommages.
• Délai de livraison : Le nombre de jours nécessaires pour que les marchandises arrivent après la commande. Pour les articles critiques, un tampon de sécurité est essentiel pour éviter les retards.
• Taux de rotation : Suit la fréquence à laquelle un article est utilisé quotidiennement. Les fluctuations saisonnières ou les changements de demande doivent être régulièrement réexaminés pour ajuster les niveaux de stock.
• Point de réapprovisionnement : Le seuil qui déclenche une nouvelle commande. Cela tient compte des délais de livraison et des retards de traitement, garantissant que le stock soit réapprovisionné avant qu’il ne soit épuisé.
• Quantité de commande : Équilibre le coût des commandes fréquentes avec les contraintes de stockage. Les produits périssables peuvent nécessiter des commandes plus petites et plus fréquentes, tandis que les articles en vrac peuvent être réapprovisionnés en plus grandes quantités.

Le rôle du logiciel intelligent

Un logiciel pour la gestion de stock moderne intègre ces KPI et outils d’analyse, facilitant ainsi la tâche des gestionnaires pour :

• Identifier les ruptures de stock en un coup d’œil.
• Planifier des stratégies à long terme basées sur des données fiables.
• Suivre les conditions du marché pour traiter de manière proactive les éventuels goulots d’étranglement d’approvisionnement.

En combinant le suivi en temps réel avec des informations basées sur les données, le logiciel de gestion de stock simplifie les décisions complexes et garantit que les entreprises peuvent répondre rapidement aux demandes changeantes.

En pratique, les termes “stock” et “inventaire” sont souvent utilisés de manière interchangeable, bien qu’ils aient des significations distinctes. Légalement, l’inventaire est le terme plus large, englobant tous les actifs d’une entreprise, y compris :

• meubles
• outils
• matériaux
• bâtiments
• terrains
• valeurs comptables

Le stock, en revanche, est un sous-ensemble de l’inventaire, se référant généralement aux biens et matériaux stockés pour la production ou la vente.
Étant donné cette relation étroite, traiter le stock et l’inventaire comme un système unifié dans le logiciel pour la gestion de stock présente plusieurs avantages clés :

• Approvisionnement et gestion centralisés : Tous les actifs sont suivis dans un seul système, ce qui rationalise les processus et améliore l’efficacité.
• Élimination des saisies de données redondantes : L’inventaire n’a pas besoin d’être réenregistré dans des systèmes séparés, ce qui permet de gagner du temps et de réduire les erreurs.
• Transparence totale : Une vue holistique de l’inventaire permet de disposer d’informations claires sur les actifs disponibles, les coûts et les éventuels goulots d’étranglement.

Tous les articles d’inventaire ne nécessitent pas le même niveau de suivi :

• Articles statiques : Les actifs comme le mobilier sont généralement enregistrés une seule fois, car leurs attributs changent rarement.
• Articles dynamiques : Les consommables et les marchandises nécessitent des mises à jour continues et en temps réel pour refléter l’utilisation, les réapprovisionnements et les niveaux de stock.

Un logiciel pour la gestion de stock robuste devrait prendre en charge les deux types d’articles, offrant ainsi une flexibilité pour répondre aux divers besoins des entreprises. En combinant la gestion d’entrepôt et d’inventaire dans un système unique et intuitif, les entreprises peuvent bénéficier d’une manière plus claire et plus efficace de gérer leurs actifs.

1. Tableurs

Pour les petites entreprises, la gestion de stock peut commencer par quelque chose d’aussi simple qu’un tableur. Des fonctionnalités de base comme la définition de niveaux de stock minimums peuvent être mises en place à l’aide de formules.

Avantages :

• Simple et économique — aucun logiciel supplémentaire n’est nécessaire.
• Les employés sont généralement déjà familiarisés avec les tableurs.

Inconvénients :

• Ne prend pas en charge plusieurs utilisateurs, ce qui complique la gestion en temps réel.
• L’automatisation est minimale et longue à configurer.

Cette solution convient mieux aux petites équipes ayant des besoins simples.

2. Logiciel ERP (Enterprise Resource Planning)

Les systèmes ERP offrent une approche globale, couvrant non seulement la gestion des entrepôts, mais aussi d’autres domaines tels que les RH, la finance et les opérations de la chaîne d’approvisionnement.

Avantages :

• Permet une intégration fluide de toutes les fonctions de l’entreprise.
• Favorise l’automatisation et la surveillance centralisée.

Inconvénients :

• Les coûts d’implémentation élevés et la complexité peuvent submerger les petites entreprises.
• Nécessite un temps et des ressources importants pour intégrer tous les domaines d’activité.

L’ERP est un excellent choix pour les grandes entreprises ayant des besoins variés et interconnectés.

3. Logiciel WMS

Ce type de logiciel se concentre exclusivement sur la logistique des entrepôts, offrant des outils optimisés pour le contrôle des stocks et les processus de réservation.

Avantages :

• Conçu pour une utilisation intuitive et prête à l’emploi.
• Inclut des fonctionnalités avancées comme le contrôle intelligent des entrepôts et l’optimisation.

Inconvénients :

• Peut augmenter le nombre de systèmes que les entreprises doivent gérer.
• Des coûts supplémentaires de formation et d’administration peuvent survenir.

Cette solution est idéale pour les entreprises qui privilégient l’efficacité des opérations d’entrepôt sans nécessiter une intégration plus large.

4. Logiciel d’inventaire holistique

Un compromis entre les tableurs et les systèmes ERP, le logiciel d’inventaire holistique couvre la gestion des inventaires et des entrepôts dans un seul outil unifié.

Avantages :

• Couvre la gestion d’inventaire, le contrôle des stocks, et même la planification de maintenance.
• Plus abordable et simplifié qu’un système ERP.

Inconvénients :

• Bien que complet, il peut manquer des capacités d’intégration à grande échelle des systèmes ERP.

Cette solution est parfaite pour les entreprises cherchant un équilibre entre fonctionnalité et simplicité.

Choisir le bon logiciel de gestion des stocks dépend de la taille, de la complexité et des objectifs de votre entreprise. Des outils holistiques, comme le logiciel de gestion de stock de Timly, offrent une option pratique et efficace pour de nombreuses entreprises, avec des fonctionnalités avancées sans les coûts élevés et la complexité des systèmes ERP.

Deux technologies populaires ont émergé dans la gestion des entrepôts :

Codes-barres et scanners

Les codes-barres, y compris les QR codes, offrent une solution fiable et économique pour suivre les stocks :

• Tolérants aux erreurs et polyvalents : Les QR codes peuvent être rendus extrêmement petits tout en restant lisibles, même dans de mauvaises conditions d’éclairage ou de visibilité.
• Options de numérisation flexibles : Les scanners peuvent être utilisés comme matériel autonome ou intégrés à des smartphones et tablettes pour plus de commodité.

Étiquettes RFID

Les étiquettes d’identification par radiofréquence (RFID) vont encore plus loin dans l’automatisation :

• Suivi automatique : Les lecteurs RFID capturent les mouvements des marchandises sans saisie manuelle, simplifiant ainsi les processus.
• Coûts plus élevés : Bien que très efficaces, les étiquettes RFID sont plus coûteuses que les codes-barres, ce qui les rend moins pratiques pour les articles produits en masse.

Pour fonctionner efficacement, un logiciel pour la gestion de stock doit être basé sur un réseau. Cela garantit que toutes les réservations sont immédiatement mises à jour dans le système, offrant une visibilité et une précision en temps réel. Le choix entre des solutions basées sur un réseau local et celles basées sur Internet dépend de la portée de vos opérations.

Solutions de réseau local

Pour une gestion statique des stocks limitée à un seul emplacement, un réseau interne à l’entreprise peut suffire :

• Avantages : Fiable pour les opérations centralisées avec des besoins de mobilité limités.
• Limites : Ne prend pas facilement en charge plusieurs sites ou l’accès à distance.

Solutions basées sur le cloud

Les logiciels basés sur le cloud offrent la flexibilité nécessaire aux entreprises avec des opérations diversifiées ou dynamiques :

• Accès depuis n’importe où : Permet des mises à jour en temps réel depuis des chantiers, des lieux d’assemblage ou plusieurs entrepôts.
• Traitement instantané des commandes : Les matériaux peuvent être réservés et les commandes déclenchées sans délai.

Protection et sécurité des données

Choisir un fournisseur de logiciel de gestion de stock basé sur le cloud implique une attention particulière aux réglementations sur la protection des données, surtout si des informations sensibles comme les données des employés sont traitées.

• Conformité au RGPD : Pour les entreprises opérant dans l’UE, les données doivent être stockées sur des serveurs situés au sein de l’Union, et les mesures de sécurité doivent respecter les exigences du RGPD.
• Normes de sécurité modernes : Cela inclut la transmission cryptée des données et une documentation détaillée de tous les protocoles de sécurité.

Pendant des années, les logiciels installés localement étaient la norme, nécessitant du matériel important et des mises à jour manuelles. Aujourd’hui, le modèle Software-as-a-Service (SaaS) révolutionne l’utilisation des logiciels pour la gestion de stock, offrant une flexibilité et une efficacité inégalées.

Le SaaS pousse le concept de l’informatique en cloud plus loin en hébergeant non seulement les données, mais également l’ensemble de l’application en ligne. Les utilisateurs accèdent au logiciel via une application web, sans installation ni matériel sophistiqué. Une connexion Internet et un navigateur suffisent. Ces applications sont automatiquement optimisées pour l’appareil utilisé, qu’il s’agisse d’un PC de bureau ou d’un smartphone.

Cette approche est particulièrement avantageuse pour la gestion des entrepôts. Les administrateurs et les employés sur site peuvent se connecter pour consulter et mettre à jour les stocks en temps réel, garantissant ainsi que tout le monde travaille avec les données les plus précises. Les modifications des stocks sont visibles instantanément, permettant une prise de décision rapide et réduisant les risques d’erreurs.

Même avec une automatisation avancée, le contrôle manuel des stocks est parfois inévitable. Les retraits peuvent ne pas être enregistrés, ou une surveillance peut être nécessaire pour des marchandises en vrac et des substances liquides. Dans de tels cas, les capteurs IoT (Internet des Objets) offrent une solution pratique.

La technologie IoT connecte divers objets grâce à des capteurs disposant de leur propre alimentation et connectivité réseau. Ces capteurs fournissent des données en temps réel aux logiciels pour la gestion de stock, permettant un contrôle plus précis :

• Les capteurs de distance mesurent de manière fiable les niveaux de remplissage.
• Les capteurs environnementaux surveillent la température et l’humidité pour les produits sensibles.
• Les capteurs de suivi localisent les articles de grande valeur dans l’entrepôt.

En intégrant des capteurs IoT, des logiciels comme Timly offrent un niveau d’automatisation supérieur. Cela réduit la nécessité de contrôles manuels, minimise les erreurs et garantit une surveillance continue.

Timly excelle dans cette approche en proposant un logiciel intuitif qui enregistre un inventaire complet avec des exigences techniques minimales. Les profils d’actifs flexibles permettent aux entreprises de gérer divers articles, des consommables aux biens de grande valeur, dans un seul système. Grâce à l’intégration native des fonctions de gestion d’entrepôt, Timly offre aux entreprises une solution rationalisée et complète.