Software de mantenimiento: Versiones gratuitas disponibles?

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Si utilizas software de mantenimiento gratuito, ¿cómo afecta eso al mantenimiento de tus instalaciones, maquinaria y equipos? De hecho, hoy en día los servicios pueden gestionarse muy bien digitalmente. Sin embargo, el software gratuito de planificación del mantenimiento sólo ofrece funciones limitadas y, a menudo, características rudimentarias. A menudo, las empresas se dan cuenta al cabo de un tiempo de que necesitan una solución de software ampliada. Por eso, antes de elegir el software, tiene sentido pensar qué debe ser capaz de hacer el programa en concreto y qué procesos debe soportar en la empresa.

Existe un problema intersectorial que puede provocar riesgos de seguridad y pérdidas económicas: La gestión ineficaz de los programas de mantenimiento e inspección. Las existencias complejas, como la maquinaria o los equipos, pueden fallar o funcionar mal si su mantenimiento es deficiente. Aunque este hecho es conocido por la mayoría de los directivos del comercio o la industria, tanto en el sector de la construcción como en las empresas de producción, muchas empresas siguen aferrándose al registro manual de las fechas de inspección y los datos de inventario.

Otros consideran que Excel es un software de planificación del mantenimiento, gratuito y fácil de usar. Por ejemplo, confían toda la gestión del inventario, incluida la planificación del mantenimiento, a una persona que guarda una hoja de cálculo en su ordenador local. Aunque este tipo de software de planificación del mantenimiento es gratuito si el paquete ofimático está suscrito de todos modos en la administración de la empresa, también es poco escalable y poco fiable.

Esto es especialmente cierto si los derechos para editar la hoja de cálculo Excel del planificador de mantenimiento sólo los tiene una persona. Si esta persona no puede hacerlo, no es posible, por ejemplo, comprobar cuándo es la próxima fecha de inspección o cuántos años tiene una herramienta. Algunas empresas intentan introducir gratuitamente tablas Excel como software planificador del mantenimiento a través de la nube de su empresa. En este caso, existe el riesgo de que un empleado realice una entrada errónea que pase desapercibida y genere confusión a largo plazo.

Además, limitarse a anotar en forma de tabla datos como los nombres de los equipos y las fechas de compra y mantenimiento no resuelve muchos de los problemas que acarrea el trabajo diario. Un buen software de planificación del mantenimiento tiene funciones como el seguimiento de defectos y deficiencias mediante un sistema interno de tickets. Piensa de forma holística en el ciclo de vida de los equipos y máquinas y, por tanto, permite la conexión de proveedores de servicios externos.

La inversión única en un software de planificación del mantenimiento completo ahorra a tus empleados la búsqueda de manuales de funcionamiento, la comunicación por separado con distintos departamentos y proveedores de servicios externos, la cumplimentación manual de hojas de papel, pero también la frustración causada por el extravío de archivos de documentación durante un largo periodo de tiempo.

Las soluciones gratuitas para la planificación del mantenimiento resultan poco útiles en la mayoría de los casos. Se invierte tiempo de trabajo en comprender la interfaz de usuario, a lo que suele seguir el deseo de adaptarla a las propias necesidades de la empresa. Por lo general, esto no se puede conseguir con un software gratuito de planificación del mantenimiento. Por tanto, uno se ve obligado a trabajar con campos de base de datos subóptimos o tiene que comprar otro programa para otras funciones necesarias.

Durante años, las empresas de diversos sectores han estado perdiendo mucho dinero por intentar utilizar un software gratuito de planificación del mantenimiento en lugar de buscar directamente una solución especial personalizable de pago. Quienes optan por un software de planificación del mantenimiento (de descarga gratuita en línea) se arriesgan a incurrir en costes de oportunidad. Un planificador de mantenimiento con una funcionalidad limitada conlleva un uso innecesario de horas de mano de obra y costes de reparación o sustitución.

Un programa de planificación del mantenimiento no sólo debe indicarte rápidamente a ti y a tus empleados cuándo hay que volver a revisar un aparato. También debe enumerar claramente las fechas de inspección de instalaciones, equipos, máquinas, herramientas (gestión de herramientas), vehículos y otras existencias.

Al fin y al cabo, la seguridad de tus máquinas también tiene que ver con la seguridad jurídica. Las inspecciones periódicas y documentadas por personal cualificado no deben faltar bajo ningún concepto. Con un buen software de planificación del mantenimiento, estarás mejor preparado para las citas que impliquen el análisis de la documentación técnica y las inspecciones de equipos y sistemas relacionadas con la seguridad. Si el software de planificación del mantenimiento que utilizas es gratuito, también es aconsejable que prestes atención a cómo gestiona los informes de inspección y las estadísticas.

¿Se pueden introducir informes de defectos en el programa informático? ¿Pueden utilizarse los datos recogidos para generar información clara? La gestión de maquinaria y equipos también incluye la consideración de la rentabilidad respectiva. Un software de gestión de inventarios bien pensado no sólo hace un seguimiento de las reparaciones anteriores y planifica el mantenimiento futuro. Responde a la pregunta “¿Qué máquinas se averían realmente y con qué frecuencia?” con unos pocos clics y permite planificar las nuevas compras basándose en hechos.