Más allá de la hojas de cálculo para control de inventarios

Hacer un seguimiento del inventario en tu empresa u organización puede ser una tarea complicada. Tener una hoja de cálculo para control de inventarios y existencias puede funcionar cuando estás empezando. 

Sin embargo, llegará un momento te hará falta un sistema de gestión de inventario automatizado. Ahí es donde entran los software de control de inventario como Timly. Veamos lo que estas herramientas pueden hacer y por qué las necesitas.

El software de control de stocks ayuda a las empresas a optimizar sus niveles de inventario, pedidos, ventas y entregas. Esta herramienta es crucial a la hora de gestionar tu cadena de suministro. 

Sea cual sea tu sector, disponer de un sistema de gestión de inventarios puede resultar más que útil. He aquí algunos ejemplos de casos de uso:

Tiendas minoristas

Muchos minoristas actuales utilizan el software de gestión de productos para controlar los niveles de existencias, gestionar los pedidos y evitar las roturas de stock. También lo utilizan para analizar tendencias de ventas y predecir sus necesidades de stock futuras.

Centros de almacenamiento y distribución

Los que siguen carreras de logística o trabajan en almacén, pueden utilizar sistemas de inventario para optimizar varios almacenes y seguir el movimiento de entradas y salidas de productos.

Empresas de comercio electrónico

Las empresas de ecommerce recurren mucho a los software de gestión para realizar un seguimiento de su inventario, que puede ser vasto y diverso. Así pueden sincronizar el stock en varios mercados y plataformas en línea.

Empresas de fabricación

Un software de control de inventarios puede darle seguimiento a las materias primas, el trabajo en curso y los productos acabados. También ayuda a gestionar programas de producción, gestionar operaciones de la cadena de suministro y garantizar la disponibilidad de materiales.

Proveedores sanitarios 

Los hospitales y las farmacias utilizan software de gestión de inventarios para hacer un seguimiento de suministros, medicinas y mantenimiento del equipo médico. El software ayuda a garantizar las existencias de artículos críticos y gestiona la caducidad de los medicamentos.

Industria alimentaria y de bebidas

Restaurantes, proveedores de servicios alimentarios y tiendas de comestibles pueden utilizar el software de gestión de inventarios para gestionar productos perecederos, controlar las fechas de caducidad y planificar las compras en función de temporadas y patrones de consumo.

Aquí tienes algunas funciones y características clave que puedes utilizar:

Control y seguimiento de pedidos

Gestiona los pedidos de compra y venta, desde la creación hasta su cumplimiento. Esto puede incluir el seguimiento de artículos mediante números de serie, códigos de barras o etiquetas RFID.

Previsión de la demanda

Algunos sistemas avanzados proporcionan datos históricos y análisis para prever la demanda futura. De este modo, las empresas pueden prepararse mejor para las fluctuaciones de las ventas.

Gestión de proveedores

Optimiza tus relaciones con proveedores desde una sola plataforma. Algunos datos que puedes incluir son información de contacto, historial de pedidos, cuentas a pagar y métricas de rendimiento.

Capacidades de integración

Muchos sistemas de gestión de inventarios se integran con software de contabilidad, sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y plataformas de comercio electrónico.

Reordenación automatizada

Algunos sistemas pueden ordenar automáticamente los productos cuando alcanzan un umbral específico, garantizando que los niveles de existencias se mantienen estables. 

Escaneado de códigos de barras y RFID

Escanea rápidamente los artículos para diversos procesos, como el control de entradas y salidas y la realización de inventarios.

Identificación de productos

Esta función te ayuda a identificar cada artículo con identificadores únicos, lo que es crucial para el seguimiento y la gestión de un gran número de SKU (Stock Keeping Units).

Invertir en un sistema de inventario de manera inteligente puede beneficiarte de muchas formas. Aquí tienes cinco razones por las que necesitas un software como Timly:

Mejora de la precisión del inventario

El registro de inventarios en hoja de cálculo es propenso a errores. Un software automatizado, puede controlar tu stock en tiempo real. Esto ayuda a reducir los casos de exceso o falta de existencias, garantizando que siempre tengas la cantidad adecuada de inventario.

Aumento de la eficacia y la productividad

El software de gestión automatiza muchas tareas que tradicionalmente se hacían manualmente, con una hoja de cálculo para control de inventarios. Esto ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo de tu personal. 

También acelera procesos como la recepción, la recogida y el embalaje de mercancías, lo que conduce a operaciones más eficientes.

Ahorro de costos

Mantén niveles óptimos de inventario y para reducir las posibilidades de exceso y falta de existencias. 

El exceso de existencias inmoviliza capital en bienes no vendidos y aumenta los costes de almacenamiento. 

En la actualidad, las empresas estadounidenses almacenan alrededor de 1,43 $ de inventario por cada dólar que venden. Este problema cuesta demasiado dinero, especialmente para negocios que almacenan artículos con fecha de caducidad.

Por otra parte, un  inventario insuficiente puede provocar pérdidas de ventas y clientes insatisfechos. El software de gestión de inventarios ayuda a equilibrar tus niveles de existencias, reduciendo gastos innecesarios.

Toma de decisiones basada en datos

Este software proporciona valiosos datos y análisis sobre tu inventario, tendencias de ventas y preferencias de los clientes. 

Con informes y análisis detallados, puedes decidir qué productos almacenar, cuándo reabastecer y cómo poner precio a tus artículos. Este enfoque basado en datos ayuda a alinear tu inventario con las demandas del mercado y a optimizar tu estrategia de ventas.

Servicio al cliente

34% de las empresas han vendido un artículo agotado porque no hicieron un seguimiento eficaz del inventario. Disponer de un sistema de gestión de stock puede acabar con este problema.

Si te aseguras de que los productos están en stock y los pedidos se realizan con rapidez y precisión, puedes mejorar la experiencia del cliente. Además, disponer de datos de inventario en tiempo real te permite ofrecer información precisa sobre la disponibilidad de productos y plazos de entrega.

Es importante elegir un sistema que satisfaga tus necesidades actuales, pero que cuente con la flexibilidad necesaria para crecer con tu negocio. Aquí tienes cinco puntos clave para seleccionar un software de gestión de inventarios:

Integración y compatibilidad

El software debe ser compatible con tus sistemas existentes, como el software de contabilidad, los sistemas CRM (gestión de relaciones con los clientes), y las plataformas de comercio electrónico. 

Una integración óptima te ayudará a garantizar el flujo de datos entre los distintos sistemas, lo que reducirá los errores y el tiempo de configuración.

Escalabilidad

A medida que tu negocio crezca, seguramente necesitarás un sistema que pueda gestionar un inventario cada vez mayor y operaciones más complejas. 

Busca un software con funciones escalables y planes de precios que puedan ajustarse a las necesidades de tu empresa con el tiempo.

Interfaz de usuario

Disponer de un sistema intuitivo y sencillo reducirá el tiempo de formación y mejorará la adopción por parte de los usuarios. Los empleados deben poder aprender a utilizar el software de forma productiva, con la menor supervisión y orientación posibles.

Flexibilidad

Tu empresa puede tener requisitos únicos de gestión de inventarios. Por ello, tu software debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades del negocio. Esto podría incluir la personalización de informes, o la integración con flujos de trabajo únicos en tu empresa.

Funcionalidad

Enumera todas tus características imprescindibles del sistema de gestión de inventarios. Asegúrate de que el software que elijas tenga las capacidades necesarias para satisfacer tus necesidades actuales y futuras.