Gestión de plazos con software: Todo de un vistazo

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La gestión de plazos es un verdadero reto en las empresas modernas. No se trata sólo de controlar qué herramientas y máquinas se utilizan y dónde. A menudo, los empleados necesitan una formación adecuada o incluso una certificación válida, que debe renovarse periódicamente. En el caso de las máquinas, hay que respetar las fechas de mantenimiento. Los equipos eléctricos necesitan una comprobación electrónica, posiblemente con plazos diferentes según dónde se utilicen.

A ti y a tus empleados os cuesta cierto esfuerzo tener en cuenta todas las eventualidades a la hora de planificar. El software de Timly está dedicado a la gestión de plazos. Permite gestionar digitalmente todo el inventario, incluidos todos los plazos próximos. También ofrece funciones con las que puedes registrar las cualificaciones de los empleados necesarias para el área de trabajo y vincularlas al equipo de trabajo asignado.

De este modo, se advierte inmediatamente si un empleado ya no tiene la autorización necesaria para realizar una determinada tarea. Esto ahorra tiempo y nervios al programador y dinero a tu empresa.

Todavía hay talentos organizativos que lo tienen todo guardado en la cabeza: Citas, todos y cada uno de los plazos, contactos y detalles importantes sobre los compañeros. Si tienes un empleado así en tu empresa, o si tú mismo tienes estas envidiables habilidades, quizá puedas prescindir de los asistentes digitales. De lo contrario, tu mesa de programación puede estar plagada de notas y post-it de colores.

A medida que aumenta la información necesaria para la planificación, tú y tu personal necesitaréis más fuentes para hacer un seguimiento de todos los hechos. Esto aumenta el riesgo de pasar por alto plazos y fechas en la estresante rutina diaria. Si una máquina no está disponible como estaba previsto debido a una cita de servicio, esto puede provocar retrasos y costes adicionales. Si un empleado se salta el plazo para actualizar una certificación prescrita, existe la amenaza de problemas con las asociaciones profesionales o -en caso de daños- de reclamaciones a la compañía de seguros.

Un software de inventario como Timly está predestinado a enlazar información de distintos contextos entre sí. Además de la gestión digital de plazos, también ofrece otras funciones útiles.

No se trata de datos privados que deban protegerse. Por supuesto, el software de Timly está diseñado para cumplir con la GDPR y ofrece la posibilidad de una gestión de derechos detallada. Sin embargo, sólo se centra en información puramente funcional para la gestión de plazos. En comparación con la programación con pizarra magnética, tiene la ventaja de que cuando se asigna una máquina o un vehículo, se comprueba inmediatamente si se requiere una cualificación para ello y si el empleado la tiene.

Además, el programador recibe un aviso cuando deben respetarse los plazos para actualizar las certificaciones. Empleados y contratistas se benefician por igual de la gestión digital de plazos, porque se garantiza en todo momento que sólo el personal autorizado se despliega para una actividad. El software también facilita la generación de una visión general de los recursos de personal, por ejemplo si no hay suficientes empleados con una determinada cualificación disponibles en determinados momentos. Se puede responder a tiempo a estas situaciones, por ejemplo, ofreciendo formación a los empleados.

Las herramientas, máquinas y vehículos forman parte del inventario de muchas empresas y organizaciones. Registrarlos y gestionarlos digitalmente es útil y eficaz. El concepto de un software de inventario como Timly es registrar cada equipo, almacenar la información necesaria y hacerla accesible mediante una interfaz de usuario intuitiva.

De este modo, todos los empleados autorizados pueden comprobar en todo momento dónde se encuentran los artículos del inventario y consultar o también actualizar y completar la información necesaria. Sin embargo, esta base de datos dinámica es sólo una cara de la proverbial moneda. Siempre requiere personal suficientemente cualificado que pueda manejar el equipo de trabajo. Por tanto, es lógico vincular estas dos informaciones y utilizarlas para la gestión de los plazos.