Mit der App Inventur durchführen – zeitgemäß und sicher

Warum es sinnvoll ist, für die Inventur Software einzusetzen

Häufig wiederkehrende und wenig komplexe Arbeiten, wie zum Beispiel das Zählen von Gegenständen, führen bei Mitarbeitern nicht selten zur Demotivation und zur Erhöhung der Fehleranfälligkeit. Wenn es, wie bei der Inventur, auf Genauigkeit und Sorgfalt ankommt, kann Software hier wertvolle Hilfe leisten. Die Inventarsoftware von Timly ist dafür ausgelegt, sämtliche Assets in einem Unternehmen sinnvoll erfassen zu können. Für Gegenstände lassen sich Profile festlegen, denen die benötigten Attribute zugeordnet werden.

Auf diese Weise kann sowohl ein Möbelstück intuitiv erfasst werden, als auch eine komplexe Maschine. Logische und örtliche Verbünde, beispielsweise in Form der Zuordnung zu einem Standort oder Raum, erleichtern die Übersicht und die Möglichkeit, Gegenstände zu lokalisieren. Im Bereich des IT-Asset-Managements können zudem Bestände automatisiert über eine API des Anbieters Lansweeper importiert werden.  Steht nun die Inventur an, lässt sich Timly in den Inventur-Modus versetzen und es erfolgt durch das Einscannen des Barcodes ein rechtssicherer Abgleich mit den im System erfassten Daten. 

Tabellenkalkulation nutzen, anstatt mit der App Inventur durchführen?

Excel ist eine der etabliertesten und verbreitetsten Anwendung im Umfeld von Unternehmen. Durch seine Universalität deckt das Tabellenkalkulationsprogramm einen großen Anwendungsbereich ab. Eine vollständige Inventarverwaltung darin abzubilden, ist dennoch anspruchsvoll, wenn Assets mit stark unterschiedlichen Merkmalen gespeichert werden sollen. Dann kann es zur Herausforderung werden, die Tabellenblätter so zu gestalten, dass sie alle notwendigen Felder aufweisen und dennoch übersichtlich bleiben.

Oft behelfen sich Anwender, indem sie unterschiedliche Tabellen für jede Geräteart erstellen. Werden bereichsfremde Inventurhelfer eingesetzt, sind entsprechende Erklärungen im Vorfeld notwendig, wenn die Gefahr von Missverständnissen nicht zu groß werden soll. Zudem leidet dadurch die Effektivität.  

Spezialisierte Inventarsoftware nutzt eine leistungsfähige Datenbank, in der letztlich beliebig komplexe Datenbestände gespeichert werden können. Der Anwender kommt mit der multidimensionalen Architektur der Datenbank nicht direkt in Berührung. Für ihn werden stattdessen dynamische Ansichten generiert, die für den gerade erforderlichen Anwendungszweck optimiert wurden.  

Barcode-Scanner: Excel benötigt vernetzte Infrastruktur

Das größere Problem bei der Nutzung einer Excel-Tabelle für die Inventur ist allerdings die nicht nativ implementierte Netzwerkfähigkeit. Zwar wurde ein Freigabemodus für mehrere Nutzer ermöglicht. Dennoch kommt es in der Praxis häufig zu Problemen, wenn mehrere Anwender zeitgleich im Dokument speichern möchten. Für die Einbindung von Barcode-Scannern zur schnellen Erfassung von Assets ist zudem die Beschaffung zusätzlicher Hardware notwendig, die in dieser Stückzahl möglicherweise im restlichen Jahr nicht benötigt wird. 

Timly ist durch das datenbankbasierte Design für eine Mehrbenutzerfähigkeit optimiert. Bei modernen Datenbanken sind Kollisionen durch gleichzeitige Zugriffe, lesend oder schreibend, ausgeschlossen. Vereinfacht wird die Handhabung von Timly zudem durch die Umsetzung als cloudbasierter Dienst.

Beim Software-as-a-Service-Prinzip (SaaS) läuft die Anwendung auf dem zentralen Cloudserver. Benutzer melden sich über eine gesicherte Verbindung beim Dienst an und können aus der Distanz den vollständigen Funktionsumfang nutzen. Benötigt wird dafür nur ein Endgerät mit Internetverbindung. Aufbau und Administration einer eigenen Infrastruktur sind nicht notwendig und dennoch besteht von jedem denkbaren Arbeitsplatz ein Zugriff auf den Datenbestand. Dies sind die besten Voraussetzungen, um effektiv mit der App Inventur durchführen zu können. 

Inventur-App Android oder Inventur-App iOS: Web-App bietet Flexibilität

Bei der Auswahl einer App stehen Anwender häufig vor der Entscheidung zwischen den Angeboten der beiden großen Betriebssysteme für Mobilgeräte, Android und iOS. Nicht selten legen Entwickler einen besonderen Fokus auf die Variante für eines der beiden Ökosysteme. Das schlägt sich möglicherweise in abweichenden Nutzeroberflächen oder einem unterschiedlichen Funktionsumfang nieder. Müssen Verantwortliche sich für eines der beiden Produkte entscheiden, verzichten sie auf Flexibilität bei der Auswahl der Endgeräte, wenn mit der App Inventur durchgeführt werden soll. Schließlich wird in dieser Zeit temporär eine größere Anzahl an Smartphones und Tablets benötigt. 

Timly bietet eine Web-Inventar App an. Anwender rufen diese im Webbrowser auf und erhalten dadurch eine für ihr Mobilgerät optimierte Ansicht mit dem gleichen Umfang fest installierter Apps. Ein weiterer Vorteil, neben der Flexibilität bei der Geräteauswahl, ist, dass Daten nicht dauerhaft auf dem Endgerät gespeichert werden. Die zwischengespeicherten Daten werden im Browser beispielsweise nach einem Neustart entfernt. Auf diese Weise ist es auch möglich, die Nutzung privater Smartphones zu genehmigen und so mit der App Inventur wirklich zu vereinfachen. 

Universelle Inventur-App: Gastronomie, Dienstleistung, Handwerk und Industrie als Anwende

Vor der Herausforderung, auch mit der App Inventur so zu gestalten, dass die Arbeitsabläufe möglichst wenig gestört werden, stehen Unternehmen nahezu aller Branchen. Eine intuitive schnelle Erfassung der Assets hilft dabei. Timly unterstützt mehrere Szenarien in der Praxis: 

– Stichtagsinventur: am sogenannten Stichtag, der auf das Ende des Geschäftsjahres fällt, ist eine vollständige körperliche Bestandsaufnahme durchzuführen. Mit Timly sind Sie bestens für diesen Termin präpariert und können mit einer großen Anzahl an Mitarbeitern mittels App Inventur schnell erledigen. 

– Verlegte Inventur: Ist es für ein Unternehmen nicht möglich, die Inventur am Jahresende zu machen, kann in einem Zeitfenster von 3 Monaten vor und 2 Monaten nach dem Jahresende die Bestandsaufnahme verlegt werden. Dafür ist eine Rückrechnungsmöglichkeit des Bestandes auf das Jahresende Voraussetzung. Timly speichert eine Historie der Ein- und Ausgänge im Inventar und ermöglicht so die verlegte Inventur. 

– Permanente Inventur: Unter der Voraussetzung, dass ein Lagerbuch geführt wird, kann irgendwann im Jahr die körperliche Bestandsaufnahme erfolgen. Das Lagerbuch darf digital geführt werden. Damit unterstützt Timly auch diese Variante. 

– Selbstinventur: Sie können mit Timly eine Aufforderung zur Inventur an Mitarbeiter senden, die nicht an Ihrem Standort sind, sondern zum Beispiel im Homeoffice. Diese können dann mit der App Inventur ihrer Arbeitsmittel durchführen.