Dokumentenverwaltung für das gesamte Inventar
Mit Timly haben Sie die Möglichkeit, Dateien aller Art direkt mit einem Inventargegenstand zu verknüpfen. Dadurch werden diese für alle Berechtigten zugreifbar. Bedienungsanleitungen, Hinweise und Wartungsprotokolle bleiben so für jedes Arbeitsmittel dauerhaft gespeichert.
(Keine Kreditkarte notwendig)
Integrierte Dateiablage: Speichern, Teilen, Bearbeiten
Digitale Geräteakte
Eine eigene Dateiablage pro Asset
Informationen teilen
Unterschiedliche Daten für Mitarbeiter bereitstellen
Verträge zuordnen
Dokumente mit Assets verknüpfen
Fristenmanagement
Automatische Erinnerungen an Termine und Fälligkeiten
Ticketsystem nutzen
Aufträge zu einem Vertrag per Ticket verteilen
Sicherer Cloudspeicher
Flexibler Zugriff, maximale Sicherheit
Dokumente zu jedem Asset speichern
Die digitale Akte
Zu jedem erfassten Asset ist eine digitale Ablage eingerichtet. Darin finden alle wichtigen Dokumente ihren Platz.
Dateien sinnvoll verknüpfen
Bedienungsanleitungen, Garantieunterlagen, Wartungsprotokolle, das und mehr bleibt für jedes Arbeitsmittel stets zugreifbar. Auch vor Ort, am Arbeitsplatz – zum Beispiel auf der Baustelle.
Bilder einfügen
Der aktuelle Zustand bei Übernahme kann einfach dokumentiert werden. Ebenso Schäden, bei denen Bilder Werkstattmitarbeitern helfen, die zügige Reparatur vorzubereiten.
Alle Informationen griffbereit
Software-as-a-Service für maximale Flexibilität. Mitarbeiter in der Verwaltung, in der Werkstatt und vor Ort am Arbeitsplatz erhalten in Echtzeit die aktuellen Informationen – auf Wunsch auch auf dem Smartphone.
Einfaches Vertragsmanagement möglich
Virtuelle Assets verwalten
Lizenzen oder Wartungsverträge existieren in der Regel nur virtuell. In der digitalen Akte lassen sie sich sinnvoll mit existenten Gegenständen, Arbeitsplätzen und verantwortlichen Personen verknüpfen.
Lizenzmanagement systematisch gestalten
Software kann ausgegebener Hardware zugeordnet werden. Lizenzlaufzeiten werden in der Terminplanung hinterlegt. Rechtzeitig vor Ablauf erfolgt ein Hinweis per E-Mail.
Verträge logisch zuordnen
Die Abbildung von Unternehmensstrukturen ist in Timly einfach möglich. Dabei helfen logische Organisationseinheiten und virtuelle Container. Mit denen werden auch Verträge verknüpft.
Terminplaner inklusive
Jedes Asset verfügt über einen eigenen Kalender. Dadurch können Fristen und Termine von Verträgen mit Timly verwaltet werden.
Über 600 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly
(Keine Kreditkarte notwendig)
Interaktive Bearbeitung möglich
Bearbeitung von Dateien vor Ort
Dateien lassen sich an mobilen Endgeräten bearbeiten. Sie können im Anschluss direkt in das Profil des Arbeitsmittels hochgeladen werden. Dadurch wird der Arbeitsprozess effizienter und flexibler.
Checklisten und Protokolle
Protokolle und Checklisten werden so komplett digital geführt. Nacherfassungen und Versand sind nicht mehr erforderlich. Das spart Zeit, reduziert mögliche Fehlerquellen und sorgt für eine bessere Nachverfolgbarkeit der Dokumentation.
Ticketsystem nutzen
Aufgaben zu einem Vertrag oder virtuellen Asset können einem Verantwortlichen zugeordnet werden. Der Arbeitsstand bleibt im Ticket transparent.
Cloudspeicher für mehr Flexibilität
Informationen stehen an allen Arbeitsorten zur Verfügung. Sie können geteilt und kollaborativ bearbeitet werden. Das steigert die Effizienz und spart Zeit für Rückfragen.
Technische Dokumentation
Häufig gestellte Fragen
Warum ist es sinnvoll, Dateien direkt mit Inventargegenständen zu verknüpfen?
Zu jedem Arbeitsmittel gibt es zahlreiche Dokumente. Hinweise zur Bedienung, Wartung oder zu Verantwortlichen bleiben so direkt im Profil hinterlegt. Schäden, Reparaturen und andere Maßnahmen lassen sich laufend protokollieren. Es gehen keine Informationen verloren und alle Berechtigten haben einfachen Zugriff per QR-Code und Barcode-Scanner.
Ist der Speicherplatz für die Dokumente in Timly begrenzt?
Der Speicherplatz ist grundsätzlich nicht begrenzt, sodass alle erforderlichen Dokumente für die Nutzungsdauer eines Arbeitsmittels gespeichert bleiben können.
Wie kann ich das Lizenzmanagement mit der digitalen Geräteakte umsetzen?
Verträge, aus denen sich Lizenzlaufzeiten ergeben, lassen sich direkt mit jedem Gegenstand verknüpfen. Im Terminkalender werden Laufzeiten eingetragen. Dadurch bekommen alle Beteiligten rechtzeitig einen automatisierten Hinweis auf die anstehende Lizenzverlängerung. Eine Gesamtübersicht zeigt Fälligkeiten übersichtlich an.
Ist die Speicherung von Dokumenten in der Cloud sicher?
Die verwendeten Cloudserver sind DSGVO-konform. Daten werden verschlüsselt übertragen. Ein Zugriff besteht für Mitarbeiter nur nach expliziter Berechtigung durch den Verantwortlichen. Sichere Authentifizierungsmechanismen verhindern unerlaubte Zugriffe.
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(Keine Kreditkarte notwendig)
