Políticas de inventario: qué son, qué incluyen y ejemplos para tu empresa
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Las políticas de inventario (o políticas de gestión de inventarios) fijan por escrito quién puede modificar el stock, hasta qué importe y cada cuánto se revisan las reglas. Su valor está en los límites verificables: una política sin umbrales ni responsables acaba en un PDF que nadie consulta.
Qué es una política de inventario y en qué se diferencia de un procedimiento
La forma más rápida de separar una política de un procedimiento es mirar qué pregunta responde cada una. La política responde «qué está permitido, con qué límite y quién decide»; el procedimiento, «cómo se hace paso a paso». Por eso la política suele cambiar menos: los procedimientos de inventario se ajustan con cada herramienta o ubicación nueva.
Política, proceso y procedimiento: tres niveles
Entre ambas hay un nivel intermedio, el proceso; la guía sobre procesos y procedimientos explica esa diferencia. La tabla muestra los cuatro niveles con un mismo asunto, el ajuste de existencias tras un recuento.
| Nivel | Qué fija | Ejemplo con el ajuste de existencias |
|---|---|---|
| Política | Reglas, límites y responsables | «Todo ajuste por encima del importe que fije la empresa necesita la aprobación del responsable de inventario» |
| Proceso | Secuencia general hacia un resultado | Conciliación de las diferencias entre el recuento y el sistema |
| Procedimiento | Pasos, responsables y registros | Investigar la causa, documentarla, pedir la aprobación y registrar el ajuste |
| Instrucción de trabajo | Detalle de una tarea concreta | Cómo introducir el ajuste y su motivo en la aplicación o en el ERP |
Política frente a modelo de inventario
El modelo de inventario es la estructura con la que se registran las existencias y los métodos con los que se reponen, como el punto de pedido o la clasificación ABC. La política elige entre esos métodos y decide quién los aplica y cada cuánto se revisan.
¿Cuáles son las políticas de inventario? Cinco áreas que conviene fijar por escrito
Las políticas de inventario se agrupan en cinco áreas: tres responden a cuánto, cuándo y con qué criterio se gestiona el stock, y dos a quién decide y con qué límite.
| Área | Qué se decide por escrito | Dónde profundizar |
|---|---|---|
| Reposición | Qué referencias llevan stock mínimo y máximo, cuándo se lanza el pedido y quién lo aprueba | Stock mínimo, máximo y óptimo y punto de pedido |
| Valoración y criterio de salida | Método de valoración según la naturaleza de las existencias, aplicado de forma uniforme a las similares, y orden físico de salida, anotados por separado | Valoración de existencias y método FIFO |
| Recuento y conciliación | Qué se cuenta, con qué frecuencia y quién investiga las diferencias | Inventario rotativo e inventario periódico |
| Ajustes y bajas | Límite a partir del cual un ajuste o una baja necesita aprobación, y qué queda registrado | Buenas prácticas de gestión de inventario |
| Acceso y responsabilidades | Quién recibe, retira y ajusta existencias, y quién responde de cada ubicación o activo | Auditoría interna |
Las reglas no tienen por qué ser iguales para todo el catálogo: el análisis ABC y la criticidad ayudan a decidir dónde exigir más.
Consejo práctico
Anota el criterio de salida y el método de valoración como dos reglas distintas. Que el almacén dé salida primero a lo más antiguo no obliga a valorar las existencias por FIFO, ni al revés: el primero lo decide el almacén y el segundo, la contabilidad con la asesoría.
Cómo diseñar la política paso a paso
Conviene decidir primero con qué datos cuentas, después qué reglas necesitas y al final quién las aprueba.
Decisiones de partida
Antes de fijar ningún umbral, responde a cinco preguntas con datos de tu empresa:
- ¿Qué cuesta pedir, mantener y quedarse sin una referencia? Los costes de inventario ayudan a comparar cuánto cuesta que sobre o falte material.
- ¿Cuánto tarda de verdad el proveedor? El plazo del contrato puede diferir del real, y un punto de pedido calculado con el primero deja menos margen del previsto.
- ¿Qué consumo registras y cuál se queda sin anotar? El análisis de la demanda explica cómo corregir un histórico con roturas de stock.
- ¿Qué ocurre si una referencia falta? En repuestos y EPI, el valor no basta para decidir: también cuenta la criticidad, como detalla la guía de optimización de inventarios.
- ¿Qué exige el proveedor? Pedido mínimo o descuentos por volumen condicionan la reposición.
Quién la aprueba y cómo se comunica
La aprueba quien responde del resultado, normalmente la dirección junto con el responsable de inventario, compras y finanzas. Cada área pide algo distinto: compras tiende a pedir más cantidad por pedido, finanzas a inmovilizar menos capital y quien usa el material, a no quedarse sin él.
Una política utilizable lleva fecha, versión y una persona encargada de actualizarla. Se explica a quienes registran los movimientos y se revisa cada trimestre o cuando cambian el consumo, un proveedor o el ritmo de las obras.
Ejemplos de políticas de inventario
Una buena cláusula cabe en una frase, nombra un límite y un responsable, y se puede comprobar en un recuento. Los ejemplos de políticas de inventario de una empresa que siguen son hipotéticos: cada una fija sus importes y plazos.
Reglas y cláusulas de ejemplo
Cada cláusula corresponde a un área de la tabla anterior. Úsalas como punto de partida y sustituye los importes y los cargos por los de tu empresa.
| Área | Cláusula de ejemplo | Qué evita |
|---|---|---|
| Registro | «Toda entrada, salida y traslado se anota el mismo día, con fecha y persona responsable.» | Un stock teórico que no coincide con el real |
| Reposición | «Para cada referencia crítica se fija un punto de pedido que tiene en cuenta el plazo de reposición y el stock de seguridad. Al alcanzarlo, se avisa a la persona responsable, que tramita el pedido dentro de sus límites de aprobación.» | Reposiciones que dependen de la memoria de alguien |
| Ajustes | «Todo ajuste cuyo valor supere 300 € o el 5 % del valor contable de las existencias afectadas necesita la aprobación previa del responsable de inventario.» | Correcciones sin segundo control |
| Bajas | «El material dañado u obsoleto solo se da de baja tras la revisión de una persona distinta de quien lo custodia.» | Bajas que nadie ha contrastado |
| Diferencias de recuento | «Toda diferencia se documenta con su causa probable antes de ajustar el stock.» | El mismo error repetido recuento tras recuento |
Consejo práctico
Un umbral solo en euros deja pasar errores en referencias baratas pero críticas, y uno solo en porcentaje, ajustes grandes en referencias de mucho valor. Por eso conviene fijar ambos y revisarlos cuando cambien los precios o el consumo.
Ejemplos según el tipo de empresa
- Servicio técnico con furgonetas y obras. Cada furgoneta tiene una persona responsable, el material se registra al retirarlo y el stock de cada vehículo se cuenta cada trimestre. Más en la guía de control de herramientas y activos en obra.
- Almacén de distribución con rotación alta. Las referencias A se cuentan cada semana con inventario rotativo y las diferencias se revisan cada mes con compras.
- Tienda. El recuento se hace por secciones fuera del horario de apertura y se concilia con el TPV el mismo día, como explica la guía de gestión de inventario minorista.
Qué cambia en España: valoración y libro de Inventarios
En España, dos obligaciones de origen legal condicionan lo que la política puede decidir: llevar el libro de Inventarios y Cuentas anuales y valorar las existencias con un método uniforme.
El Código de Comercio obliga a llevar ese libro (art. 25.1) y dispone que en él se transcriba el inventario de cierre de cada ejercicio (art. 28.1). Esos artículos describen qué debe constar en el libro, no cómo se organiza el stock a lo largo del año.
Para la valoración, la norma undécima de la Resolución del ICAC de 14 de abril de 2015 fija el precio medio ponderado como método general para bienes intercambiables. Acepta el FIFO si la empresa lo considera más aceptable para su gestión y no incluye el LIFO. Una vez adoptado, el método debe mantenerse en el tiempo y aplicarse a las existencias de características o naturaleza similares (apartado 8). Además, la memoria de las cuentas anuales debe indicar los métodos utilizados (norma decimocuarta, apartado 5).
Consejo práctico
Anota en la política qué método aplica el ERP a cada grupo de existencias. Cambiarlo es un cambio de criterio contable, no un ajuste de configuración, y solo se admite con carácter excepcional y justificado: consúltalo antes con tu asesoría.
Por qué una política escrita no se cumple
Las políticas fallan donde la redacción se separa del trabajo diario. Antes de darla por terminada, conviene comprobar cuatro puntos:
- Un cargo con varios titulares. «El responsable de inventario» sirve si hay una sola persona con ese cargo. Con varias sedes, cada regla necesita el nombre de quien responde en cada ubicación.
- Un umbral que no se puede comprobar. Un límite de 300 € por ajuste no controla nada si el sistema no registra quién ajustó, cuándo y por qué.
- Stock fuera del almacén central. Si el material viaja en furgonetas o se queda en obras, una política escrita para el almacén no lo cubre.
- Quien ajusta es también quien aprueba. Sin una segunda persona, el límite de aprobación no filtra nada. Es el principio de segregación de funciones.
Qué debe registrar un software para comprobar la política
Una cláusula solo se puede comprobar si el sistema guarda cuándo se movió cada artículo, a quién está asignado y por debajo de qué cantidad hay que actuar.
Timly, un software de inventario en la nube, cubre esos datos con mínimos por ubicación o persona, un historial de movimientos con fecha, asignaciones de herramientas a personas y recuento delegable mediante un enlace, incluso a quien no tiene cuenta. Los roles de usuario gradúan lo que cada persona puede hacer en el inventario. Lo que no hace es fijar los umbrales ni sustituir al ERP o al programa de contabilidad, donde se valoran las existencias.
Conclusión: empieza por una sola área y una cláusula comprobable
La política te afecta si tienes existencias, aunque nunca la hayas redactado. Una prueba rápida: pregunta a dos personas del equipo quién puede ajustar el stock y hasta qué importe. Si responden distinto, todavía no hay una política, solo costumbres.
Para empezar basta una página con una sola área. Mira tu último recuento y elige la que más diferencias dejó, sea el registro, los ajustes o las bajas. Redacta para ella una sola cláusula y comprueba en el siguiente recuento si se cumplió. Si se cumple, añade la siguiente área. Si no, el fallo suele estar en el dato que falta para comprobarla, no en la redacción.
Preguntas frecuentes sobre las políticas de inventario
Los tres más citados son el inventario permanente, el periódico y el rotativo, pero no están al mismo nivel. Permanente y periódico son sistemas de registro: uno actualiza las existencias con cada movimiento y el otro las fija con recuentos en fechas concretas. El rotativo es un método de recuento por partes y puede combinarse con un sistema permanente.
Los artículos 25.1 y 28.1 del Código de Comercio exigen llevar el libro de Inventarios y Cuentas anuales y transcribir en él el inventario de cierre, pero no mencionan una política de inventario.
Quién las revisa, quién autoriza la baja y qué se anota. Cuando las existencias, que son activos circulantes, pierden valor, el artículo 39.2 del Código de Comercio exige las correcciones valorativas necesarias en la fecha de cierre. El importe lo calcula la contabilidad con la asesoría, no la política.
Los consumibles se gestionan por cantidad, con mínimos y reposición; las herramientas, por persona y ubicación. Por eso la cobertura de stock no debería aplicarse sin más a herramientas reutilizables: una asignación temporal no es consumo.
Con pocas referencias y una sola ubicación, sí. Deja de bastar cuando varias personas editan a la vez, los datos están en varios archivos o hace falta saber en tiempo real dónde está cada activo. La plantilla de inventario sirve como punto de partida.
