Costes de inventario: tipos, fórmula del coste total y ejemplo
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Los costes de inventario son todo lo que cuesta pedir, mantener y quedarse sin existencias. Sumarlos permite comparar el coste de distintas políticas de reposición y valorar qué cantidad conviene pedir en cada caso. Aquí tienes los tres tipos, la fórmula del coste total y un ejemplo hipotético con cifras.
Qué son los costes de inventario
Los costes de inventario (también llamados costes de stock, costes de gestión de stock o gastos de inventario) se miden en euros por periodo, normalmente un año. A diferencia de otros costes, no dependen de una sola decisión: cambian con cada pedido, con cada día que la mercancía espera y con cada venta que no se puede servir.
Un matiz evita errores de partida: el precio de compra de la mercancía no siempre entra en el cálculo. La contabilidad lo incluye en el valor de las existencias, como explica la guía de valoración de existencias. En las decisiones de reposición suele dejarse fuera si el precio unitario no cambia con el tamaño del pedido, porque entonces no altera la comparación entre opciones.
El coste de mantener el stock es solo una de las tres partes. Aquí interesa el conjunto, porque decisiones como el tamaño del pedido o el stock de seguridad mueven unas partidas a costa de otras.
Tipos de costes de inventario
Los costes de pedido y de mantenimiento suelen evolucionar en sentidos opuestos al cambiar la cantidad pedida. El coste de rotura depende, además, de la política de reposición, el stock de seguridad y la fiabilidad de la demanda y del suministro.
| Tipo | Qué incluye | Al pedir más unidades por pedido |
|---|---|---|
| Coste de pedido | Trabajo administrativo, facturación, seguimiento, transporte y recepción de cada pedido | Baja, porque se hacen menos pedidos al año |
| Coste de mantenimiento | Espacio, personal, seguros, dinero inmovilizado, merma y obsolescencia | Sube, porque el stock medio es mayor |
| Coste de rotura de stock | Ventas perdidas, compras urgentes, penalizaciones y clientes que se van | Depende del stock de seguridad, la demanda y los plazos de entrega; pedir más cantidad no reduce necesariamente el riesgo de rotura |
Coste de pedido
Cada pedido de reposición cuesta aunque el artículo sea barato: alguien lo prepara, lo envía, le hace seguimiento, recibe la mercancía y tramita la factura. Ese coste se genera por pedido, aunque su importe no siempre es fijo. El trabajo administrativo suele variar poco con la cantidad solicitada, mientras que el transporte y la recepción pueden depender del volumen, del número de entregas y de las condiciones del proveedor.
Para estimarlo, divide el coste anual del trabajo de compras y recepción entre el número de pedidos del año:
Coste por pedido = coste anual de compras y recepción ÷ número de pedidos al año
Con 7.200 € de coste anual y 120 pedidos, el coste por pedido es de 60 € (cifras hipotéticas).
Coste de mantenimiento
Es el coste de tener las existencias paradas. Incluye la nave, el personal, los seguros, el dinero inmovilizado, la merma y la obsolescencia, y suele expresarse como porcentaje anual del valor del stock medio. Cada empresa debe calcular su propia tasa, porque la de otra rara vez es comparable con la tuya.
Para calcularla, divide el coste anual de mantener el stock entre el valor del stock medio:
Tasa de mantenimiento (%) = coste anual de mantenimiento ÷ valor del stock medio × 100
Con 10.000 € de costes anuales y un stock medio valorado en 50.000 €, la tasa es del 20 % (cifras hipotéticas). Qué partidas incluir en esos costes lo detalla la guía de costes de almacenamiento.
Coste de rotura de stock: la partida más difícil de medir
Una rotura de stock, o ruptura de inventario, ocurre cuando un cliente o un proceso interno necesita un artículo y no hay existencias. Una parte de su coste no aparece directamente en las facturas, y por eso se subestima con facilidad.
Qué partidas incluye
- Venta perdida: el margen que no se ingresa si el cliente desiste.
- Cliente perdido: quien compra en otro sitio puede no volver, algo difícil de cuantificar con fiabilidad.
- Reposición urgente: transporte exprés o compra a un proveedor más caro.
- Penalizaciones por incumplir plazos pactados con clientes.
- Paradas de producción por falta de material, con personal y máquinas sin trabajo.
Cómo estimar el coste de una rotura
No existe una fórmula única, así que se estima por escenarios:
Coste de una rotura = unidades no servidas × margen unitario + sobrecoste de la reposición urgente + penalizaciones
Si la falta de existencias provoca una parada de producción, añade también el coste estimado de esa interrupción.
El daño a la reputación queda fuera de la cifra, pero conviene anotarlo como riesgo. Calcularlo para todas las referencias es poco práctico, de modo que empieza por las que más ventas o producción bloquean si faltan. Para contar las roturas del periodo, la guía de KPI de inventario explica cómo medir la tasa de rotura de stock.
Una rotura deja sin servir 150 unidades con un margen de 18 € cada una, y la reposición urgente cuesta 300 € más de lo normal. El coste de esa rotura es 150 × 18 € + 300 € = 3.000 €. Si ocurre cuatro veces al año, son 12.000 €.
Cómo calcular el coste total de gestión de inventarios: fórmula y ejemplo
El coste total de gestión de inventarios es la suma de los tres tipos durante un periodo, normalmente un año.
La fórmula
Coste total = coste de pedido + coste de mantenimiento + coste de rotura de stock
Cada término se calcula así:
- Coste de pedido = número de pedidos al año × coste por pedido.
- Coste de mantenimiento = stock medio × coste anual de mantener una unidad (valor unitario × tasa de mantenimiento).
- Coste de rotura = número de roturas al año × coste medio de cada rotura.
Dos decisiones que pesan mucho en el total son el tamaño del pedido y el stock de seguridad. Esta es la visión clásica de los modelos de inventario, como el de cantidad económica de pedido (EOQ).
Ejemplo hipotético con cifras
Un distribuidor vende 12.000 unidades al año con demanda constante. Cada unidad cuesta 10 €, cada pedido genera 60 € de coste y la tasa de mantenimiento es del 20 % anual, es decir, 2,00 € por unidad y año. Para simplificar el cálculo, se supone que no hay roturas de stock, que los pedidos se reciben completos de una vez, que no hay descuentos por volumen y que el stock medio es la mitad de la cantidad pedida.
| Unidades por pedido | 500 | 1.000 | 2.000 |
|---|---|---|---|
| Pedidos al año | 24 | 12 | 6 |
| Stock medio (uds.) | 250 | 500 | 1.000 |
| Coste de pedido | 1.440 € | 720 € | 360 € |
| Coste de mantenimiento | 500 € | 1.000 € | 2.000 € |
| Coste total | 1.940 € | 1.720 € | 2.360 € |
Pedir de más sube el mantenimiento y pedir de menos sube el coste de pedido, de modo que el mínimo queda entre 500 y 1.000 unidades.
El modelo EOQ calcula la cantidad óptima de pedido con la raíz de (2 × demanda × coste por pedido ÷ coste de mantener una unidad): √(2 × 12.000 × 60 ÷ 2,00) ≈ 849 unidades, con un coste total de unos 1.697 €.
Consejo práctico
Cerca del mínimo la curva es plana: pedir 1.000 unidades en lugar de unas 849 eleva el coste anual de pedido y mantenimiento en aproximadamente un 1,4 % en este ejemplo. Si el proveedor sirve en cajas o palés completos, redondear al múltiplo más cercano apenas penaliza el total.
Al considerar las roturas, el cálculo cambia. El modelo EOQ no incluye el stock de seguridad, que se añade de forma complementaria. Aumentarlo suele reducir el riesgo de falta de existencias, pero también puede elevar el coste de mantenimiento, porque sube el stock medio.
Lo que buscas es el total más bajo de los tres, no el mínimo de una sola partida.
Cómo reducir los costes de inventario sin disparar las roturas
Reducir una partida suele encarecer otra, por lo que conviene actuar sabiendo cuál pesa más en tu caso.
Reducir el coste de pedido
Agrupar en un solo pedido varias referencias del mismo proveedor reparte el coste fijo entre más unidades. Automatizar la reposición de los artículos de consumo recurrente recorta el tiempo de compras, aunque no desaparece el de recepción.
Reducir el coste de mantenimiento
Revisa las referencias de menor rotación, fija un stock máximo por artículo y retira lo obsoleto antes de que genere más merma.
Cubrir las referencias críticas contra roturas
Para los artículos cuya falta paraliza ventas o producción, un stock de seguridad bien calculado suele salir más barato que una rotura.
Mejorar la previsión de demanda y la fiabilidad de los plazos del proveedor reduce la necesidad de ese colchón. La guía de optimización de inventarios explica qué regla de reposición asignar a cada perfil de artículo.
Qué datos necesitas para calcular el coste total y de dónde salen
El cálculo necesita datos de tres orígenes. La contabilidad o el ERP aportan alquiler, nóminas y coste del capital. Compras aporta el número de pedidos y el coste de cada uno. Inventario aporta el stock medio, los movimientos y las roturas ocurridas.
Timly es un software de inventario en la nube que cubre esta tercera parte. No calcula alquileres, nóminas ni el coste del capital. Sí facilita lo siguiente:
- Un registro único de almacenes, vehículos y obras, con el stock de cada ubicación.
- Un historial de movimientos por referencia, que puede ayudar a reconstruir el stock medio del periodo si los movimientos están registrados de forma completa. Para calcular el número de pedidos hay que contrastar esos datos con los registros de compras o del ERP.
- Una API para llevar esos datos al ERP o al programa de contabilidad.
Registrar las roturas por referencia, aunque sea de forma manual, da la base para el tercer término de la fórmula.
Conclusión: empieza por las referencias que más pesan
No hace falta medirlo todo desde el primer día. Elige una referencia que pese en tu inventario y reúne los datos que pide la fórmula para un año completo.
Con ellos puedes repetir el ejemplo de arriba con tus números y ver si pides demasiado, demasiado poco o en el punto adecuado. Si algún dato falta, estímalo y mejóralo en el siguiente cierre
Preguntas frecuentes sobre los costes de inventario
Depende de la fuente. Este artículo usa tres: pedido, mantenimiento y rotura. Otras guías añaden un cuarto, que suele ser el coste de adquisición o el de obsolescencia. Aquí la obsolescencia queda dentro del coste de mantenimiento.
En la práctica se usan como sinónimos para el conjunto de costes de reponer, mantener y no tener existencias. «Gastos de inventario» suele aparecer más en contexto contable, y «costes de stock» en la gestión del día a día.
La valoración de existencias asigna un valor al stock para el balance, y la normativa contable (el PGC y la resolución del ICAC de 2015) admite métodos como el PMP, el FIFO o la identificación específica. El precio de adquisición incluye el importe facturado por el proveedor y los gastos adicionales directamente atribuibles a la compra, como el transporte hasta que la mercancía queda ubicada para su venta. Los costes de mantenimiento y de rotura no forman parte, en general, de ese valor. Los de pedido solo entran si son directamente atribuibles a la compra, y cada caso exige juicio contable, así que conviene consultarlo con la asesoría.
Es la rentabilidad a la que renuncias por tener dinero inmovilizado en existencias en vez de destinarlo a otra cosa, como reducir deuda o invertir. Forma parte del coste de mantenimiento. Si financias el stock con deuda, puedes usar el tipo de interés que pagas como referencia.
El TCO suma todo lo que cuesta un activo durante su vida útil, desde la compra hasta la baja, y sirve para decidir una compra concreta, como una máquina. Los costes de inventario miden lo que cuesta reponer y mantener existencias que se consumen o se venden una y otra vez.
