Mit Software Lagerverwaltung im Blick behalten

Wie gelingt ein einfaches Management meines Lagers?

Der Wunsch nach einer intuitiven Software für Lagerverwaltung betrifft Unternehmen und Verantwortliche aus einer Vielzahl von Branchen, darunter die Bereiche Handel & Industrie, Bauunternehmungen, Produktionsbetriebe und Logistikdienstleister.

Wie bei jeder Umstrukturierung wird auch die Umstellung auf eine neue Lagersoftware eine gewisse Eingewöhnungszeit für Mitarbeiter benötigen. Ein professioneller Softwareanbieter, wie Timly, unterstützt dies mit Schulungen und einer Supporthotline für spätere Fragen.

Schon kurze Zeit nach der Installation kann eine moderne Inventarsoftware zu einem reibungslosen Ablauf im Unternehmen beitragen. Da Sie mit Timly jederzeit alle Lagerbestände überwachen können, entsteht mehr Transparenz – für alle Mitarbeiter, denen Sie die technische Berechtigung dazu geben. Kritische Füllstände werden eher entdeckt und per Handy oder Tablet lassen sich Daten direkt im Lager einsehen oder verändern.

Die Frage, welche Menge wovon an welchem Lagerstandort ist, kann dank einer cloudbasierten Lagersoftware schnell und von quasi überall aus beantwortet werden. Für Disponenten und Einkäufer vereinfachen sich die Arbeitsschritte – und lassen sich bei Bedarf zum Teil auch ohne Bürocomputer ausführen.

Mit einer Software wie Timly lässt sich nämlich der Materialverbrauch sehr einfach verfolgen. Das Programm kann Ihnen Benachrichtigungen schicken, sobald ein vorab festgelegter Mindestbestand unterschritten wird. Die Antwort auf die häufige Frage „Wann muss ich etwas nachkaufen?“ ist somit: „Dann, wenn die Software eine Meldung gibt.“

Kann man auch für die Lagerverwaltung Excel benutzen?

Wenn es sich nur um sehr geringe Bestände und ein Unternehmen mit wenigen Mitarbeitern handelt, mag die Lagerverwaltung mittels einer Tabelle, die eventuell in einer Cloud mehreren Menschen zugänglich ist, funktionieren. Doch schon, wenn die Anzahl der Materialposten die Länge einer Bildschirmseite übersteigt, wird es unübersichtlich.

Auch, wenn man abseits eines PCs eine Änderung an der Tabelle vornehmen will, kommt die Excel-Variante an ihre Grenzen. Die Bedienung einer großen Exceltabelle zum Beispiel im Lager am Smartphone ist sehr unpraktisch. Es empfiehlt sich, stattdessen auf eine Lagerverwaltungssoftware zu setzen, die all Ihre Anforderungen erfüllt. Bedenken Sie, dass die Verwaltung des Lagerbestands mit Excel oder gar Papierlisten ineffizient ist und somit den Unternehmenserfolg ausbremst.

Ohne eine spezielle Lagerverwaltungsdatenbank wird nicht ersichtlich, wer wann Material ein- oder ausgecheckt hat. Eventuell aufgetretene Fehler lassen sich somit schwerlich beheben. Gerade, wenn Sie Massenartikel, wie Desinfektionsmittel, Schutzbrillen oder Arbeitshandschuhe, verwalten müssen, sollten Sie nicht auf Kosten der Übersichtlichkeit sparen. Ebenso erhöht sich der Aufwand, wenn an mehreren Firmenstandorten Lagerbestände zu managen sind.

Eine einfache Tabelle kann zudem keine Zusatzinformationen bereitstellen: Die Einbindung von Bildern oder PDFs gestaltet sich schwierig. Vor allem aber sind Excel-Dokumente abgeschlossene Einheiten und keine verbundenen Teile einer großen Inventardatenbank, die Schnittstellen zu anderer Unternehmenssoftware nutzen kann.

Mit einer Software Lagerverwaltung kostenlos managen?

Bei gratis Software zur Lagerverwaltung handelt es sich oft um Produkte, die nur Basisfunktionen anbieten, solange man nicht doch etwas bezahlt. Andere Programme sind in der Open-Source-Community entstanden, weil ein Entwickler für sein eigenes Unternehmen eine spezielle Lösung benötigte. Solch eine Software zu nutzen, bringt eine gewisse Ineffizienz mit sich. In vielen Fällen reichen die dort vorhandenen Nutzungsmöglichkeiten nicht aus.

Damit keine Opportunitätskosten anfallen, setzen Sie besser auf eine kostenpflichtige Lösung. Professionelle Softwarefirmen besprechen mit ihren Kunden, wie die Lagerverwaltung digitalisiert werden soll. Sie erheben vorab die genauen Bedarfe und können so eine angepasste Softwarevariante anbieten.

In der Gründungsphase kann es allerdings sinnvoll sein, mit Freeware anzufangen, wenn erst einmal im Alltagstest herausgefunden werden soll, welche konkreten Anforderungen man an eine Lagerverwaltungssoftware hat. Meist bemerkt man dabei, welch eingeschränkten Funktionsumfang kostenfreie Programme bieten.

Notieren Sie sich in diesem Fall, welche Erweiterungen Sie sich wünschen, um diese später dem Timly-Team mitzuteilen. Eine denkbare und bei Timly zubuchbare Funktion ist etwa die Beachtung von Mindesthaltbarkeitsdaten. So kann bei bestimmten Produkten, deren Material und Zuverlässigkeit sich mit der Zeit verschlechtert, nach Ablauf der Haltbarkeit automatisch eine Notiz erscheinen, die dazu anregt, diese nicht mehr zu verwenden.

Gute Lagerverwaltungssoftware für kleine Unternehmen

Schon für Betriebe mit nur einer kleinen Lagerhalle ist es wichtig, die Bestände und Materialvorräte stets im Blick zu haben. Die Vorteile einer effizienten Lagersoftware zeigen sich auch bei nur wenigen Mitarbeitern. Dank des modularen Aufbaus von Timly werden jeweils nur die Datenfelder und Funktionen implementiert, die im jeweiligen Unternehmensalltag benötigt werden.

Sie brauchen also keine Schnittstellen oder Bedienfelder verstehen und im Alltag ignorieren, die nur für große Unternehmen relevant sind. Mit papierbasierter Kommissionierung und Lagerwirtschaft sind Unternehmen nicht flexibel genug für die heutige, schnelllebige Zeit. Viele Kunden und Aufträge sind sehr eng getaktet, sodass Zeitverluste durch ineffiziente Materialverwaltung vermieden werden müssen.

Auch in kleinen Unternehmen brauchen Mitarbeiter aber nicht mehr manuell Texte von Produktverpackungen mit Auftragsdaten abgleichen, denn mit einer guten Lagerverwaltungssoftware genügt ein kurzer Scan mit dem Firmen-Smartphone. Das Unternehmensinventar und die Lagerbestände sind in Software wie Timly über QR-Codes mit der cloudbasierten Datenbank verknüpft.

Mit den Vorteilen einer Online Software Lagerverwaltung effizienter gestalten

Sie können Timly als vollautomatisierte Lösung als Warehouse Management System nutzen. Ein typischer Moment, an dem Firmen sich für eine spezialisierte Lagersoftware entscheiden ist jener, an dem die Lagerfunktionen des ERP-Systems für den aktuellen Bedarf nicht mehr ausreichen. Dann empfiehlt sich der Kauf einer modularen Software, um nach und nach Funktionen aufzurüsten.

Beispielsweise lässt sich mit einer cloudbasierten Lagerverwaltungssoftware im Bereich Wareneingang und Versand das ‚first in – first out‘-Prinzip besser umsetzen, weil alle Teile im Lager leichter identifizierbar sind. Erfolgreiches Warehouse Management beinhaltet außerdem die Aufgabe, Alt- und Neubestände bei Material- oder Konstruktionsänderungen nicht zu vermischen.

Des Weiteren müssen Sie mit einer guten Lagersoftware künftig keine Altbestände mehr entsorgen, die nicht rechtzeitig verbraucht wurden. Über die Chargenverwaltung lassen sich Produktions- und Lieferketten konkret nachverfolgen. Dies hilft etwa im Fall von Fertigungs- oder Materialfehlern. Eine funktionsstarke Lagerverwaltungssoftware mit anpassbaren Modulen ist einfach zu erhalten.

Sie können das Timly-Team unkompliziert kontaktieren und die Bedarfe Ihres Unternehmens mit Fachpersonal besprechen. In der Folge wird Ihnen eine Lagersoftware zur Verfügung gestellt, deren Module zu Ihrem Arbeitsalltag passen. So sparen Ihre Mitarbeiter und Sie künftig Zeit bei der Suche nach bestimmten Objekten, vermeiden aber auch, dass Lagerbestände durch mangelhafte Verwaltung nicht korrekt genutzt werden können.