Wie ein softwarebasiertes Werkzeugmanagementsystem die Effektivität steigert

Für die Mitarbeiter werden unterschiedliche Berechtigungen vergeben, je nach konkreter Anforderung beipielsweise nur das Anzeigen von Informationen oder das Zuweisen von Werkzeugen an Verantwortliche. Im Profil lassen sich die benötigten Informationen hinterlegen. Diese umfassen Grunddaten des Gerätes wie Hersteller, Typ und technische Informationen.

Weitere mögliche Eingaben sind aktuelle Verantwortlichkeiten von Mitarbeitern oder Zuordnungen zu Baustellen, Wartungstermine und Bedienungsanleitungen. Aber auch der Zustand eines Werkzeugs bei der Übergabe lässt sich dokumentieren und mit einem Foto dauerhaft abspeichern.

Der Zugriff von unterwegs wird durch eine für kleine Bildschirme optimierte Inventar App erleichtert. Bei Smartphones und Tablets dient die Kamera auch als Scanner für den QR-Code. Durch diese umfassenden Funktionalitäten sind keine weiteren Tools zum Verwalten des Werkzeugs notwendig. Alles was Sie für Ihr Werkzeugmanagementsystem benötigen, ist bereits enthalten.

So ist es etwa möglich, den übernehmenden Mitarbeitern wichtige Arbeitsanweisungen für die jeweilige Maschine zu hinterlegen. Zudem sind durchgeführte Services und Sicherheitsüberprüfungen vom Mitarbeiter vor Ort abrufbar. Dadurch können diese bei Überprüfungen am Arbeitsort die Aktualität erforderlicher Sicherheitschecks nachweisen.

Digitales Werkzeugmanagementsystem – das sind die Vorteile

In der heutigen Zeit sind die meisten Menschen es gewohnt, alle wichtigen Informationen griffbereit im Smartphone mit sich zu tragen. Hierfür gibt es eine breite Akzeptanz, von der die Aktualität einer verwendeten Inventarverwaltung Software als Werkzeugmanagementsystem profitiert. Eine Übernahme von Geräten ist durch ein simples Einscannen möglich, Fragen zur Handhabung und zu Sicherheitshinweisen beantwortet die App.

Alle Methoden, die zusätzliche Arbeitsschritte bedeuten, wie zum Beispiel Rückfragen an das Büro oder Meldungen an Vorarbeiter, werden leicht aus Bequemlichkeit oder Zeitmangel unterlassen. Aktualisierungen am Ist-Stand können dort vorgenommen werden, wo sie veranlasst wurden. Das vermindert Reibungsverluste und spart Arbeitszeit.

Die Auswirkungen persönlicher Verantwortung und die Verfügbarkeit notwendiger Informationen vor Ort sind hingegen nicht zu unterschätzen. Mitarbeiter gehen deutlich pfleglicher mit Werkzeugen um, wenn sie ihnen persönlich zugeordnet wurden. Die ständige Zugreifbarkeit auf Informationen im Werkzeugmanagementsystem verringert zudem das Risiko ungewollter Beschädigungen durch fehlende Bedienungshinweise.

Wenn Defekte oder Störungen unmittelbar nach dem Auftreten über die App gemeldet werden können, verringert sich die Gefahr, dass dies später vergessen wird. Informationen kursieren permanent in Echtzeit zwischen Baustelle, Disposition und Verwaltung.

Die Möglichkeiten, die sich aus einer zentralen Erfassung von Arbeitsmitteln und Inventar im Werkzeugmanagementsystem ergeben, sind nahezu unbegrenzt. So bietet der Inventurmodus von Timly beispielsweise die Möglichkeit, am Tag der Inventur durch ein bloßes Einscannen der Gegenstände deren korrektes Vorhandensein zu dokumentieren.

Bei der Zuordnung von Mitarbeitern kann auf Wunsch eine Verknüpfung mit erforderlichen Qualifikationsnachweisen erfolgen. Ein Werkzeugmanagementsystem ermöglicht es, mit Inventar zu arbeiten und zu planen.

Ist Toolmanagement mit herkömmlichen Methoden eine Alternative?

Jeder verantwortungsbewusste Unternehmer muss sich die Frage stellen, ob die kostenpflichtige Anschaffung einer Software durch deren Nutzen gerechtfertigt ist. Daher haben wir ein paar gängige Alternativen betrachtet.

Verwenden Sie eine Exceltabelle für die Verwaltung Ihres Werkzeuges, ist ein Zugriff durch mehrere Nutzer, von unterschiedlichen Orten aus, kaum praktisch zu gewährleisten. Es mangelt in der Regel an einem zentralen Speicherort, der auch von der Baustelle sicher eingebunden werden kann.

Zudem lässt die Übersichtlichkeit mit zunehmender Menge an Einträgen zu wünschen übrig. An Mobilgeräten sind derartige Tabellen kaum sinnvoll zu nutzen. Müssen hingegen alle Vorarbeiter zu Schichtbeginn erst Meldungen über aktuelle Zuordnungen oder aufgetretene Defekte weitergeben, so behindert das Arbeitsabläufe und kostet wertvolle Zeit.

Die berühmte Magnettafel im Bauwagen ist ohnehin nur für kurzfristige und kleine Projekte geeignet. Ein paralleler Zugriff aus dem Büro ist natürlich nicht möglich, was zwingend eine doppelte Erfassung notwendig macht. Zusätzliche Informationen, über die aktuelle Zuordnung zu einem Mitarbeiter hinaus, lassen sich auf diese Weise kaum verwalten.

Kostenfreie Software hat den Nachteil, dass sie in den seltensten Fällen den kompletten Funktionsumfang eines Software-Pakets wie Timly bietet. Daher werden Sie in der Regel mehrere Produkte benötigen, um alle notwendigen Features abzubilden. Zudem müssen Sie in einem solchen Fall einen möglichen zentralen Speicherort selbst administrieren. Bei einer professionellen Lösung sorgt der Anbieter für die DSGVO-konforme Absicherung des Cloud-Speichers.

Digitale Werkzeugverwaltung als Arbeitshilfe für innovative Unternehmen

Die Voraussetzungen für ein softwarebasiertes Werkzeugmanagementsystem sind in den meisten Unternehmen vermutlich vorhanden. Zusätzliche Hardware dürfte in den seltensten Fällen notwendig sein. Zwar hängt es von der Organisation der Arbeitsabläufe im Einzelfall ab.

Ohne Frage bietet eine für die Werkzeugverwaltung optimierte Software großes Potential zur Effektivitätssteigerung. Einerseits durch die Einsparung von Arbeitsschritten, anderseits dadurch, dass Informationen dort vorliegen, wo sie benötigt werden.