Großbaustelle Berner Bahnhof: ARGE bewältigt Inventarisierung mit Timly
Als zweitgrößter Bahnhof der Schweiz ist die Großbaustelle ein Jahrhundertprojekt. Unter dem Slogan „Zukunft Bahnhof Bern“ wird der Bahnhof derzeit nochmals stark erweitert. Damit gilt es auch einen immensen Aufwand bei der Inventarverwaltung von Werkzeugen und Maschinen zu bewältigen. – Ein Glück, dass sich die ARGE für Timly‘s Inventar-Software entschieden hat.
Die ARGE der Baustelle Berner Bahnhof
Baubeginn
2017
Bauzeit
12 Jahre
Kosten
~1,22 Mrd. CHF
Branche
Bauwirtschaft
Beteiligte Akteure
KIBAG, Wirz, WALI, Kästli
Inventarisierung
~2.500 Geräte & Maschinen
Die Herausforderung: Großbaustelle mit hunderten Bauarbeitern & einer Menge Geräte koordinieren
Der Hauptbahnhof Bern ist eine sehr wichtige, zentrale Drehscheibe des öffentlichen Verkehrs. Über 60.000 Reisende tummeln sich täglich an den Gleisen und in den fast 100 Geschäften und Service-Stellen. Für rund 16.000 Fahrgäste ist der Bahnhof aber eigentlich nur ausgelegt. – Eine große Erweiterung ist also nötig. Da dieses riesige Bauprojekt über Jahre hinweg während des laufenden Betriebs umgesetzt wird, muss alles reibungslos vonstatten gehen. Eine weitere unterirdische Ebene mit vier zusätzlichen Gleisen wird angelegt, eine neue Personenunterführung sowie Zugänge. Kein Wunder, dass bei all den Arbeiten eine Menge Kosten entstehen. Derzeit sind diese mit 1,22 Mrd. Franken geplant.
Bei solch großen Baustellen ist es keine Seltenheit, dass der Baufortschritt sich verzögert und die Kosten angepasst werden müssen. Um dies so weit wie möglich zu vermeiden, bedarf es einer strukturierten Organisation.
Hunderte Bauarbeiter müssen hier abgestimmt zusammenarbeiten und all ihre Gerätschaften sind mit System zu verwalten. Für diese Herausforderung hat die ARGE Timly als Partner gewählt.
Mit der Inventar-Software sollten Werkzeuge, Maschinen und Fahrzeuge koordiniert werden. Die Schwierigkeit: Für das große Bauprojekt wird Inventar von vier verschiedenen Partnern gemietet. Hier braucht die ARGE also immer einen gute Überblick, welches Gerät oder welche Maschine gerade von welchem Unternehmen angemietet wurde. Denn es soll ja schließlich nach dem Ende der vereinbarten Mietperiode wieder ordnungsgemäß zurückgegeben werden. – Und zwar nicht irgendein Bohrhammer, sondern genau der Bohrhammer, der auch ausgeliehen wurde.
Auch die Fristen müssen im Auge behalten werden. Bei so vielen Gerätschaften, ist das ohne Inventar-Software kaum möglich. Fristen werden leicht versäumt, wenn die Anzahl der Gerätschaften groß ist und die Mitarbeiter wechseln.
Die Lösung: Mit Timly alle Geräte & Mietfristen clever digital verwalten
Inventar verschiedener Firmen digital verwalten
Damit die ARGE immer genau einsehen kann, welches Werkzeug sich auf der Baustelle befindet, wie lang es noch zur Verfügung steht und welche Kosten bezahlt oder weiter verrechnet werden können, nutzt sie die digitale Werkzeugverwaltung von Timly. Hierbei wurde zu Beginn eine Vielzahl der Gerätschaften und Fahrzeuge erfasst und mit einem QR-Code versehen.
Eine Anschaffung von extra Scannern war nicht nötig – gerade für ein einzelnes Bauprojekt – wenn auch ein sehr langes – ist das äußerst praktisch, vor allem weil alle Beteiligten mit ihrem eigenen Smartphone Zugriff haben.
Einfach den QR-Code scannen und das Objekt einem Mitarbeiter zuweisen
Nun ist es also ganz einfach, in der digitalen Werkzeugverwaltung alles effizient zu verwalten. Trifft ein Werkzeug auf der Baustelle am Berner Bahnhof ein, wird es mittels Barcode-Scanner auf dem Smartphone des Mitarbeiters gescannt. Sofort sind alle Informationen in der mobilen Inventar-App verfügbar. Man erkennt auch, von welchem Unternehmen das Gerät stammt und wie lang es auf der Baustelle genutzt werden kann.
GPS-Erfassung für mehr Planbarkeit
Der zusätzliche Clou: Auf Wunsch der ARGE werden alle Geräte und Fahrzeuge auch per GPS getracked. Bei jeder Asset-Erfassung mit dem QR-Code-Scanner am Handy, wird das Gerät genau lokalisiert und in der Kartendarstellung angezeigt. So wissen die ARGE und die berechtigten Arbeiter zu jeder Zeit, wo sich ein bestimmtes Gerät oder der benötigte Bagger befindet.
Auch der zuletzt erfasste Standort kann mit der Inventar-App durch die GPS-Karten-Anbindung ermittelt werden. Das ist besonders praktisch, da die Großbaustelle Berner Bahnhof unter anderem einen 1 km langen neuen Tunnel vorsieht. – Da will man doch lieber nicht zu Fuß ohne Plan loslaufen, sondern sich das gewünschte Werkzeug lieber auf der Karte anzeigen und vielleicht von einem Kollegen mitbringen lassen.
Praktische Nutzerverwaltung
Die vielen auf dem Berner Bahnhof eingesetzten Arbeiter stammen von unterschiedlichen Großunternehmen (KIBAG, WALO, Kästli und Wirz). Daher ist eine flexible Nutzerverwaltung in der Inventar-Software notwendig.
Die Zuweisung verschiedener Nutzerrollen und Rechte erleichtert die Koordination. Manche Arbeiter bekommen die einfache Rolle als Nutzer von Werkzeugen zugeteilt, manche als Disponenten. So sieht jeder genau das, was er braucht. Bestimmte Geräte können auf einzelne Arbeiter oder für spezielle Bauabschnitte zugewiesen werden.
Somit wird auch der Verleih von Werkzeugen innerhalb der ARGE einfacher: Es kann genau nachvollzogen werden, welches Unternehmen welches Werkzeug wie lang genutzt hat. Dementsprechend können Geräte flexibel untereinander ausgetauscht und anschließend akkurate Rechnungen gestellt werden.
Digitales Wartungsmanagement
Über einen so langen Zeitraum bis zur Fertigstellung des Neuen Bahnhofs, gilt es immer wieder Fristen für Wartungen und Sicherheitsprüfungen einzuhalten. Diese effizient zu managen löst der digitale Wartungsplaner, der daran erinnert, wann ein Gerät gewartet werden muss. Zusätzlich lassen sich Defekte oder Mängel ganz praktisch erfassen und ebenso wie Reparaturen historisch dokumentieren.
Vorwiegend genutzt:
GPS Standorte aufzeichnen
Die GPS-gestützte Verwaltung des Inventars ermöglicht der ARGE eine optimale Kontrolle aller Werkzeuge und Zusammenarbeit der beteiligten Baufirmen.
Wartungen planen
Keine Prüftermine oder Fristen mehr verpassen: Mit dem Wartungsplaner alles im Griff haben, an Termine erinnert werden und Defekte schneller bearbeiten.
Ergebnis: Verwaltung & Werkzeugmanagement optimiert, Kosten gespart
Durch die Dokumentation in der Timly Werkzeugverwaltung Software schaffen wir es, genau zu sehen welche Firma welche Maschine wie lange genutzt hat und können dies dann in Rechnung stellen. So können wir kosteneffizienter arbeiten.
Monatlich wird ein Auszug erstellt, auf dem ersichtlich ist, welches Inventar sich noch auf der Baustelle oder im Lager befindet. Bei Fahrzeugen ist auch der Kilometerstand ersichtlich, bei Werkzeugen und Maschinen, wie viele Stunden sie auf der Baustelle verwendet wurden.
Über die mobile App können die Arbeiter vor Ort ihre Geräte erfassen und untereinander auch nachvollziehbar verleihen. Auf Basis einer minutengenauen Erfassung der Nutzungsdauer schreiben die Unternehmen der ARGE sich dann gegenseitig akkurate Rechnungen. – Das spart unnötigen Aufwand, vermeidet Fehler und sorgt für mehr Flexibilität.
Und was tun die Mitarbeiter, wenn einmal ein Schaden oder eine Fehlfunktion an einem Gerät auftritt? – Dann melden sie dies ganz einfach über Timly, um weitere Schritte einzuleiten. Oft werden auf Großbaustellen kaputte Geräte und Maschinen einfach zur Seite gestellt, da keine Zeit für die Reparatur ist. Die Gefahr ist, sie dann einfach dort zu vergessen. Mit Timly kann das nicht passieren, denn – einmal auf „Defekt melden“ geklickt – erinnert die App automatisch an die nötige Reparatur.
Auch der Verlust von Inventar tritt viel seltener auf. Die nachvollziehbare Historie sorgt bei den Mitarbeitern in der Regel für einen pfleglichen Umgang – denn bekommt man ein Werkzeug persönlich zugeordnet, so steigt das Verantwortungsbewusstsein.
Der Funktionsumfang, den die Timly Inventar-Software der ausführenden ARGE am Berner Bahnhof bietet, passt also optimal für die Anforderungen einer Großbaustelle mit mehreren Unternehmen oder Subunternehmen. Das spart Zeit sowie Kosten und optimiert die Abläufe.