padoa & Timly
Der Bereich des Arbeits- und Gesundheitsschutzes durchläuft grundlegende Veränderungen. padoa gestaltet diesen Wandel mit: ein französisches Scale-up, das mit seiner SaaS-Plattform das Monitoring von Millionen Beschäftigten digitalisiert. Um diese Aufgabe zu unterstützen und den Überblick über alle Geräte zu behalten – auch die der Mitarbeiter im Home Office – setzt padoa auf Timly und steuert sein IT Asset Management effizient und transparent.
Unternehmensvorstellung
Die Arbeitswelt der Prävention zu digitalisieren und zu optimieren ist ein großes Versprechen. Das ist die Mission von padoa, einem 2016 in Paris gegründeten Scale-up, das heute international ausgerichtet ist und bereits Erfahrung mit über 9 Millionen betreuten Mitarbeitenden über ihre SaaS-Plattform gesammelt hat.
Die Herausforderung
Die Mission von padoa – die Arbeitswelt zu einem Raum gelebter Prävention zu machen und dabei jeden betreuten Mitarbeitenden individuell zu begleiten – ist klar. Die Herausforderungen im IT Asset Management, die diese Mission begleiten, jedoch deutlich komplexer. Wie in vielen Unternehmen wurde das gesamte IT-Equipment zunächst in Excel-Tabellen verwaltet.
Das Problem: padoa wuchs sehr schnell – und damit auch die Excel-Tabellen. Daten wurden unübersichtlich oder gar nicht mehr gepflegt, Geräte gingen verloren und die Fehleranfälligkeit stieg kontinuierlich.
Definierte Anforderungen:
- Bestehende Daten aus Excel prüfen, aktualisieren und Hardware wiederfinden
- IT-Equipment intern verwalten und nachverfolgen (für Büro- und Remote-Mitarbeiter)
- Geräte auch im Kundenumfeld verwalten und tracken
- Digitale Abbildung und rechtssichere Dokumentation von Übergaben und Rücknahmen (Onboarding & Offboarding)
- Zentrale Lösung zur Inventarisierung, Verwaltung, Nachverfolgung und Analyse
Die Lösung
Ziel war eine neue, stabile und skalierbare Grundlage für das IT Asset Management zur Unterstützung des Unternehmenswachstums. padoa entschied sich für Timly. Die cloudbasierte Plattform wurde schnell zur zentralen Single Source of Truth für das gesamte IT-Equipment. Durch QR-Codes ist der Zugriff auf Informationen jederzeit möglich, eine smarte Rollen- und Rechteverwaltung sorgt für Flexibilität, und der Funktionsumfang ermöglicht eine vollständige digitale Abbildung aller Objekte.
Heute wird das gesamte IT-Inventory zentral in Timly verwaltet – von Geräten bei Kunden über Homeoffice-Equipment der Mitarbeiter bis hin zu Softwarelizenzen.
Wichtige Funktionen:
- Vollständige aller IT-Assets via der Timly Inventar App
- Mobiler Zugriff via Smartphone, Tablet und Desktop
- Digitale Zuweisung von Hardware an Mitarbeiter, Kunden und Standorte
- Automatische Historie aller Bewegungen
- Massenverwaltung von Objekten über Blueprint- und Digital-Twin-Funktion
- Dokumentenmanagement aller IT-Assets inkl. Kaufdaten zur optimalen Ersatzplanung
- Datenexport für die Buchhaltung
- QR-Code-basierte Sofortidentifikation und Aktionen
- Absicherung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen durch digitale Unterschrift
- Vollständige Nachverfolgung von IT-Equipment – intern, remote und beim Kunden
“Das Management hat sich erheblich verbessert: Es ist nun möglich, genau zu identifizieren, welche Ausstattung welcher Person zugewiesen ist. Konkret reicht es, wenn ein Mitarbeitender seinen Laptop zurückgibt, den QR-Code zu scannen, um sofort auf die Detailseite des Geräts oder auf alle ihm zugewiesenen Assets zuzugreifen. Innerhalb weniger Sekunden stehen alle benötigten Informationen zur Verfügung.“
Laouedj
padoa
“Alles, was Timly bietet, haben wir mindestens einmal genutzt. Wir arbeiten damit wirklich stündlich. Schon nach weniger als zwei Monaten gab es enorme Verbesserungen.“
Lalotte
padoa
“Es war unbedingt notwendig, ein Tool zu finden, das die bisherige Excel-Datei ersetzt. Die Nachverfolgung der Ausstattung war zwar gewährleistet, aber unsere Teams wuchsen so schnell, dass die Datei immer schwieriger zu pflegen war. Vor der Umstellung auf Timly wurde eine genaue Inventur durchgeführt, wodurch die Zuverlässigkeit der im Tool verfügbaren Informationen deutlich verbessert werden konnte.“
Boudon
padoa
“Bei einigen Geräten fehlten detaillierte Informationen – ein Problem, das Timly vollständig gelöst hat.“
Laouedj
padoa
“Andere Aspekte haben sich mit Timly wirklich verändert. Im gesamten Onboarding- und Offboarding-Prozess ist Timly unverzichtbar geworden. Die Ausstattung wird neuen Mitarbeitenden im Voraus zugewiesen, und am ersten Arbeitstag erfolgt die digitale Unterschrift sofort.“
Boudon
padoa
Die Ergebnisse
Wichtige Vorteile:
- Schneller Zugriff auf stets aktuelle Daten
- Durchgängige Nachverfolgung von Equipment über den gesamten Lifecycle (Onboarding bis Offboarding)
- Zentrale, exportierbare Datenbasis für die Buchhaltung
- Klare Transparenz: Wo befindet sich welches Gerät, bei wem und seit wann?
- Deutliche Zeitersparnis mit der Timly Inventur App
- Strukturierte, dokumentierte und sichere Prozesse dank digitaler Signaturen
- Höhere Datensicherheit
- Reduzierung menschlicher Fehler
- Vollständige Transparenz über internes und externes IT-Equipment
Timly wurde zu einem zentralen Enabler der internen Transformation bei padoa: Prozesse, die zuvor in Excel improvisiert wurden, sind heute automatisiert, nachvollziehbar und sicher. Die IT-Asset-Verwaltung ist dadurch schneller, strukturierter und zuverlässiger geworden. Jedes Gerät ist eindeutig identifizierbar, jede Zuweisung nachvollziehbar, jede Information in Sekunden abrufbar.
Wichtige Erkenntnisse
- Excel kommt im modernen IT Asset Management schnell an seine Grenzen – besonders bei Remote-Work und Kundenhardware
- Starkes Wachstum erfordert den Wechsel von Tabellen zu strukturierten Systemen
- Digitale Signaturen und QR-Codes vereinfachen Onboarding, Offboarding und Gerätetausch erheblich
- Nachvollziehbarkeit in Timly erhöht Sicherheit, reduziert Fehler und schafft klare Verantwortlichkeiten
Timly ist mehr als nur ein Tool. Wir ermöglichen padoa die Industrialisierung interner Prozesse im Sinne einer Scale-up-Organisation: weniger Aufwand für Datenpflege, mehr Fokus auf Wachstum und strategische Projekte.
Fotos und Logo: padoa
