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Unternehmensvorstellung

Das Hotel Sonnenberg wurde 2007 im idyllischen Kriens gegründet und zählt heute zu den besonderen Rückzugsorten mit einem der schönsten Ausblicke der Schweiz. Das 4-Sterne-Haus verfügt über ein Restaurant, das vom renommierten Gault & Millau Guide ausgezeichnet wurde, sowie über Event- und Seminarräume.

Das Team des familiengeführten Hotels legt großen Wert auf Gastfreundschaft, Qualität und Nachhaltigkeit – und auf reibungslose, moderne Prozesse hinter den Kulissen. Mit rund 1.000 Assets, von Küchengeräten bis Veranstaltungstechnik, basiert der Hotelbetrieb auf präzisem Wartungs- und Inventarmanagement.

Die Herausforderung

Wie in jedem professionellen Hotelbetrieb spielen effiziente Abläufe eine zentrale Rolle. Für das Team des Hotel Sonnenberg bedeutete das: Eine stetig wachsende Zahl an Geräten, Anlagen und Werkzeugen musste zuverlässig gewartet und überprüft werden – von der Kaffeemaschine bis zum Feuerlöscher.

Früher wurden Defekte und Mängel aufwendig per Telefon, SMS oder E-Mail gemeldet. Diese manuelle Kommunikation führte zu Verzögerungen, Datenverlusten und unvollständiger Dokumentation. Besonders die Nachverfolgung von Wartungsaufgaben oder Sicherheitsprüfungen stellte eine Herausforderung dar. Cornel Untersee, stellvertretender Leiter des technischen Diensts, beschreibt es treffend: „Es ist entscheidend, dass Mängel sofort gemeldet und behoben werden. Früher war das jedoch ein umständlicher Prozess.“

Die Lösung

Das Hotel Sonnenberg entschied sich für die Einführung der Timly-Software, um sein Wartungs- und Inventarmanagement zu digitalisieren. Dreh- und Angelpunkt der Lösung ist das integrierte Ticketsystem von Timly.

Defekte oder Störungen werden nun direkt im System erfasst – inklusive Fotos, Kommentaren und Zuständigkeiten. Mitarbeitende erhalten sofort Benachrichtigungen und können in Echtzeit den Status von Tickets verfolgen. Ob ein Defekt neu gemeldet, in Bearbeitung oder behoben ist, ist auf einen Blick ersichtlich.

Zusätzlich unterstützt Timlys Fristenverwaltung das Team bei der Einhaltung gesetzlicher Prüfintervalle. Wartungstermine und Sicherheitsprüfungen, etwa für Feuerlöscher oder elektrische Geräte, werden automatisch erinnert und dokumentiert. Mit diesem digitalen Workflow entsteht Transparenz, Sicherheit und Effizienz im gesamten technischen Service.

Darüber hinaus nutzt das Hotel digitale Funktionen wie QR-Code-Etiketten zur schnellen Identifikation von Geräten. Ein Scan genügt, um sämtliche Informationen, Dokumente, Wartungshistorien oder zugeordnete Mitarbeitende aufzurufen – zentral, mobil und papierlos.

Die Ergebnisse

  • Volle Transparenz über den Status aller Wartungs- und Instandhaltungsaufgaben.
  • Deutlich reduzierte Kommunikationsaufwände und schnellere Reaktionszeiten.
  • Lückenlose Dokumentation jeder Maßnahme – von der Meldung bis zur Erledigung.
  • Automatische Fristenerinnerungen sichern die Einhaltung gesetzlicher Prüfintervalle.
  • Vereinfachte Asset-Zuordnungen und klare Verantwortlichkeiten.
  • QR-Code-basierter Schnellzugriff auf alle relevanten Informationen.
  • Ein modernes, digitales System, das den Hotelbetrieb proaktiv unterstützt und die Servicequalität stärkt.

Cornel Untersee fasst es so zusammen: „Timly automatisiert unsere Prozesse, was uns hilft, effizient zu bleiben. Für mich bedeutet Timly in einem Satz: Schau einfach in Timly!“

Wichtige Erkenntnisse

Mit der Einführung von Timly hat das Hotel Sonnenberg nicht nur seine Wartungsprozesse digitalisiert, sondern eine Grundlage für langfristige Betriebssicherheit geschaffen.

Die intuitive Verbindung von Ticketsystem, Fristenmanagement und digitaler Inventarverwaltung zeigt, wie modernes Facility-Management im Hotelumfeld aussehen kann: effizient, transparent und zuverlässig.

Timly macht sichtbar, wie digitale Lösungen im Hintergrund wirken – damit der Aufenthalt im Vordergrund perfekt bleibt.