Mit Timly bei der Inventur Bestandsaufnahme vereinfachen

Auf dieser Seite finden Sie Inhalte zu folgenden Themen:

• Wie Inventarsoftware den Aufwand minimieren kann
• Gebräuchliche Definitionen: Inventur, Inventar und andere Begriffe
• Checkliste Inventur: Diese Anforderungen muss eine Inventarsoftware erfüllen
• Inventur: Einzelhandel, Großhandel und andere Anwendungsbereiche
• Flexible Gestaltung der Inventur: Beispiel Selbstinventur
• Einfach und effizient: Mit Timly bei der Inventur Bestandsaufnahme umsetzen

Wie Inventarsoftware den Aufwand minimieren kann

Neigt sich das Geschäftsjahr dem Ende entgegen, muss in den meisten Unternehmen im Rahmen der Inventur Bestandsaufnahme des Inventars durchgeführt werden. Die Durchführung der Inventur ist nicht selten mit erheblichen Beeinträchtigungen des Geschäftsbetriebs verbunden. Listen über das Inventar müssen angefertigt und verteilt, Ausstattung für die Durchführung bereitgestellt werden. Ist im Unternehmen allerdings bereits eine Inventarsoftware wie Timly im Einsatz, lässt sich der aktuelle Bestand ohne großen Aufwand filtern.

Der integrierte Inventur-Modus ermöglicht es dann, bei der Inventur Bestandsaufnahme durch zeitsparendes Einscannen der Assets durchzuführen. Welche technischen Voraussetzungen dafür erforderlich sind, soll in diesem Artikel näher beleuchtet werden. 

Gebräuchliche Definitionen: Inventur, Inventar und andere Begriffe 

Der § 240 Handelsgesetzbuch (HGB) beschreibt den Begriff des Inventars. Es handelt sich dabei letztlich um alle Vermögensgegenstände und Schulden des Unternehmers, also neben Buchwerten auch die Gesamtheit der Gegenstände, die einen Vermögenswert darstellen. Nach Aufnahme des Geschäftsbetriebs muss diese Aufstellung einmal im Jahr aktualisiert werden, indem bei der Inventur Bestandsaufnahme jeglicher potenziellen Werte erfolgt. Der Gesetzestext spricht zwar explizit Kaufleute an, der Pflicht unterliegen aber alle Firmeninhaber, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. 

Die Form der Inventur ergibt sich aus § 241 HGB. Es sind alle Vermögensgegenstände nach Art, Menge und Wert durch Wiegen, Messen oder Zählen zu erheben. Zur Vereinfachung ist es möglich, dass durch repräsentative Stichproben, unter Anwendung einer anerkannten mathematisch statistischen Methode, die körperliche Inventur durchgeführt wird. Dies muss nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung erfolgen. Zudem gilt der Grundsatz der Vollständigkeit. Durch anerkannte mathematisch statistische Methoden ist auch eine Schätzung mit anschließender Bewertung zulässig. 

Weitere Varianten sind die verlegte Inventur, bei der bis zu drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag für die Inventur Bestandsaufnahme durchgeführt werden darf. Dann muss eine Berechnung des Bestandes zum Ende des Geschäftsjahres möglich sein. Die permanente Inventur hingegen erlaubt, dass die körperliche Bestandsaufnahme erfolgt, wenn im Laufe des Geschäftsjahres Zeit dafür ist. In diesem Fall ist das Führen eines tagesaktuellen Lagerbuchs Voraussetzung. 

Checkliste Inventur: Diese Anforderungen muss eine Inventarsoftware erfüllen

Die Inventarsoftware von Timly ist von vornherein dafür konzipiert, bei der Inventur Bestandsaufnahme vereinfachen zu können. Dafür bringt sie folgende Grundvoraussetzungen mit: 

– Universelle Erfassung von Assets: Es gibt praktisch keinen Gegenstand, der sich nicht sinnvoll in Timly erfassen ließe. Dafür sorgen anpassbare Profile, in denen notwendige Attribute eingefügt werden können und in denen sich beliebige Dokumente speichern lassen. Dadurch können so grundverschiedene Assets wie Möbel, Werkzeuge, Fahrzeuge und Maschinen, aber auch Massenartikel erfasst werden. 

– Zentrale Speicherung: Mit dem wertvollen Datenbestand kann nur bei der Inventur Bestandsaufnahme durchgeführt werden, wenn er von jedem Arbeitsort aus erreichbar ist. Timly setzt auf eine cloudbasierte Speicherung und eine Anwendung, die nach dem Software-as-a-Service-Prinzip funktioniert. Nutzer benötigen lediglich ein internetfähiges Endgerät für den Zugriff. Dadurch lassen sich für die Inventur bereits vorhandene Mobilgeräte problemlos einsetzen und die Bestandsaufnahme kann an jedem Arbeitsplatz direkt erfolgen. 

– App und QR-Codes: Zur Vereinfachung der Erfassung lassen sich für alle Assets QR-Codes fertigen und als Aufkleber am jeweiligen Gegenstand anbringen. Die Timly-App kann mit jedem Smartphone und Tablet betrieben werden und besitzt einen integrierten Barcode-Scanner. 

– Inventur-Modus: Wenn bei der Inventur Bestandsaufnahme für viele kleine Gegenstände erfolgen soll, spart eine einfache Registrierung wertvolle Zeit. Timly lässt sich in den Inventur-Modus versetzen. Ist dieser aktiv, reicht das einfache Einlesen des QR-Codes in der App und das Asset ist rechtssicher registriert. 

Mit Timly ist der aktuelle Bestand des Inventars jederzeit tagesaktuell abrufbar. Standorte und Verantwortlichkeiten lassen sich problemlos feststellen. Die Historie von Zu- und Abgängen ermöglicht auch Berechnungen von Beständen in der Vergangenheit oder Prognosen für die Zukunft. Auf diese Weise unterstützt Timly bei der verlegten Inventur und der permanenten Inventur, für die der Gesetzgeber auch ein digitales Lagerbuch erlaubt. 

Inventur: Einzelhandel, Großhandel und andere Anwendungsbereiche

Die Universalität des ganzheitlichen Ansatzes von Timly sorgt dafür, dass die Inventarsoftware in Unternehmen aus den unterschiedlichsten Bereichen eingesetzt wird. Es zählen DAX-Konzerne mit industrieller Ausrichtung zu den Nutzern, aber auch mittelständische Handwerksbetriebe. Das System ist durch die cloudbasierte Umsetzung gut skalierbar und passt sich den Anforderungen seiner Kunden an.

Zudem stehen Schnittstellen zu anderen Systemen, etwa der ERP-Software SAP oder dem IT-Asset-Management-Programm Lansweeper, zur Verfügung. Auf diese Weise lassen sich bereits erfasste Datenbestände einfach importieren und effektiv nutzen, wenn bei der Inventur Bestandsaufnahme an den Objekten erfolgen muss. 

Timly nutzt einmal erfasste Datenbestände smart. Verknüpfungen mit Personen, Standorten und anderen Gegenständen erleichtern die Organisation. Der Inhalt eines Kundendienstfahrzeuges kann einfach gefiltert werden. Verantwortliche für Arbeitsbereiche sehen, welche Assets in ihrem Zuständigkeitsbereich vorhanden sein müssen. Das aufwändige Zusammenstellen von Listen und Ansprechpartnern entfällt bei Timly, denn die Datensätze werden in Echtzeit aktualisiert.

Flexible Gestaltung der Inventur: Beispiel Selbstinventur

Ein ganz besonderes Anwendungsbeispiel zeigt, wie einfach bei der Inventur Bestandsaufnahme mit einer spezialisierten Inventar-Software wie Timly sein kann. Regelmäßige Tätigkeiten an unterschiedlichen Orten abseits des Firmensitzes gehören zum heutigen Arbeitsalltag. Gerade das Homeoffice hat diesen Trend noch einmal verstärkt. Mitarbeiter zu bestimmten Stichtagen an den Firmensitz zu beordern, nur um die körperliche Aufnahme ihrer Arbeitsmittel durchführen zu können, ist dabei wenig effektiv.  

Gemeinsam mit dem Kunden SodaStream, dem Marktführer und weltweit tätigen Hersteller für Wassersprudel-Systeme, wurde die Funktion der Selbstinventur entworfen und in Timly integriert. Damit ist es möglich, allen betroffenen Mitarbeitern eine automatisierte Aufforderung zur Bestandsaufnahme der zugeteilten Arbeitsmittel zuzusenden. Diese kann vor Ort mithilfe der Timly-App und dem Smartphone erfolgen. Der Mitarbeiter muss lediglich die QR-Codes seiner Arbeitsmittel einscannen und die Erfassung für die Inventur ist bereits abgeschlossen.

Gleiches gilt für auf Montage oder Dienstreisen befindliche Angestellte. Auf diese Weise lässt sich wertvolle Arbeitszeit einsparen und unnötige Fahrten zum Firmensitz entfallen.