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Présentation

La municipalité d’Hechingen assure l’approvisionnement en énergie, en eau et en services municipaux pour ses quelque 19 150 habitants (recensement de 2008), au cœur du Bade-Wurtemberg, en Allemagne.

Sa création remonte à 786, mais elle n’en est pas moins moderne. Cette ville gère de façon digitale sa gestion des compétences et de l’inventaire. Son parc matériel comprend environ 1 000 actifs, des équipements aux véhicules.

La problématique initiale​

La municipalité d’Hechingen était confrontée à deux défis majeurs :

  • Gestion des qualifications et formations du personnel : la gestion des compétences, certificats et documents de formation devait être centralisée afin de respecter les obligations légales et de garantir la sécurité.
  • Gestion de l’inventaire (parc matériel et automobile) : parallèlement, équipements, outils et véhicules devaient être gérés de manière efficace.

La solution

En 2020, la municipalité de Hechingen a déployé Timly pour relever ces deux défis. La plateforme, basée sur le cloud, offre notamment ces fonctionnalités :

  • Dossiers numériques du personnel : gestion des qualifications, certificats, documents de formation et autres documents pertinents tels que contrats et diplômes.
  • Utilisation mobile : accès rapide à toutes les informations depuis n’importe quel appareil, y compris sur site.
  • Système de ticketing : contrôle complet des demandes de support et de réparation au dépôt municipal, avec documentation des activités, détails et factures de réparation.

Grâce à Timly, la municipalité d’Hechingen a pu créer une vue centralisée et structurée de toutes les qualifications du personnel, gérer plus efficacement le parc matériel et automobile, et garantir facilement le respect de la conformité.

Le résultat

  • Gestion centralisée des RH : toutes les qualifications, certificats et formations des collaborateurs sont gérés de manière claire au sein d’une seule plateforme.
  • Respect des obligations légales : les administrateurs peuvent consulter d’un coup d’œil les qualifications arrivant à expiration, ainsi que les formations et certifications à venir.
  • Gestion optimisée des actifs : le dépôt municipal profite d’un suivi structuré du parc matériel et du parc automobile, incluant la gestion de la maintenance et des réparations.
  • Processus optimisés : la digitalisation réduit la charge administrative, garantit la transparence et permet un suivi rapide et simple.

Les informations à retenir​

  • Une plateforme centralisée plutôt que des solutions isolées : simplifie la gestion et assure la transparence des actifs humains et matériels.
  • Dossiers numériques du personnel : permet une conformité efficace et un contrôle continu de la sécurité.
  • Accessibilité mobile : indispensable pour consulter les informations en temps réel sur site.
  • Système de ticketing : optimise la maintenance et les réparations tout en documentant toutes les activités de manière claire et traçable.

Avec Timly, la ville médiévale d’Hechingen a accompli sa transition vers l’administration digitale, illustrant par l’expérience comment des structures traditionnelles peuvent fonctionner de manière efficace et conforme grâce à un logiciel moderne.

  • Droits d’images : Hechingen