Cómo aumenta la eficacia un sistema de gestión de herramientas basado en software

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Un buen sistema de gestión de herramientas acompaña a los activos durante toda su vida útil. Inicialmente, los activos se registran y etiquetan con un código QR. Éste puede imprimirse como una pegatina compacta y pegarse al artículo. Después, se accede al perfil escaneando el código QR.

Se asignan distintas autorizaciones a los empleados, en función de la necesidad concreta, por ejemplo, sólo mostrar información o asignar herramientas a personas responsables. La información necesaria puede almacenarse en el perfil. Esto incluye datos básicos de la unidad, como fabricante, tipo e información técnica.

Se puede introducir más información posible, como las responsabilidades actuales de los empleados o las asignaciones a las obras, las fechas de mantenimiento y las instrucciones de uso. También se puede documentar el estado de una herramienta en el momento de su entrega y guardarla permanentemente con una foto.

El sistema digital de gestión de herramientas ofrece funciones adicionales de confort, como solicitar las herramientas necesarias e informar de los defectos. Para la gestión se integran un planificador de mantenimiento y un modo de inventario. El almacenamiento tiene lugar en una nube alojada por el proveedor. Esto tiene la ventaja de que no es necesaria la conexión a la red de la empresa. Se puede establecer una conexión con cualquier dispositivo con conexión a Internet.

El acceso sobre la marcha se facilita mediante una app de inventario optimizada para pantallas pequeñas. En smartphones y tabletas, la cámara también sirve como escáner para el código QR. Estas completas funcionalidades significan que no se necesitan otras herramientas para gestionar la herramienta. Todo lo que necesitas para tu sistema de gestión de herramientas ya está incluido.

Basándose en el historial de defectos notificados y en los trabajos de mantenimiento y reparación necesarios, se pueden identificar las herramientas frágiles. La información actual también puede intercambiarse más fácilmente entre la administración y la obra o el taller.

Por ejemplo, es posible almacenar instrucciones de trabajo importantes de la máquina correspondiente para los empleados que se hagan cargo de ella. Además, el empleado puede consultar in situ los servicios realizados y las comprobaciones de seguridad. Esto les permite demostrar que las comprobaciones de seguridad requeridas están al día durante las inspecciones en el lugar de trabajo.

Hoy en día, la mayoría de la gente está acostumbrada a llevar toda la información importante consigo, a mano, en sus smartphones. Esto tiene una gran aceptación, de la que se beneficia un software de gestión de inventarios utilizado como sistema de gestión de herramientas. Los dispositivos se pueden coger con sólo escanearlos, y la aplicación responde a preguntas sobre instrucciones de manejo y seguridad.

Los métodos que implican pasos de trabajo adicionales, como las consultas a la oficina o los informes a los capataces, se omiten fácilmente por comodidad o falta de tiempo. Las actualizaciones del estado real pueden realizarse en el lugar donde se iniciaron. Esto reduce las pérdidas por fricción y ahorra tiempo de trabajo.

Por otra parte, no hay que subestimar los efectos de la responsabilidad personal y la disponibilidad de la información necesaria in situ. Los empleados tienen mucho más cuidado con las herramientas si se les han asignado personalmente. La accesibilidad constante a la información del sistema de gestión de herramientas también reduce el riesgo de daños involuntarios debidos a la falta de instrucciones de uso.

Cuando los defectos o averías pueden notificarse a través de la aplicación inmediatamente después de producirse, se reduce el riesgo de que se olviden más tarde. La información circula permanentemente en tiempo real entre la obra, la programación y la administración.

Las oportunidades que surgen de un registro central de los equipos de trabajo y el inventario en el sistema de gestión de herramientas son casi ilimitadas. Por ejemplo, el software de inventario de Timly ofrece la posibilidad de documentar la presencia correcta de los artículos el día del inventario simplemente escaneándolos.

Al asignar empleados, se puede establecer un vínculo con los certificados de cualificación necesarios, si se desea. Un sistema de gestión de herramientas permite trabajar y planificar con inventario.

Cualquier empresario responsable tiene que preguntarse si la costosa compra de software está justificada por sus beneficios. Por ello, hemos examinado algunas alternativas habituales.

Si utilizas una hoja de cálculo Excel para gestionar tu herramienta, el acceso de varios usuarios, desde distintos lugares, es poco práctico. Suele faltar una ubicación central de almacenamiento que, además, pueda conectarse de forma segura desde la obra.

Además, a medida que aumenta el número de entradas, la claridad deja mucho que desear. Tales tablas difícilmente pueden utilizarse con sentido en dispositivos móviles. Por otra parte, si todos los capataces tienen que transmitir primero los mensajes sobre las asignaciones actuales o los defectos que se han producido al principio de un turno, esto entorpece los procesos de trabajo y cuesta un tiempo valioso.

En cualquier caso, la famosa pizarra magnética del remolque de la construcción sólo es adecuada para proyectos pequeños y a corto plazo. Por supuesto, no es posible el acceso paralelo desde la oficina, lo que hace absolutamente necesaria la doble entrada. La información adicional más allá de la asignación actual a un empleado difícilmente puede gestionarse de este modo.

La desventaja del software libre es que rara vez ofrece la gama completa de funciones de un paquete de software como Timly. Por tanto, normalmente necesitarás varios productos para cubrir todas las funciones necesarias. Además, en tal caso tendrás que administrar tú mismo un posible almacén central. Con una solución profesional, el proveedor garantiza la Protección del almacenamiento en la nube conforme a GDPR.

Los requisitos previos para un sistema de gestión de herramientas basado en software probablemente estén disponibles en la mayoría de las empresas. El hardware adicional debería ser necesario en los casos más raros. Ciertamente, depende de la organización de los procesos de trabajo en cada caso concreto.

Sin duda, un software optimizado para la gestión de herramientas ofrece un gran potencial para aumentar la eficacia. Por un lado, ahorrando pasos de trabajo, por otro, disponiendo de la información allí donde se necesita.