Les sujets de cet article

Présentation de l'entreprise​

Hafen & Hof est un site d’activités moderne et polyvalent à Berlin, offrant une atmosphère maritime et un mélange innovant d’entreprises ; 11 au total (des sociétés de transport en bus, un atelier pour véhicules utilitaires, une marina avec pavillon nautique, location de bateaux, appartements flottants, activités touristiques variées et restauration haut de gamme). Elles emploient 317 collaborateurs. Cet espace incarne la diversité et un facility management performant, assurant des infrastructures et services de qualité supérieure.

La problématique initiale​

Avec une croissance constante et un flux élevé de visiteurs, l’équipe facility et les exploitants étaient confrontés à des défis majeurs :

  • Une grande variété d’installations, d’équipements saisonniers et d’actifs mobiles ou fixes devait être gérée tout au long de l’année.
  • Les informations sur les emplacements, la maintenance, les contacts et les notices d’utilisation étaient souvent dispersées et non centralisées.
  • Les mails groupés et les échanges pour coordonner les interventions entraînaient des retards pour des questions comme « Qui a la clé ?» ou « Quand aura lieu la prochaine maintenance ? ».
  • La saisie et la documentation manuelles se révélaient chronophages et sujettes aux erreurs.
  • Le niveau de service élevé attendu par les locataires et les visiteurs nécessitait une disponibilité et une transparence totales à tout moment.

La solution

Hafen & Hof a adopté Timly pour une gestion d’inventaire digitalisée, centralisée sur une plateforme basée sur le cloud et accessible de n’importe où :

  • Accès mobile à tous les actifs et informations en temps réel grâce au scan de QR codes, depuis smartphone, tablette ou ordinateur
  • Gestion structurée des documents : rapports de contrôle, notices d’utilisation et contrats de service sont stockés numériquement et disponibles à tout moment.
  • Notifications automatisées pour les rappels de maintenance et autres échéances, avec ajout de pièces joints (documents, photos…), pour un traitement rapide et complet.
  • Historique clair pour l’enregistrement, l’attribution et le retour des inventaires – accessible et transparent pour tous les acteurs.
  • Workflows personnalisés et responsabilités clairement définies pour les défauts, les réapprovisionnements ou les contrôles, facilitant grandement la collaboration.

Le résultat

La mise en place de Timly a considérablement simplifié et accéléré la gestion sur le site Hafen & Hof. Grâce à la centralisation de toutes les informations – du matériel saisonnier aux installations techniques – les collaborateurs trouvent rapidement des réponses de manière autonome, quel que soit l’équipement ou l’emplacement. Les demandes de maintenance et de réparation sont structurées, réduisant le temps consacré aux questions et recherches, tout en fluidifiant la communication interne.

  • L’inventaire est consultable depuis mobile, donnant à chaque collaborateur – concierge, restaurateur ou encore gestionnaire de bateaux – un accès permanent aux informations actualisées.
  • Les défauts sont signalés et documentés rapidement via QR code, et les maintenances sont enregistrées numériquement.
  • Les rapports d’inventaire, protocoles de maintenance et contacts de service sont toujours à portée de main dans le système.
  • L’historique des mouvements (attributions, retours et transferts) permet de suivre facilement facilement les mouvements d’inventaire et les responsabilités.
  • Les rappels automatisés pour maintenance, réapprovisionnements et contrôles améliorent la sécurité opérationnelle et réduisent les interruptions.

Les informations à retenir

La gestion d’inventaire digitale garantit que les informations n’ont plus à être détenues par une poignée d’employés, mais accessible à tous, quel que soit l’endroit. L’équipe de facility management d’Hafen & Hod peut travailler de manière proactive, car toutes les échéances et tâches à effectuer sont centralisées dans Timly. Cette plateforme basée sur le cloud et son application mobile rendent les processus simples, efficaces et sans papier.
  • La répartition des connaissances en interne s’est améliorée de manière durable, et les mails collectifs ou demandes ponctuelles ont été fortement réduits.
  • Les workflows pour les défauts, la maintenance et les réapprovisionnements sont clairement définis et entièrement traçables.
  • Le logiciel s’adapte aux besoins spécifiques de chaque entreprise et équipe, permettant des workflows flexibles, de la location de bateaux à la restauration.
  • La digitalisation de la gestion d’inventaire, ainsi que du suivi des dommages et leur documentation, représente un gain concret pour la sécurité opérationnelle et le développement durable du site.
  • La synchronisation cloud et l’accès mobile via Timly renforcent l’adhésion des équipes et favorisent une culture de travail moderne et efficace.
  • Droits d’image : Hafen & Hof