Les sujets de cet article

Présentation

La Haute école pédagogique de Berne (PHBern) est l’une des principales institutions de formation de Suisse.

Depuis sa création en 2005, elle réunit enseignement, pratique et recherche sous un même toit et façonne la formation des enseignants de demain. Environ 1 200 collaboratrices et collaborateurs travaillent sur le moderne campus vonRoll à Berne ainsi que sur d’autres sites, contribuant en continu à l’évolution du paysage éducatif.

La problématique initiale

Avec ses nombreux bâtiments, salles de cours et unités administratives, la Haute école pédagogique de Berne dispose d’une quantité importante de mobilier et de clés. Les inventaires annuels représentaient donc un effort administratif et temporel considérable :

  • Inventaire du mobilier : environ 3 semaines de travail
  • Gestion des clés : environ 2 semaines par an
  • Charge annuelle totale d’inventaire : plus d’un mois

L’institution recherchait une solution permettant de simplifier ces processus, d’accélérer sa transformation numérique et d’améliorer la transparence sur ses ressources et les mouvements de clés. L’objectif : une plateforme centrale, simple à utiliser, réunissant gestion et traçabilité en un seul système.

La solution

Avec Timly, la PHBern a trouvé un logiciel répondant à toutes ses exigences : intuitif, basé sur le cloud, et accessible partout.

Les fonctionnalités essentielles :

  1. Attribution numérique et automatisée des clés, avec suivi en temps réel
  2. Gestion centralisée et catégorisation du mobilier et des autres ressources matérielles
  3. Attribution du matériel à des lieux et employés
  4. Utilisation mobile via l’application Timly, pour un accès permanent à des données systématiquement à jour
  5. Intégration fluide avec l’infrastructure logicielle en place

Timly permet à la PHBern de suivre les mouvements de clés en toute transparence et de gérer son mobilier de manière structurée. Les collaborateurs responsables peuvent attribuer, signaler ou contrôler l’inventaire directement via l’application – sans lourdeurs administratives.

Le résultat

Avec Timly, la PHBern a posé les bases d’une gestion d’inventaire efficace, sécurisée et entièrement digitale. L’institution bénéficie aujourd’hui d’améliorations tangibles dans plusieurs domaines :

  • Réduction significative du temps consacré à la gestion du matériel grâce à l’automatisation
  • Traçabilité de tous les mouvements des clés et du matériel
  • Réactivité accrue en cas d’irrégularités
  • Meilleure visibilité sur les ressources et leur utilisation
  • Sécurité opérationnelle et transparence renforcées

La surveillance proactive en temps réel améliore la sécurité et l’efficacité au sein de l’institution, tandis que les processus automatisés allègent durablement la charge quotidienne.

Les informations à retenir

  • La digitalisation peut être déployée rapidement et efficacement, même dans de grandes institutions éducatives.
  • Une plateforme unifiée permet non seulement de gagner du temps, mais aussi d’améliorer la transparence et la sécurité.
  • Le choix d’une plateforme comme celle de Timly accélère les changements durables dans le secteur de l’éducation.
La PHBern montre que la gestion intelligente de l’inventaire va bien au-delà de la « simple » technologie : elle constitue la clé d’une organisation universitaire moderne, connectée et tournée vers l’avenir.
  • Droits d’image : PHBern