Timly im Jobcenter Saarbrücken
Das Leben steckt voller Überraschungen, und manchmal führt es uns auf unerwartete Pfade, z. B. wenn wir ohne Arbeit dastehen. Je nachdem, wo wir leben, können wir Unterstützung in Form von Arbeitslosengeld, Wohngeld und Umschulungsprogrammen erhalten. In Deutschland erhalten Arbeitssuchende Unterstützung von „Jobcentern“, ähnlich wie „Jobcentre Plus“ in Großbritannien oder „Unemployment Offices“ in Nordamerika. Wir freuen uns, Ihnen heute berichten zu können, wie das Jobcenter Saarbrücken mit Hilfe von Timly hervorragende Arbeit bei der Unterstützung von Arbeitssuchenden und der effizienten Verwaltung seines Inventars leistet!
Jobcenter Saarbrücken
Gründungsjahr
2005
Anzahl Mitarbeiter
≈ 600
Branche
Öffentliche Verwaltung
Inventarisierung
7.000 Objekte
Die Herausforderung
Das Jobcenter Saarbrücken unterstützt Arbeitsuchende. In seiner täglichen Arbeit verwendet es eine Vielzahl von Gegenständen, die in einem Asset-Management-System verwaltet werden müssen. Dazu gehören Büromöbel, IT-Geräte, aber auch verderbliche Güter wie Seife und Nachfüllpackungen für Handdesinfektionsmittel. Mit der Ausweitung der Geschäftstätigkeit des Jobcenters wuchs auch das Inventar, was den Bedarf an einer digitalen und rationalisierten Verwaltungslösung deutlich machte.
Die Gelegenheit zur Umstellung auf eine digitale Lösung ergab sich, als das Jobcenter Saarbrücken in neue Räumlichkeiten umzog. Die Notwendigkeit, den Umzug zu koordinieren und den neuen Standort einzurichten, sowie die Chance auf einen Neuanfang veranlassten Saarbrücken dazu, eine digitale Inventarverwaltung zu suchen – und so kontaktierte man Timly.
Das Jobcenter fand schnell heraus, dass Timly die richtige Lösung ist. Der erste Schritt zur Implementierung dieses cloudbasierten Systems war die Katalogisierung des gesamten Inventars. Dies war ein entscheidender Schritt zum Aufbau eines nachhaltigen Registers und zur Implementierung optimierter Prozesse durch eine Inventarisierungssoftware.
Die Lösung
Die Wege des Jobcenters Saarbrücken und Timly kreuzten sich im Juni 2021 und markierten den Beginn einer fruchtbaren Zusammenarbeit, die bis heute anhält.
Bei der Implementierung von Timly bestand der erste wichtige Schritt darin, alle Bestände in unserer Cloud-Lösung zu katalogisieren – angesichts des Umfangs der Bestände ein großes Unterfangen. Dank der benutzerfreundlichen Oberfläche und der CSV-Importfunktionen von Timly war dieser Prozess jedoch leicht zu bewältigen.
Als Nächstes benötigte das Jobcenter ein robustes System, um den genauen Standort jedes Objekts zu verfolgen. Durch die Erstellung digitaler Datensätze für über 200 Räume und Flächen in Timly wurde ein detailliertes Inventarverzeichnis erstellt. Dieses System ermöglicht einfache Aktualisierungen und einen sofortigen Zugriff auf die Informationen und stellt sicher, dass jeder Gegenstand genau erfasst wird.
Dank der fortschrittlichen Scanfunktion von Timly war die Zuweisung von Assets zu den Standorten ganz einfach. Die Mitarbeiter scannten schnell den Barcode jedes Gegenstands und aktualisierten automatisch dessen Status und Standort in Timly. Dies sparte nicht nur Zeit, sondern reduzierte auch Fehler, was zu einem zuverlässigeren und effizienteren Asset-Management-Prozess führte.
Vorwiegend genutzt:
Integrierter Barcode-Scanner
Mit dem in Timly integrierten Barcode-Scanner ist die Verwaltung von Assets und die Meldung von Mängeln ein Kinderspiel. Die Mitarbeiter verwenden ihre Smartphones – es wird keine zusätzliche Hardware oder Software benötigt.
Inventar-Zuweisung
Eine wichtige Anforderung war die Möglichkeit, Assets mit Standorten, Personen, Projekten und mehr zu verbinden. Timly macht dies einfach und verbessert die Transparenz, Genauigkeit und Verantwortlichkeit.
Ergebnis
Die Auswirkungen sind eindeutig: Die Implementierung von Timly hat dem Jobcenter Saarbrücken erheblich dabei geholfen, seine Asset-Management-Prozesse zu optimieren und zu vereinfachen, indem ein genaues Register und ein einheitliches System bereitgestellt wurden. Mit nur einem Klick in Timly können die verschiedenen Teams des Jobcenters den Standort jedes Artikels überprüfen, neues Inventar hinzufügen, Fristen verwalten und vieles mehr.
Wir bei Timly sind stolz darauf, einen öffentlichen Dienst zu unterstützen, der unschätzbare Arbeit für die Bürger leistet, indem er Arbeitsuchenden beim Wiedereinstieg in das Berufsleben hilft. Der Erfolg des Saarbrücker Jobcenters mit Timly unterstreicht die Bedeutung einer effektiven Inventarverwaltung für die Erbringung wichtiger Dienstleistungen.