Unternehmensvorstellung

Die Arbeitswelt der Prävention zu digitalisieren und zu optimieren ist ein großes Versprechen. Das ist die Mission von padoa, einem 2016 in Paris gegründeten Scale-up, das heute international ausgerichtet ist und bereits Erfahrung mit über 9 Millionen betreuten Mitarbeitenden über ihre SaaS-Plattform gesammelt hat.

Die Herausforderung

Die Mission von padoa – die Arbeitswelt zu einem Raum gelebter Prävention zu machen und dabei jeden betreuten Mitarbeitenden individuell zu begleiten – ist klar. Die Herausforderungen im IT Asset Management, die diese Mission begleiten, jedoch deutlich komplexer. Wie in vielen Unternehmen wurde das gesamte IT-Equipment zunächst in Excel-Tabellen verwaltet.

Das Problem: padoa wuchs sehr schnell – und damit auch die Excel-Tabellen. Daten wurden unübersichtlich oder gar nicht mehr gepflegt, Geräte gingen verloren und die Fehleranfälligkeit stieg kontinuierlich.

Definierte Anforderungen:

  • Bestehende Daten aus Excel prüfen, aktualisieren und Hardware wiederfinden
  • IT-Equipment intern verwalten und nachverfolgen (für Büro- und Remote-Mitarbeiter)
  • Geräte auch im Kundenumfeld verwalten und tracken
  • Digitale Abbildung und rechtssichere Dokumentation von Übergaben und Rücknahmen (Onboarding & Offboarding)
  • Zentrale Lösung zur Inventarisierung, Verwaltung, Nachverfolgung und Analyse

Die Lösung

Ziel war eine neue, stabile und skalierbare Grundlage für das IT Asset Management zur Unterstützung des Unternehmenswachstums. padoa entschied sich für Timly. Die cloudbasierte Plattform wurde schnell zur zentralen Single Source of Truth für das gesamte IT-Equipment. Durch QR-Codes ist der Zugriff auf Informationen jederzeit möglich, eine smarte Rollen- und Rechteverwaltung sorgt für Flexibilität, und der Funktionsumfang ermöglicht eine vollständige digitale Abbildung aller Objekte.

Heute wird das gesamte IT-Inventory zentral in Timly verwaltet – von Geräten bei Kunden über Homeoffice-Equipment der Mitarbeiter bis hin zu Softwarelizenzen.

Wichtige Funktionen:

  1. Vollständige aller IT-Assets via der Timly Inventar App
  2. Mobiler Zugriff via Smartphone, Tablet und Desktop
  3. Digitale Zuweisung von Hardware an Mitarbeiter, Kunden und Standorte
  4. Automatische Historie aller Bewegungen
  5. Massenverwaltung von Objekten über Blueprint- und Digital-Twin-Funktion
  6. Dokumentenmanagement aller IT-Assets inkl. Kaufdaten zur optimalen Ersatzplanung
  7. Datenexport für die Buchhaltung
  8. QR-Code-basierte Sofortidentifikation und Aktionen
  9. Absicherung von Onboarding- und Offboarding-Prozessen durch digitale Unterschrift
  10. Vollständige Nachverfolgung von IT-Equipment – intern, remote und beim Kunden

Die Ergebnisse

Mit Timly hat padoa sein IT Asset Management von einer manuellen Excel-Lösung zu einem industrialisierten, skalierbaren Prozess transformiert. Damit wurde das System vollständig auf Wachstum ausgelegt.

Wichtige Vorteile:

  • Schneller Zugriff auf stets aktuelle Daten
  • Durchgängige Nachverfolgung von Equipment über den gesamten Lifecycle (Onboarding bis Offboarding)
  • Zentrale, exportierbare Datenbasis für die Buchhaltung
  • Klare Transparenz: Wo befindet sich welches Gerät, bei wem und seit wann?
  • Deutliche Zeitersparnis mit der Timly Inventur App
  • Strukturierte, dokumentierte und sichere Prozesse dank digitaler Signaturen
  • Höhere Datensicherheit
  • Reduzierung menschlicher Fehler
  • Vollständige Transparenz über internes und externes IT-Equipment

Timly wurde zu einem zentralen Enabler der internen Transformation bei padoa: Prozesse, die zuvor in Excel improvisiert wurden, sind heute automatisiert, nachvollziehbar und sicher. Die IT-Asset-Verwaltung ist dadurch schneller, strukturierter und zuverlässiger geworden. Jedes Gerät ist eindeutig identifizierbar, jede Zuweisung nachvollziehbar, jede Information in Sekunden abrufbar.

Wichtige Erkenntnisse

  • Excel kommt im modernen IT Asset Management schnell an seine Grenzen – besonders bei Remote-Work und Kundenhardware
  • Starkes Wachstum erfordert den Wechsel von Tabellen zu strukturierten Systemen
  • Digitale Signaturen und QR-Codes vereinfachen Onboarding, Offboarding und Gerätetausch erheblich
  • Nachvollziehbarkeit in Timly erhöht Sicherheit, reduziert Fehler und schafft klare Verantwortlichkeiten

Timly ist mehr als nur ein Tool. Wir ermöglichen padoa die Industrialisierung interner Prozesse im Sinne einer Scale-up-Organisation: weniger Aufwand für Datenpflege, mehr Fokus auf Wachstum und strategische Projekte.

Fotos und Logo: padoa