Digitale Transformation der PHBern: Eine Erfolgsgeschichte
Die PHBern ist eine der größten pädagogischen Hochschulen der Schweiz. Gemeinsam mit Timly revolutioniert die Hochschule seit einiger Zeit ihre Ressourcenverwaltung und verbesserte ihre Arbeitsabläufe nachhaltig.
Pädagogische Hochschule Bern
Gründungsjahr
2005
Anzahl Mitarbeiter
~1.200
Branche
Bildungswesen
Inventarisierung
~20.000 Objekte
Die Herausforderung: Zeitlichen Inventuraufwand verringern und Schlüsselvergabe strukturieren
Das Hauptgebäude der PHBern auf dem vonRoll-Areal in Bern
Die pädagogische Hochschule Bern ist zwar eine relativ neue Institution – gegründet 2005 – aber besitzt trotzdem eine große Menge an Inventar. Darunter so viel Mobiliar, dass die jährliche Inventur mindestens 3 Wochen dauerte.
Doch nicht nur die alljährliche Zählung des Mobiliars nahm viel Zeit in Anspruch. Auch die Inventur der großen Anzahl Schlüssel – für die vielen verschiedenen Gebäude und Räume der Hochschule – dauerte mindestens 2 Wochen im Jahr. Insgesamt belief sich die Bearbeitungszeit der Hochschule für die jährliche Inventur also auf mehr als einen Monat.
Dieser enorme zeitliche Aufwand und die hohen, damit verbundenen Kosten wurden für die PHBern schnell zu einem zunehmenden Problem. Auch der Wunsch, digitaler zu werden, wurde mit der Zeit immer präsenter. All diese Faktoren sprachen für die Hochschule dafür, sich eine neue, bessere Lösung für diese Probleme zu suchen. Gesucht wurde eine clevere, leicht verständliche Möglichkeit, sowohl Mobiliar als auch Schlüssel in einem Tool zu verwalten und zu inventarisieren.
Die Lösung: Digitale Inventarverwaltung schafft Abhilfe
Timlys intutive Inventarverwaltung ermöglicht es der PHBern auch, ihr gesamtes Mobiliar effizient und einfach zu verwalten und zu überwachen. Möbelstücke werden mit Standort, Zustand, Nutzungsdauer und allen weiteren nötigen Informationen erfasst, was eine transparente Inventur und rechtzeitige Wartungsplanung ermöglicht. Zudem erleichtert die Zuordnung von Mobiliar zu Gebäuden, Räumen oder Personen die Verwaltung und erhöht die Betriebseffizienz. So konnte die PHBern den Verwaltungsaufwand deutlich reduzieren und ihre Ressourcen besser nutzen.
Die Integration von Timly in die bereits bestehende IT-Infrastruktur der PHBern verlief reibungslos, da die Inventur-Software mit allen gängigen Systemen kompatibel ist und eine hohe Benutzerfreundlichkeit aufweist. Dank umfassenden Schulungen und dem starken Support durch Timly war das Personal der PHBern schnell in der Lage, die neue Lösung effektiv zu nutzen.
Organisation und Struktur stehen für die PHBern im Vordergrund
Vorwiegend genutzt:
Mobil überall verfügbar
Der mobile Zugriff ist für die PHBern sehr wichtig. So hat die zuständigen Mitarbeitenden alle wichtigen Informationen immer zur Hand.
Inventar zuweisen
Inventar wird auf verschiedene Mitarbeitende zugewiesen. Durch die Check-in / Check-out-Funktion ist alles historisch nachvollziehbar.
Ergebnis: Zeitersparnis trifft Effizienz
Dank der Implementierung von Timly konnte die PHBern ihr Schlüssel- und Inventarmanagement signifikant optimieren. Die Transparenz und Nachverfolgbarkeit wurden drastisch verbessert und die automatisierten Prozesse führten zu einer erheblichen Aufwandreduzierung bei der jährlichen Inventur.
Viele Räume bedeuten viel Inventar
Die Echtzeitverfolgung und die Möglichkeit, die Inventarverwaltung flexibel zu gestalten, haben die Sicherheit und Effizienz innerhalb der Institution erheblich gesteigert. Durch die proaktive Benachrichtigung bei Unregelmäßigkeiten kann die PHBern sofort auf potenzielle Probleme reagieren, was die Sicherheit weiter erhöht. Die Einführung von Timly führte zu einer spürbaren Steigerung der Betriebseffizienz, da die neuen Prozesse klarer und weniger fehleranfällig sind.
Zudem ermöglichte die verbesserte Schlüssel- und Inventarverwaltung eine bessere Ressourcenplanung und -nutzung. Insgesamt hat die PHBern durch die Nutzung von Timly eine modernere, sicherere und effizientere Inventarverwaltung erreicht, die den Betrieb nachhaltig verbessert und zukunftssicher gemacht hat.
Für Susanne Howald, Leiterin Services Betrieb, ist besonders wichtig, dass die Entwickler der Software auf die Bedürfnisse und Wünsche der Kunden eingehen: „Wir dürfen mithelfen, etwas zu entwickeln, um die Zukunft nachhaltiger zu gestalten.“
Wir freuen uns, mit Kunden wie der PHBern langfristige Unterstützer gefunden zu haben, die uns dabei helfen wollen, die Welt einfacher, nachhaltiger und smarter zu machen!
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