Les sujets de cet article

Présentation de l'entreprise

Depuis 2018, FlexOffice transforme le travail nomade avec des solutions flexibles adaptées à toutes les structures. Présente dans 4 villes avec 11 emplacements et 23 703 m² dédiés à la productivité et au confort, cette entreprise propose des environnements de travail modernes et efficaces pour toutes les tailles d’entreprise. Du simple bureau à la salle complète, chaque espace allie design, service et emplacement stratégique. FlexOffice incarne une nouvelle ère du travail, fondée sur des processus durables et évolutifs.

La problématique initiale

Avec sa forte croissance et l’expansion de ses sites, FlexOffice a rapidement atteint ses limites dans la gestion de son inventaire.

Le principal défi était de gérer efficacement le mobilier et le matériel sur l’ensemble des sites.

La solution en place posait ces principaux problèmes :

  • Une visibilité restreinte à cause de listes Excel dispersées
  • Une transparence insuffisante sur les sites, l’état et l’usage des objets
  • Des processus longs et fastidieux pour les déménagements ou les nouvelles acquisitions
  • Le besoin d’une solution scalable qui grandisse avec l’entreprise

La solution

Après avoir testé le logiciel, FlexOffice a opté pour la plateforme de gestion d’inventaire digitale Timly.

Grâce à Timly, l’entreprise a pu digitaliser et simplifier durablement ses processus :

  1. Attribution d’un QR code Timly individuel à chaque actif (meuble, ordinateur, etc.)
  2. Inventorisation et gestion du matériel centralisée, mobile et en temps réel
  3. Attribution des actifs à des emplacements, des pièces ou encore des clients
  4. Documentation intégrée à la fiche d’identité de chaque actif
  5. Application mobile depuis l’application Timly

Cette approche a permis de créer une solution transparente et connectée, qui simplifie concrètement le quotidien chez FlexOffice.

Le résultat

Avec Timly, FlexOffice optimise son fonctionnement sur plusieurs plans.

L’essentiel des résultats :

  • Efficacité maximale : tous les actifs sont systématiquement localisables, et l’accès à leur fiche d’identité permet d’accéder aux informations à tout moment
  • Gain de temps : plus de suivi manuel ni incertain, toutes les informations sont centralisées
  • Transparence totale des coûts : toutes les données sont accessibles en un clic, pour une comptabilité et une planification simplifiées
  • Durabilité accrue : les équipements sont utilisés plus longtemps et de façon optimisée
  • Évolutivité : le système s’adapte automatiquement à la croissance et aux besoins changeants de l’entreprise

Les informations à retenir

  • La digitalisation de la gestion du matériel permet d’optimiser les opérations dans les entreprises en pleine croissance
  • Une solution mobile est indispensable pour garder une vue d’ensemble sur les différents lieux
  • L’adoption de Timly crée une liaison transparente entre les opérations logistiques et le développement de l’entreprise
  • Grâce à des processus clairs et faciles à prendre en main, les équipes adoptent plus rapidement les outils numériques
Chez FlexOffice, la flexibilité s’accompagne d’une gestion du matériel digitale et optimisée. Timly centralise l’inventaire, automatise les processus et garantit un environnement de travail moderne, efficace et connecté.
  • Droits d’image : FlexOffice