Timly’s digitale Inventarverwaltung am Gewerbestandort Hafen & Hof
Hafen & Hof in Berlin, der moderne und innovative Gewerbehof, ist ein vielseitiger Standort mit zahlreichen Mietern: 4 Busbetriebe, eine Nutzfahrzeugwerkstatt, die Citymarina Berlin mit Bootshaus nebst Bootsvermietung und entstehender Werft, eine hochwertige Gastronomie, schwimmenden Apartments und weitere touristische Hotspots.
Da fällt es oftmals schwer den Überblick über alle Assets, die technischen Anlagen mit Wartungsterminen sowie dem saisonalen Equipment zu behalten. Deshalb hat sich das Facilityteam von Hafen & Hof für die digitale Inventarverwaltung von Timly entschieden.
Der Berliner Gewerbestandort Hafen & Hof vertraut seit 2020 auf die Inventar-Software von Timly
Hafen & Hof Grundbesitz GmbH & Co. KG
Gründungsjahr
2008
Anzahl Mitarbeiter
317
Betriebe vor Ort
11 Unternehmen
Branche
Liegenschaftsverwaltung
Bootstouren
~1.500 / Jahr
Inventarisierung
~1.000 Objekte
Die Herausforderung: Diverse Unternehmen, zahlreiche Assets und Beteiligte – wie den Überblick bewahren?
Am Gewerbestandort Hafen & Hof sind derzeit 11 Unternehmen angesiedelt. An allen 365 Tagen im Jahr und 24/7 gibt es auf dem Hof Besucherströme, mit den daraus resultierenden Herausforderungen. Da kann natürlich zu jeder Zeit mal ein Problem auftreten… „Wer kann helfen?“ oder „weiß das jemand?“ – dieser Ansatz war energieraubend und konnte mit Timly über die Zeit professionalisiert werden.
Ein weiteres Problem lag darin, dass es zwar viel Wissen bei den einzelnen Beteiligten gab, dieses aber überall verstreut und dadurch nicht für jeden zugänglich war. Es tauchten zum Beispiel Fragen auf wie:
➟ Wo befindet sich das gesuchte Werkzeug?
➟ Wann war die letzte Wartung und gibt es noch Garantie auf das Gerät?
➟ Wer ist der Servicepartner und hat der Hersteller eine Hotline?
➟ Wo befindet sich eine bestimmte Pflege- oder Bedienungsanleitung?
➟ Gibt es noch genügend Berufsbekleidung für die Hafenküche oder muss nachbestellt werden?
Auf der Suche nach einer idealen Lösung, die diese Herausforderungen auch in der Zukunft meistern kann, ist Projektleiter Matthias Prillwitz dann auf die Inventarverwaltung von Timly gestoßen.
Man muss nicht alles wissen, man muss nur wissen wo es steht. Bei uns lautet die Antwort: In Timly. – Innovativ, papierlos und schlankes Overhead.
Die Lösung: Mobile Inventar-Verwaltung mit Wartungsplaner und Defekte-Management
Informationen zum Inventar mobil für jeden verfügbar
Mit der digitalen Inventar-Verwaltung von Timly kann Hafen & Hof nun von jedem Ort der Welt Inventar, Technik und Verbrauchsartikel verwalten. Ob ein nicht mehr benötigter Hocker weiterverkauft werden oder ein defekter Grill für die Entsorgung freigegeben werden soll – das alles ist mit der Timly-App schnell erledigt. Die zuständigen Mitarbeiter können jederzeit mit ihrem Smartphone, einem Tablet oder auch vom Desktop aus auf die Informationen zum Inventar zugreifen.
Wartungen planen und Defekte managen
Wartungen, Reparaturen und andere Serviceleistungen werden bei Hafen & Hof nun mit Timly bearbeitet. Sämtliche Wartungsintervalle, zum Beispiel von Eingangstoren, Klima- oder Alarmanlagen, werden im Wartungsplaner verwaltet. Der Verantwortliche wird rechtzeitig informiert und kann die Wartungen durchführen lassen. Tritt ein Defekt oder Mangel auf, lässt sich dieser mit einem einfachen QR-Code-Scan melden und der Mitarbeiter kann bei Bedarf Fotos dazu hinterlegen. Anschließend wird eine automatisierte Meldung vorgenommen, sodass der zuständige Kollege die Reparatur in die Wege leiten kann.
Timly ermöglicht eine einfache und effiziente Durchführung von Aktionen zum Inventar – auch mobil
Vorwiegend genutzt:
Inventar zuweisen
Inventar wird auf verschiedene Mitarbeiter, Räume, Boote, Lager oder Container zugewiesen. Durch die Check-in/ Check-out-Funktion ist alles historisch nachvollziehbar.
Dokumentenverwaltung
Von Prüf- oder Wartungsberichten bis hin zu Bootspapieren und Reinigungshinweisen – bei Hafen & Hof findet man alles schnell und unkompliziert in der Timly-App.
Ergebnis: Inventar-Software sorgt effizient für Klarheit bei Inventar, Verbrauchsartikeln und Wartungen
Dank Timly weiß sich am Gewerbestandort Hafen & Hof in Berlin nun jeder zu helfen – der digitale Facilitymanager, Hausmeister und Ticket-System in einem. Ob Koch, Fuhrparkleiter oder Hafenmeister, jeder kann sich mit seinem Smartphone schnell selbst die Informationen holen, die er benötigt.
Vom Bootsverleih bis zum Restaurant hat Hafen & Hof mit Timly sein gesamtes Inventar im Blick
„Wir haben ganze Workflows aufgesetzt was zu tun ist, wenn mal was schief geht oder wo man was nachbestellen kann oder wer intern der passende Ansprechpartner ist. Lästige Rundmails mit Fragen wie ‚Wer kann helfen?‘ gibt es seitdem nicht mehr.“
Matthias Prillwitz (Projektleiter Hafen & Hof Berlin)
Von Grillern und Kühlschränken, über Reinigungsmittel, Kochschürzen und anderen Verbrauchsmaterialien, bis hin zu Pflanzen, Leuchten, Berufsbekleidung und Booten – alles wird in der Timly Inventar-Software verwaltet. Nachbestellungen und Wartungen werden unkompliziert über die App geplant und koordiniert. Dadurch hat der Projektleiter Matthias Prillwitz viel weniger Anfragen und die Mitarbeiter können auftretende Fragen eigenständig klären.
„Es ist einfach für alle eine große Erleichterung, wenn spezielles Wissen nicht bei einzelnen Akteuren liegt. Ja es erreichen mich auch heute noch vereinzelt Nachrichten wie ‚Weißt du wie dies war oder wo jenes ist?‘ – in 99 % der Fälle lautet meine Antwort: Ja, aber Timly weiß es auch.“
Timly ist bei Hafen & Hof in Berlin zur Wissensplattform Nummer 1 geworden. Mit den Smartphones greifen die Mitarbeiter bequem darauf zu und haben immer sofort alle Informationen verfügbar – überall dort, wo sich das Inventar befindet. Die digitale Inventarverwaltung spart dadurch Zeit und Kosten und vereinfacht die internen Prozesse.