Digitale Inventarverwaltung für die Logistikbranche Europas
Die Fiege Logistik (Schweiz) AG ist Teil der FIEGE Gruppe, die sich seit 1873 von Deutschland nach Europa und in den Fernen Osten ausgedehnt hat und damit eines der führenden Logistikunternehmen Europas ist. Innovative Logistik und sich immer wieder neu zu erfinden steht auf ihrer Fahne.
FIEGE Schweiz
Gründungsjahr
1873
Standorte
5 in der Schweiz
Länder (FIEGE Gruppe)
13 in Europa & Asien
Branche
Transport & Logistik
Anzahl Mitarbeiter
~480 (Schweiz)
Inventarisierung
~1.500 Objekte
Die Herausforderung: Equipment aller Standorte und Fristen im Blick behalten
Passend zur Mission innovative Logistik hat FIEGE Schweiz Anfang 2021 ihre Prozesse neu strukturiert und ist auf die digitale Inventarverwaltung mit Timly umgestiegen. Das sorgt für mehr Durchblick und Effizienz in der Verwaltung und somit noch mehr Zufriedenheit bei den Kunden.
Als FIEGE Schweiz zu Timly kam, war die vorrangige Frage: Was haben wir eigentlich alles und in welchem Zustand? – Ziel war es, das Equipment und die Infrastruktur digital abzubilden. Hierdurch wollte die Verwaltung mehr Transparenz schaffen, denn für Brandschutz und Arbeitssicherheit müssen regelmäßig Prüfungen vorgenommen oder von externen Prüfern abgenommen werden. Als Mieter von Gebäuden besteht eine Mitverantwortung für die Wartung der Infrastruktur. FIEGE Schweiz hat hier das Interesse den Überblick zu verbessern: Welche Prüfungen sind noch offen? Welche Anforderungen müssen erfüllt werden, um langfristig weiterhin „compliant“, also konform, zu bleiben?
Seit Anfang 2021 digitalisiert FIEGE Schweiz ihre Standorte mit der Inventar-Software Timly
Fristen haben sich gehäuft, lange Excel-Listen wurden verwendet und es war sehr aufwendig, manuell die Übersicht über offene To-Dos zu bewahren. Über die verschiedenen Standorte hinweg gab es keinen standardisierten Prozess. Das führte manchmal zu Unklarheit und fehlender Transparenz. Damit war es auch schwer, Reports über den Ist-Zustand an die Unternehmensleitung zu geben.
Auch in der Finanz-Abteilung wurde eine Optimierung der Prozesse bzgl. des Inventars angestrebt. Es war aufwendig, die Kommunikation zu operativen Bereichen stets aufrecht zu erhalten. So konnte man nicht mehr ganz nachvollziehen, wenn eine Anlage oder Maschine an einen anderen Standort gebracht oder entsorgt wurde. Damit lagen teilweise „Datenleichen“ im System, die es real schon gar nicht mehr gab.
Es musste also eine komplette Bestandsaufnahme und eine dynamische Übersicht her. Daher wurde mit der Timly-Inventar-Software nun alles digitalisiert – Listen und Datenleichen adé, willkommen Übersicht und Transparenz!
Die Lösung: Gesamtüberblick über alle Gebäudeobjekte inkl. Wartungsplaner und Aufgabenzuweisung
Digitales Gebäudemanagement und Wartungsplaner
Die Hauptbereiche, in denen Timly‘s Software FIEGE Schweiz nun weiterhilft, liegt im Bereich Facility Management. Es wurde alles inventarisiert, was mit der Infrastruktur zu tun hat – vor allem fest in den Gebäuden eingebaute technische Anlagen und Maschinen, die kontrolliert und gewartet werden müssen.
Logistik-Equipment und Flurförderfahrzeuge werden aber ebenso mit Timly verwaltet, wie Brandmeldeanlagen und Erste Hilfe-Zubehör, wie zum Beispiel Defibrillatoren, Heizanlagen und alles was aufgrund der Niederstromverordnung an verpflichtende Kontrollen geknüpft ist.
Da die Objekte in verschiedenen Bereichen stehen – im Lager oder in Büroräumen – eignet sich Timly zur Inventarisierung sehr gut. So kann ein Mitarbeiter den QR-Code des Gerätes, vor dem er steht, einfach über die Inventar App scannen und hat sofort alle relevanten Informationen verfügbar:
➟ Ist die Funktionstüchtigkeit gegeben?
➟ Wann / von wem wurde es in der Vergangenheit gewartet?
➟ Wann steht die nächste Wartung an?
➟ Welche Leistung hat das Gerät bisher (historisch) gezeigt?
Mit dem Smartphone scannen Mitarbeiter von FIEGE Schweiz ganz einfach die QR-Code Etiketten am Inventar und können so Informationen einsehen und bearbeiten
Bei Fälligkeit kann die nächste Wartung direkt vorgenommen und wiederum in Timly erfasst werden. Protokolle müssen nicht mehr händisch angelegt werden, sondern können digital ausgefüllt und bei Bedarf als Datei im System hinterlegt werden.
Einfaches Reporting an Finanz-Bereich & Geschäftsleitung
Durch die Einführung von Timly wurde bei FIEGE Schweiz eine große Bestandsaufnahme gemacht. Alle Anlagen und Maschinen wurden mit QR-Codes versehen und damit ein aktueller Stand der vorhandenen Assets angelegt. Was dann nicht in Timly erfasst war, konnte im SAP-System gelöscht werden, da es nur noch ein Datensatz war, zu dem es kein reales Gerät mehr gab.
Damit ist nun auch ein korrektes Reporting zum Anlagevermögen an die Finanz-Abteilung möglich. Welche Kosten und Werte wirklich noch an den Standorten vorhanden sind, ist nun leicht ersichtlich. Über die Inventar-Software kann dazu auch eine übersichtliche Datei exportiert werden – ein großer Mehrwert also im Hinblick auf Transparenz und Kommunikation.
Kontaktpersonen & Dateien in der Inventar-Software hinterlegt
Timly‘s Benutzerverwaltung hilft FIEGE Schweiz bei der Zuweisung von Nutzerrollen und Aufgaben. Der Facility Manager am jeweiligen Standort ist als Objekt- und Fristverantwortlicher hinterlegt. Er kann dann je nach Bedarf Aufgaben an sein Team delegieren.
Ebenso werden Kontaktpersonen und Partner für Services im System zum Inventar hinterlegt. Bei den Anlagen, bei denen externe Monteure oder Sachverständige eine Kontrolle, Wartung oder Reparatur durchführen müssen, sind die Kontaktdaten und Wartungsverträge hinterlegt. Somit weiß jeder Bescheid, wer zuständig und wie erreichbar ist.
Vorwiegend genutzt:
Wartungen planen
Wartungstermine hat FIEGE Schweiz nun allzeit im Blick. Prüfberichte und Protokolle sind immer aktuell hinterlegt. Es werden also dezentral Informationen gesammelt, um zentral die Übersicht zu haben.
Defekte tracken
Die Mitarbeiter melden Defekte sobald sie entstehen. Der Bereichsverantwortliche wird informiert und entscheidet, ob das Gerät weiter genutzt werden kann, repariert oder entsorgt werden muss.
Ergebnis: Geräte-Verwaltung bietet über Timly bessere Übersicht und macht auch noch Spaß!
Anfang 2021 wurde mit Timly gestartet, innerhalb einiger Monate ist nach und nach die Ausweitung auf 4 der insgesamt 5 Schweizer Standorte erfolgt. Die Objektverwaltung in den Gebäuden ist nun komplett auf Timly umgestellt. Der Vorteil war dabei auch, dass man sich intern über die Prozesse Gedanken machen und „Altlasten“ aufräumen konnte. Das wäre nicht geschehen, wenn FIEGE Schweiz das Inventar-System von Timly nicht eingeführt hätte.
Tabea Zieger (Quality Assurance & Compliance Lead) erklärt:
„Auch meine Kollegin aus der Buchhaltung hat sich gefreut, dass sie in SAP aufräumen konnte und Input bekommen hat. […] Eine wirklich umfassende Bestandsaufnahme hätten wir so nie gemacht, oder nur mit wesentlich mehr Aufwand und wahrscheinlich Unmut. Und jetzt hat es so nebenbei funktioniert. Es ist sauber aufgeräumt und man kann relativ effizient die Themen bearbeiten oder auch sehen, wo hapert es noch – lokal, wie auch zentral.“
Wartungen und Kontrollen behalten die zuständigen Mitarbeiter nun mit der Software von Timly stets im Blick
So gibt es im Unternehmen nun eine Transparenz darüber: Was haben wir an Objekten? Was müssen wir alles machen? Wo stehen wir? Sind wir da gerade konform? – Und Wartungen & Kontrollen sind längst kein leidiges Thema mehr…
„Das waren Themen, die musste man erledigen… Wartungsarbeiten, Kontrollen, Sichtprüfung usw., aber mit Timly und den QR-Codes ist das einfach nochmal was Neues. Die Mitarbeiter finden das System cool, es sieht irgendwie fancy aus, ist bedienerfreundlich, super einfach und sehr intuitiv. Wenn man sich neu einarbeiten muss, geht das bei allen relativ schnell.“
Vorher gab es für Wartungen und Services keine Erinnerungsfunktion, sondern nur lange Excel-Tabellen. Fristen wurden zeitlich oft knapp. Mit dem integrierten Wartungsplaner in Timly ist jetzt stets alles im Blick und mit dem Erinnerungssystem klappt es einfacher. Die Fristenübersicht bringt Transparenz und mehr Sicherheit.
„Auch die lokalen Bereichsverantwortlichen sehen einen Mehrwert dahinter (nicht nur wir von zentraler Seite). Sie haben eine bessere Übersicht über die Themen, die sie erledigen müssen, wie sie es planen können, wie sie es einteilen können. Man sieht jetzt auch auf den ersten Blick, bzw. man wird vom System erinnert: Was ist überfällig? Was hat man vielleicht doch mal vergessen?“
Die Anwendung ist im Unternehmen sehr individuell geregelt. FIEGE Schweiz hat ihren Mitarbeitern an den Standorten mobile Tablets bereitgestellt, um auf Timly zuzugreifen. Ob sie mit ihrem Smartphone oder dem Tablet arbeiten, bleibt in der Praxis aber ihnen überlassen. Ein Mitarbeiter möchte nur über den Stand-Computer auf Timly zugreifen? Auch das ist möglich! Andere scannen das Gerät vor Ort direkt praktisch mit ihrem Handy – jeder wie er will, lautet die Devise.
Auch den Kundenservice von Timly schätzt FIEGE Schweiz – denn Fragen werden schnell beantwortet und Feedback wird gehört. So haben die Mitarbeiter zu Beginn Verbesserungsvorschläge über die Struktur der Benutzeroberfläche und zu den Filtermöglichkeiten gegeben. Diese wurden vom Timly Team sehr zeitnah den Wünschen entsprechend umgesetzt.
„Toll finde ich, dass viele Fragen und Wünsche superschnell bearbeitet und umgesetzt wurden. Ihr habt ja jetzt auch immer noch regelmäßig Updates, da passiert ja wirklich noch viel. Das finde ich sehr positiv, da habe ich auch schon andere Erfahrungen mit Softwareanbietern oder IT-Lösungen gemacht.“
Nicole Waldner (Qualitätssicherung & Compliance)
Von der Logistik über das Facility Management bis hin zur Finanzabteilung haben alle bei FIEGE Schweiz einen Mehrwert durch die Einführung von Timly erlebt. Vor allem wird die neu gewonnene Transparenz hervorgehoben und dass alles zentral dokumentiert und nicht mehr abhängig von Einzelpersonen ist. So können Fragen von extern und auch von der Geschäftsleitung einfacher beantwortet werden. Der Wartungsplaner sorgt für eine große Erleichterung und Fristen werden eingehalten – ganz ohne Excel- oder Papiertabellen.