Video-Equipment effizient verwalten, ohne große Mühe – Timly bei DER SPIEGEL
Das Hamburger Medienunternehmen leistet stets herausragende journalistische Arbeit und zeichnet sich durch eine unabhängige Berichterstattung aus. Das Magazin DER SPIEGEL wurde 1947 gegründet und erreicht heutzutage ca. 16 Millionen Menschen wöchentlich. Um die journalistische Qualität aufrecht zu erhalten, arbeiten die Teams mit hoch spezialisierten Geräten – diese wollen effizient verwaltet werden.
SPIEGEL-Gruppe
Gründungsjahr
1947
Standorte
9 in DE, 20 weltweit
Umsatz
~275 Mio. €
Branche
Medienwirtschaft
Anzahl Mitarbeiter
~1.300
Inventarisierung
~2.000 Objekte
Die Herausforderung: Viele Teams nutzen Equipment an unterschiedlichen Standorten
In der Vergangenheit kam es bei der Verwaltung der Videokameras, sowie deren Zubehör öfter zu Schwierigkeiten. Das Equipment ist oft standortübergreifend im Einsatz, denn die Berichterstattung erfolgt immer dort, wo die Geschehnisse stattfinden.
Viele verschiedene Teams nutzen das Equipment an unterschiedlichen Standorten – oftmals auch mit recht kurzfristigen Planungsphasen. Es wurde also eine Technik benötigt, die es der Verwaltung ermöglicht, die zentralen Fragen zu den Geräten schnell und akkurat aufzurufen:
➟ Wissen, was gerade verfügbar ist und an welchem Standort
➟ Die Zustände des Equipments tracken und optimieren
➟ Wissen, wer was gerade wo einsetzt (historisch nachvollziehbar)
➟ Planen, wer welches Equipment, wann und wo braucht
➟ Insights gewinnen, durch die historischen Daten und von ihnen lernen
Die Lösung: Einfache Disposition durch scannen der Timly-Etikette am Gerät
Check-in / Check-out auf Mitarbeitende
Mit Timly wurde eine Software eingeführt, die diese zentralen Probleme löst. Durch die Check-in- / Check-out-Funktion können die Kameras, sowie das zugehörige Equipment per QR-Code-Scan ganz einfach auf die Mitarbeitenden zugewiesen werden.
Disposition
Als nächstes wurde definiert, wie eine Disposition stattfinden kann. Dabei kann der SPIEGEL nun genau planen, welches Inventar in welchen zukünftigen Zeiträumen benötigt wird (inkl. Standort-Management). Somit können die Fragen “Wer braucht was, wann und wo?” fortan per Knopfdruck beantwortet werden.
Durch die Reservierung im System können sich die Mitarbeiter:innen darauf verlassen, dass bei der Berichterstattung immer die richtige Qualität, zur richtigen Zeit, am Einsatzort gewährleistet werden kann.
Defekte tracken
Bei hoch-spezialisiertem Kamera-Equipment ist es vor allem wichtig, dass die Geräte stets funktionstüchtig bleiben. Bei Schadensmeldungen können die Mitarbeiter*innen nun durch die Timly App bequem ein Ticket erstellen und automatisiert an die zuständige Stelle beim SPIEGEL weiterleiten. Fällt beim Dreh also die Kamera runter oder geht ein Akku verloren, wird mit einem Scan der QR-Code-Etikette die sofortige Schadensmeldung (inkl. Fotos und weitere Infos) ermöglicht. So können Defekte und Mängel zeitsparend an die richtige Person weitergeleitet werden – automatisiert. In der Verwaltung kann auf diese Daten zugegriffen werden, wodurch sich eine Übersicht darüber ergibt, wie der Zustand des Inventars zu bewerten ist.
Vorwiegend genutzt:
Inventar zuweisen
Durch einen einfachen Scan der QR-Code-Etikette kann das Equipment fortan in Timly auf Mitarbeitende zugewiesen, sowie für die Zukunft disponiert werden.
Defekte tracken
Es können nun über die Timly-App schnell, zu jederzeit und von überall aus Informationen über Vorfälle mit Geräten an die richtige Person gemeldet werden.
Kurzinterview mit Anne Martin (SPIEGEL)
Warum habt ihr Euch für Timly entschieden?
Wir verwalten unser Kamera-Equipment selbst. Listen, Magnettafeln und Co. wurden schon nach kurzer Testphase nicht mehr benutzt. Meistens schrieb man in eine Teams-Chatgruppe, dass man eine Kamera und weiteres Equipment an bestimmten Tagen braucht, oder ging einfach ins Equipment-Lager und nahm sich das, was da war. Immer wieder ärgerte man sich über nicht geladene Akkus, fehlende oder defekte Teile. Und so hat eine kleine Gruppe nach einer digitalen Lösung gesucht. Timly hat uns am besten gefallen, weil die Oberfläche modern und klar ist und die Nutzung für die Redakteur*innen einfach.
Wobei hilft Euch Timly und wie nutzt Ihr die Lösung?
Timly hilft uns bei der Organisation unseres Equipments, das wir im Team selbst verwalten. Wir haben keine Ausleihstelle im Haus. Für Drehs können wir jetzt Kameras, Objektive, Stative und Co. reservieren und selbst ausleihen und zurückgeben. So sind alle Teammitglieder bei einem Blick in Timly auf dem aktuellen Stand.
Seid Ihr mit dem Produkt und Service von Timly zufrieden?
Die Zusammenarbeit mit dem Timly-Team ist immer super nett. Änderungswünsche werden angenommen und umgesetzt. Die ersten Wochen der Nutzung liefen super.