Timly IT-Dokumentation in unter 2 Minuten erklärt
Ist eine spezielle IT-Dokumentation-Software sinnvoll?
Eine IT-Dokumentation sorgt dafür, dass knapper und teurer werdende IT-Ressourcen effektiv genutzt werden. Gemeint sind damit nicht Netzwerkpläne, in denen IP-Adresse, Netzwerkname und Adressräume dokumentiert sind. Vielmehr geht es darum, Komponenten einzeln zu betrachten: Ein PC-Arbeitsplatz besteht zumeist mindestens aus einem Rechner, einem Monitor, Maus und Tastatur. Zudem ist die installierte Software relevant.
Der generalistische Ansatz einer Inventarsoftware ermöglicht es, flexible Kategorien für jegliche Art von Inventar anzulegen. Dies können Laufzeiten von Lizenzen genauso sein, wie anstehende Termine – etwa der E-Check. Damit haben Sie einen Gesamtüberblick Ihrer IT-Umgebung, die nicht nur Ihrem IT-Administrator die tägliche Arbeit erleichtert. Ihnen ermöglicht es, für Ihr IT-Management einen permanenten Überblick über den eigenen Bestand und entstehende Kosten zu behalten.
Es gibt Software, die maßgeschneidert für das Führen einer IT-Dokumentation ist. Diese ist genau an die Bedürfnisse der typischen IT-Infrastruktur angepasst. Ein Schwerpunkt solcher Software ist es häufig, die Rollen eines Rechners im Netzwerk abzubilden. Auch Details wie installierte Betriebssysteme und Konfigurationen lassen sich in der Regel hinterlegen. Das ist nützlich innerhalb von IT-Abteilungen. Für einen Gesamtüberblick des Inventars im Unternehmen taugt dies aber nur bedingt.
Hier wäre unweigerlich eine Doppel-Erfassung notwendig, wenn nicht permanent Einzelabfragen an die IT-Services des Unternehmens gestellt werden sollen. Servicetermine betreffen beispielsweise Inventar aller Art. Nur wenn sie zentral an einer Stelle verwaltet werden, lassen sie sich von einzelnen Verantwortlichen überwachen und koordinieren. Zudem macht es wenig Sinn, IT-Hardware getrennt von sonstigen Werkzeugen und Inventargegenständen zu betrachten.
IT-Dokumentation – PDF, Excel und Co.
Ob die Anschaffung einer digitalen Inventarverwaltung und IT-Dokumentation zweckmäßig ist, hängt sicherlich vom konkreten Einzelfall ab. Eine Übersicht zu erstellen, lässt sich beispielsweise auch mit Dokumenten unterschiedlichen Formats realisieren. Reine Textdateien und PDF-Dokumente haben allerdings den Nachteil, dass sie eher statisch sind. Sie taugen ohne Frage zum einmaligen Erfassen und Abspeichern von Informationen.
Doch eine IT-Dokumentation ist etwas höchst dynamisches. Manche Komponenten sind eher Verbrauchsmaterial, andere verändern ihre Merkmale wie zugeordnete Standorte und Nutzer permanent. Entsprechend besteht die Gefahr, dass eine solch starre IT-Dokumentation schon nach kurzer Zeit nicht mehr aktuell ist. Zudem werden einzelne Dokumente schnell unübersichtlich, wenn sie eine bestimmte Größe überschreiten.
Excel ist ein höchst universelles und etabliertes Werkzeug. Es ist durchaus möglich, damit datenbankähnliche Arbeitsblätter zu erstellen, die auch zur Erfassung unterschiedlicher Inventargegenstände taugen können. Allerdings ist Excel letztlich nicht für einen bestimmten Anwendungszweck konzipiert. Mehrbenutzerfähigkeit und Zugriffe über das Netzwerk funktionieren nur eingeschränkt.
Ein Zugriff mit Mobilgeräten scheitert schon an fehlender Übersichtlichkeit. Komplizierte Handhabungen sorgen für Fehler und im schlechtesten Fall auch für fehlende Akzeptanz bei Mitarbeitern. Wenn die Aktualisierung der IT-Dokumentation mit zu hohem Aufwand verbunden ist, besteht die Gefahr, dass diese aus Zeitmangel unterbleibt.
Für manche Anwendungszwecke gibt es großartige Open-Source-Software, die ergänzend eingesetzt werden kann. Diese hat den Vorteil, dass sie nichts kostet und der Quellcode frei zugänglich ist. Das sorgt für Transparenz und Vertrauen. Wenn Sie allerdings Schlüsselfunktionen Ihres Unternehmens mit Open-Source-Software belegen, besteht das Risiko, dass im Fehlerfall kein Support erreichbar ist.
Auch fehlende Updates oder das Einstellen von Projekten aus Zeitmangel der Entwickler sind realistische Szenarien, mit denen Sie sich im Vorfeld auseinandersetzen sollten. Aus diesen Gründen kann eine kostenpflichtige spezialisierte Software für die Inventarisierung und IT-Dokumentation am Ende die wirtschaftlichste Lösung für Ihre IT-Operations sein.
Zentrale Inventarverwaltung
Individuelle Einrichtung
Inventar zuweisen & disponieren
Integrierter Barcode-Scanner
Wartungs- & Service Management
Leistung & Defekte tracken
Benutzer- & Rollenverwaltung
GPS Standorte aufzeichnen
Flexibilität als Stärke einer digitalen Inventarverwaltung
Inventarsoftware wie Timly verfolgt den Ansatz, dass sämtliches Inventar eines Unternehmens, einer öffentlichen Einrichtung oder einer Behörde als Betriebsmittel erfasst werden kann. Das beginnt bei Möbeln, setzt sich fort über Maschinen, Werkzeuge sowie Fahrzeuge und beinhaltet auch sämtliche Hard- und Software eines Unternehmens. Bei der Erfassung kann jeder Gegenstand einer Kategorie zugeordnet werden.
Entsprechend werden auch nur solche Informationen erfasst, die für den speziellen Zweck erforderlich sind. Andererseits sind der Dokumentation keine Grenzen gesetzt. Es können alle sinnvollen Parameter und Details hinterlegt werden. Dazu zählen beispielsweise Bedienungsanleitungen und Lizenzlaufzeiten.
Das Speichern der IT-Dokumentation in einer zentralen Datenbank sorgt dafür, dass die enthaltenen Informationen optimal ausgewertet und verknüpft werden können. Auf diese Weise ist es einfach möglich, Suchen im Datenbestand durchzuführen. Abfragen mit Filterungen lassen sich über das gesamte Inventar ausweiten. Dies bietet Möglichkeiten, wie einen zentralen Wartungsplaner, in dem anstehende Wartungs- und Servicetermine übergreifend für alle Kategorien angezeigt werden können.
Bei einer dezentralen Erfassung müssten hierfür mehrere Quellen durchsucht oder eine separate Dokumentation geführt werden. Weitere wichtige Informationen für die Analyse von Effizienz einzelner Betriebsmittel werden aufgrund der datenbankbasierten Ablage mit wenig Aufwand zur Verfügung gestellt.
Notwendige Features einer Inventarsoftware
Zentraler, netzwerkbasierter Speicherort
Der Datenbestand muss von unterschiedlichen Standorten im und außerhalb des Unternehmens oder der Behörde zugreifbar sein. Hierfür bietet sich die Cloud-basierte und DSGVO-konforme Lösung einer Software wie Timly an.
Jeder berechtige Mitarbeiter kann über das Internet Informationen abrufen, ergänzen und Meldungen hinterlegen. Auf diese Weise ist ein Zugriff auch aus Produktionsstätten und von unterwegs aus möglich. Dies ist eine wesentliche Voraussetzung, um den Datenbestand immer auf dem aktuellen Stand zu halten.
Nutzerverwaltung mit Berechtigungssystem
Jeder Mitarbeiter sollte nur auf die Angaben zugreifen können, die er für die Erfüllung seiner Aufgabe benötigt. Dies erleichtert das Finden von notwendigen Informationen und wird dem Datenschutz-Prinzip der Datensparsamkeit gerecht. Timly arbeitet mit einem feingranularen Berechtigungssystem, um diese Anforderungen zweckmäßig zu erfüllen.
Intuitive Bedienbarkeit und Optimierung für Mobilgeräte
Ideal sind parallele Zugriffsmöglichkeiten. In der Verwaltung bietet der Browser-basierte Zugriff eine gute Übersichtlichkeit auf großen Bildschirmen. Im Außendienst oder auf Baustellen hilft eine spezielle App wie die von Timly dabei, auf die Dokumentation zuzugreifen und in Echtzeit wichtige Informationen zur Verfügung stellen zu können.
Individualisierte Erfassung von Gegenständen
Nicht jedes Arbeitsmittel verfügt über Individualmerkmale. Daher hilft ein ausdruckbarer QR-Code, der mit platzsparenden Aufklebern direkt auf dem Gegenstand angebracht wird, dabei, jeden Gegenstand unterscheidbar zu erfassen.
Danach lässt sich dessen Profil übrigens auch per Einscannen des QR-Codes, etwa mit der Smartphone-App von Timly, aufrufen.
IT-Dokumentation Beispiel
Mit einem für die Inventarisierung optimierten Programm wie Timly sind Sie in der Lage, die gesamte IT-Dokumentation einschließlich des Configuration Management abzudecken. Bei der Inbetriebnahme kann Ihre IT-Abteilung jegliche Komponenten und Software-Lizenzen einzeln erfassen und später Räumen, Nutzern und anderen Gegenständen zuordnen. Bei der Ersterfassung erhält jede Komponente einen individuellen QR-Code.
Entsprechend Ihrer Anforderungen lassen sich dann alle notwendigen Informationen hinterlegen, etwa auch ein Dokument mit Konfigurationsmerkmalen wie Netzwerknamen und IP-Adresse. Die Übergabe von Arbeitsmitteln unter Mitarbeitern kann einfach über die App dokumentiert werden. Ebenso lassen sich Gegenstände jederzeit ihren vorgesehenen Standorten und Verantwortlichen zuordnen.
Mit einer effizienten Inventarsoftware wird die IT-Dokumentation für Ihre Mitarbeiter ganz einfach
Wichtige Informationen, etwa auslaufende Lizenzlaufzeiten, werden sowohl zentral in der Verwaltung angezeigt, als auch dem verantwortlichen Mitarbeiter in der Timly-Software. Defekte können direkt in der App gemeldet werden. Dies ist für Mitarbeiter hilfreich, die möglicherweise außerhalb der Dienstzeiten der IT-Abteilung arbeiten.
Die Administratoren hingegen haben ein zentrales Werkzeug, mit dem sie sich anstehende Wartungsarbeiten und gemeldete Störungen anzeigen lassen können. Auch beim Rollout neuer Hard- und Software ist die tagesaktuelle Erfassung von Informationen wie Standort und verantwortliche Mitarbeiter hilfreich. IT-Administratoren haben die Möglichkeit, sich etwa eine Übersicht bestimmter Gerätetypen ausgeben zu lassen. Zeitaufwändiges Suchen und Verknüpfen notwendiger Informationen entfallen.
IT-Dokumentation als Teil des Ganzen
Für jedes Gerät erfolgt eine Dokumentation wichtiger Ereignisse über die gesamte Nutzungsdauer. Dies entspricht einer elektronischen Akte für jede einzelne Komponente. Das erleichtert Analysen aller Art und optimiert Abläufe. Bei anstehenden Kontrollen kann der zuständige Mitarbeiter beispielsweise alle notwendigen Informationen und Dokumente abrufen. Aber auch für übergeordnete Planungen, etwa dem Erstellen eines „Management Plan“, ist die zentralisierte Sammlung aller notwendigen Informationen hilfreich und letztlich zeitsparend.
Es ist nicht effektiv, die IT-Dokumentation losgelöst von der Verwaltung sonstiger Ressourcen und Werkzeugen zu betrachten. Letztlich handelt es sich bei der IT ebenfalls nur um Arbeitsmittel, die in Ihrem Unternehmen oder Ihrer Institution zur Erfüllung der Aufgaben notwendig sind. Steht Inventar nicht zur Verfügung oder ist es nicht einsatzbereit, behindert dies Arbeitsabläufe. Die Inventarsoftware von Timly erfüllt alle Anforderungen an eine moderne IT-Dokumentation.
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