Werkzeuge, Fristen und Mitarbeiter: HAUSER verwaltet alles digital mit Timly

Die Firma HAUSER mit Hauptsitz in Linz ist mit 75 Jahren Erfahrung weltweit erfolgreicher Komplett-Anbieter für Kühlmöbel und Kältetechnik. Vom Projektmanagement bis zum Service begleitet HAUSER seine Kunden über die gesamte Lebensdauer der Anlagen hinweg. Mit einer digitalen Lösung werden Werkzeugverwaltung, Wartungen und Mitarbeiter-Schulungen immer im Auge behalten.

Timly optimiert die Werkzeugverwaltung in der HAUSER-Zentrale in Linz

Timly bei Hauser 2

HAUSER Kühlmöbel und Kältetechnik GmbH

Gründungsjahr

1946

Anzahl Mitarbeiter

~1.200

Länder

15 weltweit

Branche

Kältetechnik

Umsatz

~355 Mio. €

Inventarisierung

~8.000 Objekte

Die Herausforderung: Werkzeuge und Fristen im Blick behalten sowie Ausfallzeiten reduzieren

Die Firma HAUSER stattet ihre Kunden, wie z.B. große Supermarktketten oder auch Tankstellen, mit Kühlregalen, Theken und Kältetechniksystemen aus und bietet einen kompletten Service (inklusive Gebäudetechnik) dazu an. Der Überblick über Werkzeuge und Fristen ist dabei essenziell. Dank Timly weiß jeder nun ganz genau, welches Equipment sich in welchem Fahrzeug befindet.

Timly bei HAUSER in Linz 1

Seit Ende 2021 verwaltet Firma HAUSER ihre Werkzeuge und Fristen sowie Mitarbeiterschulungen mit der Timly-Software

Vor einer digitalen Lösung herrschte keine absolute Transparenz, da Materialien erst, wenn jemand das Unternehmen verlässt, zurückgegeben wurden. Dies führte u.a. zum Verlust von kostenintensiven Werkzeugen. Mit Timly’s Barcode-Etiketten ist auch dies kein Problem mehr.

Vor Timly waren gerade die Ausfallzeiten von defekten Geräten sehr hoch. Es dauerte circa zwei bis drei Wochen bis ein defektes Gerät wieder verfügbar war, obwohl die effektive Reparaturzeit nur zwei Tage betrug. Wenn ein Monteur einen Defekt per E-Mail meldete, dauerte es länger als nötig bis sich jemand dafür zuständig fühlte und das Gerät auf dem Postweg war.

Zudem war nicht klar, welche Geräte von wem repariert werden und wann die Prüfpflichten für Geräte oder TüV-Zertifikate abliefen. Eine Übersicht über Zertifizierungen und anstehende Schulungen der Mitarbeiter gab es nicht.

Es musste also eine digitale Inventarverwaltung her, die all das lösen konnte.

Die Lösung: Digitale Werkzeugverwaltung in Kombination mit elektronischer Personalakte

Inventarverwaltung gut im Unternehmen integriert

Bei der Auswahl einer geeigneten Lösung hat sich Timly hervorgehoben, da die Software genau das vereint, was Firma HAUSER benötigt: Eine Inventarverwaltung, die aber gleichzeitig die Verbindung zu den Mitarbeitern herstellt und auch Schulungen abbildet. – Hier ist beides in einem System vereint!

In einer Online-Präsentation konnte sich die Firma HAUSER ein Bild von den Funktionen der Timly-Software machen und lies sich gleich danach eine Demo-Version freischalten. Hier wurden die Mitarbeiter selber aktiv und konnten die Lösung ausgiebig testen.

Die Akzeptanz im Unternehmen war laut Sascha Gusenbauer von Beginn an sehr hoch. Die Mitarbeiter haben gleich selber „herumgespielt“ und geschaut, was man mit Timly alles machen kann. Es wurden Artikel und Fahrzeuge angelegt, Vorlagen-Objekte erstellt und Mitarbeiter hinterlegt…

Werkzeuge verwalten in Timly - HAUSER

In wenigen Scans zur effizienten Werkzeugverwaltung

Die Demoversion mit den schon angelegten Objekten konnte später direkt übernommen werden, sodass Firma HAUSER einen fließenden Übergang von der Testphase zur operativen Anwendung hatte. Nun wurden alle Geräte mit QR-Codes ausgestattet und einmalig erfasst.

„Der einmalige Aufwand war meines Erachtens überschaubar. Natürlich, wenn man im Nachhinein eine Ordnung will, muss man im Vorhinein ein bisschen Zeit investieren, aber die Zeit macht man im täglichen Gebrauch mit Timly ganz bestimmt wieder gut.“
Sascha Gusenbauer, Teamleiter Disposition Montage

Werkzeug mobil verwalten

Jeder Mitarbeiter hat nun auf seinem Handy einen Zugang zu Timly und kann damit sehr einfach den QR-Code des Gerätes vor Ort abscannen. Dadurch kann er alle wichtigen Informationen sowie auch Dokumente und Wartungsfristen mobil im Wartungsplaner einsehen und verwalten.

Defekte schnell und einfach bearbeiten

Auch Defekte können nun sehr schnell erfasst werden. Der Mitarbeiter vor Ort scannt den jeweiligen QR-Code und sendet einfach eine Defektmeldung, die automatisch an den zuständigen Kollegen verschickt wird.

Wenn solch eine Defektmeldung beim Verantwortlichen eintrifft, kann dieser direkt die Ausgabe eines Leihgerätes in die Wege leiten, Ersatzteile bestellen oder mit dem Techniker in Kontakt treten. So werden Ausfallzeiten verringert und es wird effektiv eine Menge Zeit gespart.

Vorwiegend genutzt:

Timly bei Hauser 3

Wartungen planen

Dank dem Wartungsplaner mit zentralisierter Übersicht wird man über Geräteprüfungen automatisch benachrichtigt und kann alle vorgegebenen Sicherheitsstandards einhalten.

Timly bei Hauser 4

Mitarbeiter-Fähigkeiten im Blick

Mit der Digitalen Personalakte werden Schulungen und Zertifikate effizient verwaltet, sodass Mitarbeiter mit speziellen Fähigkeiten schnell gefunden werden können.

Kurzinterview mit Sascha Gusenbauer (HAUSER)

Hauser in Linz mit Timly Team

Von links: Alexander Winter, Ninja Kruschewski, Sascha Gusenbauer, Johannes Pfeiffer, Patrik Hirscher

Warum habt ihr Euch für Timly entschieden?

Wir haben uns für Timly entschieden, da wir durch den Einsatz einer digitalen Lösung nun einen detaillierten Überblick über all unsere Gerätschaften haben und jederzeit wissen, wer diese gerade mit sich führt. Die Ausfallzeiten haben sich durch das einfache Defekt-Meldesystem sehr stark verringert.

Wobei hilft Euch Timly und wie nutzt Ihr die Lösung?

Durch die Inventar-Software von Timly schaffen wir es, den Aufwand für Wartungsmanagement drastisch zu reduzieren. Wir können sicher Erfolge verzeichnen, gerade was Reparaturzeiten angeht. Hier sind wir von Wochen auf Tage herunter-geschrumpft und können Werkzeuge und Artikel direkt an den Monteur ausgeben. Auch der Aufwand für Wartungsmanagement hat sich stark reduziert und Prüffristen sind nun kein leidiges Thema mehr, da sie sehr überschaubar in Timly abgebildet werden.

Was ist eine wichtige Funktion für euch bei Timly?

Eine für uns sehr wichtige Funktion ist die digitale Personalakte, die uns bei der Mitarbeiterverwaltung bezüglich Schulungen hilft. Jede Schulung, jede Weiterbildung hat normalerweise auch ein Ablaufdatum – das haben wir perfekt getrackt und wissen, wann wir den Mitarbeiter wieder zur Schulung oder zur Weiterbildung schicken müssen.

Durch die einfache Filterung nach Mitarbeitern oder Fähigkeiten lässt sich schnell der geeignete Mitarbeiter finden. Dass wir beispielweise die Servicekoordinatoren raussuchen müssen, ist eine alltägliche Situation bei uns: Welchen Mitarbeiter können wir für was einplanen. Timly das perfekte Tool, um herauszufinden, wer der richtige Mitarbeiter für welchen Anwendungsfall ist.

Die Zuweisung der Geräte auf Mitarbeiter und die Check-in/Check-out-Funktion hat für mehr Überblick gesorgt und auch das Verantwortungsbewusstsein der Mitarbeiter steigen lassen. So konnten wir nicht nur Zeit einsparen, sondern auch Geräte-Verluste vermeiden.

Für uns hat sich das Investment sicher gelohnt. Viele Werkzeuge, die früher einfach verschwunden sind oder weg waren, bleiben jetzt im Inventar und wir wissen immer genau, wo sie sind, da sie nun stets fristgerecht zurückgegeben werden.

Profitieren auch Sie von der digitalen Inventarverwaltung