Digital in die Zukunft: Timly im Einsatz an 250 Euromaster Service-Standorten

Im Februar 2022 durfte das Timly-Team die Verantwortlichen der Geschäftsleitung für die Digitalisierung auf Ihrer Reise durch Süddeutschland begleiten und gewann so intensive Einblicke über den weiteren Verlauf bei der Anwendung der Timly Inventarverwaltung Software an rund 250 Standorten.

Timly und Euromaster Intro

Euromaster GmbH

Gründungsjahr

1991

Standorte

335

Umsatz

~245 Mio. €

Branche

Reifen- & Autoservice

Anzahl Mitarbeiter

~1.900

Inventarisierung

~20.000 Objekte in 2022

Die Herausforderung: Aufwand minimieren durch verbesserte Informationslage

Zu Beginn entstand die zentrale Frage, wie das Inventar an rund 250 Standorten von rund 100 Franchise-Nehmern der Euromaster GmbH im In- und Ausland durch eine digitale Plattform effizient miteinander verknüpft werden kann.
Geräte und Maschinen werden in Timly inventarisiert

Seit Ende 2021 digitalisiert Euromaster rund 250 Standorte mit der Timly Inventar Software

Doch dem „wie“ stand noch das „ob“ voraus: Zahlreiche listen (Excel), aus unterschiedlichen Perioden und von unterschiedlichen Personen gepflegt ergaben für die Geschäftsleitung schon lange kein allzu klares Bild mehr. Doppelte Einträge, teilweise seltsame Bezeichnungen, sowie Datenleichen machten saubere Analysen bezüglich des Verbleibs und Zustand der Geräte, Werkzeuge und Maschinen unmöglich. Da manuelle Eingaben in Excel-Listen, über mehrere Perioden hinweg erfolgten, gab es beispielsweise unterschiedliche Maschinen-Bezeichnungen für die exakt selbe Maschine.

Die Datenqualität ist Euromaster aber extrem wichtig, denn TÜV & co. führen regelmäßige Audits an den Service-Standorten durch. Wenn die richtigen Informationen nicht zur richtigen Zeit vorgelegt werden können, dann kann ein solches Audit eine ganze Filiale für mehrere Tage lahmlegen. Hierbei geht es vor allem um die Betriebsmittelprüfung nach Sicherheit und Tauglichkeit, Prüfung der Dokumentation von Services- & Reparaturen, zugehörige Dokumente, Rechnungskontrolle und viele Weitere.

Durch eine zentralisierte Übersicht und effizientere Datenpflege, soll eine bessere Informationslage entstehen und dadurch der Aufwand und die Kosten erheblich vermindert werden.

Die Lösung: Dezentrale Datenerfassung bringt zentralisiert die Übersicht

Datenimport

Schnell wurde klar, dass Euromaster initial und einmalig noch einen Aufwand für die Datenaufbereitung haben wird. Dies ist jedoch wichtig, damit die Inventar-Daten auch sauber in das Timly System importiert werden können. Dabei werden vor allem Kategorien miteinander gematched und Vorlagen für die Datenaufnahme für alle Standorte erstellt. Ziel ist es dabei, jegliche Details wie Seriennummern, Maschinen Bezeichnungen, Zustände und Standorte des Inventars korrekt zu importieren.

Bei der zukünftigen Datenaufnahme kommt es auf die Zusammenführung von Objektinfos an. Auch die dezentrale Erfassung von Reparaturen & Services an den einzelnen Standorten (über die Inventar App) kann durch die Timly Software, durch Standardisierung, deutlich vereinfacht werden.

Maschinenwartung einfach gemacht in Timly

Über die QR-Code Etiketten auf den Geräten, können Mitarbeiter schnell Informationen einsehen und erfassen

Wartungen & Services verwalten

Durch das Wartungsplaner & Service-Management Modul in Timly können zukünftige Reparaturen effizienter verwaltet werden. Der Integrierte Fristenplaner erlaubt es, die notwendigen Sicherheitsprüfungen der zahlreichen Geräte und Maschinen an zentraler Stelle im Blick zu behalten (Compliance!). Hierbei wird differenziert zwischen zeitlich-abhängigen und -unabhängigen Vorkommnissen, wie wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Fristen.

Schadensmeldungen an Servicepartner sollen automatisiert werden, was eine Herausforderung darstellt: Die Timly Software muss für die verschiedenen Kategorien die zahlreichen Servicepartner verfügbar machen und selektieren wer für welchen Schaden zuständig ist. Garantielaufzeiten müssen hierfür stets im Blick behalten werden.

Dokumentenverwaltung

Hinzu kommt eine effiziente Dokumentenverwaltung für das Inventar. Zu den Geräten, die an den Standorten zum Einsatz kommen, gibt es natürlich dutzende digitale Dateien, wie Handbücher, Sicherheitshinweise, Protokolle, sowie Rechnungen – über mehrere Jahre hinweg angesammelt. Diese können in Timly zu jedem Gerät hinterlegt und -abhängig von den Zugriffsrechten- zugänglich gemacht werden.

Rollenkonzepte

Neben den „Power Usern“ ist es für Euromaster wichtig, individualisierte Nutzerberechtigungen auszuarbeiten und Rollenkonzepte für die verschiedenen Mitarbeiter-Typen zu erstellen. Da eine dezentralisierte Datenaufnahme in das Timly System geplant ist, sollen Probleme wie „aus Versehen löschen“ und „falsche Eingabe“ unbedingt verhindert werden. Der normale Benutzer am Standort muss eine individuelle Berechtigung bekommen, um Seriennummern und Barcodes zu Maschinen hinzufügen zu können, sowie Standardeingaben zu erfassen.

Hauptsächlich genutzt:

Timly bei Euromaster 1

Wartungs- & Service-Management

Durch die zentralisierte Übersicht von Vorgängen im Service-Management, kann die Geschäftsleitung ein Echtzeit-Bild über das Anlagevermögen erhalten.

Timly bei Euromaster 2

Compliance gewährleisten

Durch die neue Übersichtlichkeit über Daten, Vorgänge und Dokumente über Geräte, Werkzeuge und Maschinen, erzielt Eurmoaster mehr operationelle Effizienz.

Ergebnis: Individualisierung der Produkt-Roadmap

Durch den Austausch bei der gemeinsamen Implementierung vor Ort, ergab sich viel spannendes Feedback von Seiten Euromaster. Genau das ist es auch, was die Timly Software ausmacht – unser Produkt entwickelt sich stetig anhand der Anwendungsfälle und Verbesserungsvorschläge der Kunden weiter.
Anlagenwartung im Timly Wartungsplaner

Noch im Sommer 2022 ist die vollständige Implementierung der Timly Software an den rund 250 Standorten geplant

Doch jede Kundenanwendung ist individuell: Bei Euromaster stachen vor allem die Entdeckungen für neue Funktionen und Aspekte im Bezug auf Rollenkonzepte, Zugriffe und Zuständigkeiten, Schadensmeldungen, sowie Compliance hervor. Was sich daraus ergibt ist eine Inventar-Komplettlösung für die individualisierte Anwendung der Euromaster GmbH.

Im Verlaufe der Gespräche und Anwendung vor Ort wurde sehr schnell auch die Wichtigkeit weiterer Ideen und Erkenntnisse deutlich, die sich aus der Nutzung von Timly abzeichnen. Durch die Räume & Container-Funktion kann Euromaster zukünftig die örtlichen Gegebenheiten pro Standort digital abbilden und dadurch viel effizientere Planungen anstrengen:

Wie viele Quadratmeter hat welcher Standort?
Welche Durchfahrtshöhe haben die Garagen?
Welche speziellen Bühnen sind an welchem Standort im Einsatz?

Daraus ergibt sich das Potenzial, zukünftig einen noch besseren Service gegenüber den Kunden anbieten zu können und langfristig konkurrenzfähig zu bleiben. Die Zukunft ist digital. Die Zukunft ist Euromaster!

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