Digital in die Zukunft: Timly im Einsatz an 250 Euromaster Service-Standorten
Im Februar 2022 durfte das Timly-Team die Verantwortlichen der Geschäftsleitung für die Digitalisierung auf Ihrer Reise durch Süddeutschland begleiten und gewann so intensive Einblicke über den weiteren Verlauf bei der Anwendung der Timly Inventarverwaltung Software an rund 250 Standorten.
Euromaster GmbH
Gründungsjahr
1991
Standorte
335
Umsatz
~245 Mio. €
Branche
Reifen- & Autoservice
Anzahl Mitarbeiter
~1.900
Inventarisierung
~20.000 Objekte in 2022
Die Herausforderung: Aufwand minimieren durch verbesserte Informationslage
Seit Ende 2021 digitalisiert Euromaster rund 250 Standorte mit der Timly Inventar Software
Doch dem „Wie“ stand noch das „Ob“ voraus: Zahlreiche Listen (Excel), aus unterschiedlichen Perioden und von unterschiedlichen Personen gepflegt, ergaben für die Geschäftsleitung schon lange kein allzu klares Bild mehr. Doppelte Einträge, teilweise seltsame Bezeichnungen, sowie Datenleichen machten saubere Analysen bezüglich des Verbleibs und Zustand der Geräte, Werkzeuge und Maschinen unmöglich. Da manuelle Eingaben in Excel-Listen, über mehrere Perioden hinweg erfolgten, gab es beispielsweise unterschiedliche Maschinen-Bezeichnungen für die exakt selbe Maschine.
Die Datenqualität ist Euromaster aber extrem wichtig, denn TÜV & co. führen regelmäßige Audits an den Service-Standorten durch. Wenn die richtigen Informationen nicht zur richtigen Zeit vorgelegt werden können, dann kann ein solches Audit eine ganze Filiale für mehrere Tage lahmlegen. Hierbei geht es vor allem um die Betriebsmittelprüfung bezüglich Sicherheit und Tauglichkeit, Prüfung der Dokumentation von Services- & Reparaturen, sowie zugehörige Dokumente, Rechnungskontrolle und viele weitere Überprüfungen.
Durch eine zentralisierte Übersicht und effizientere Datenpflege, soll eine bessere Informationslage entstehen und dadurch der Aufwand und die Kosten erheblich vermindert werden.
Die Lösung: Dezentrale Datenerfassung bringt zentralisiert die Übersicht
Datenimport
Schnell wurde klar, dass Euromaster initial und einmalig noch einen Aufwand für die Datenaufbereitung haben wird. Dies ist jedoch wichtig, damit die Inventar-Daten auch sauber in das Timly System importiert werden können. Dabei werden vor allem Kategorien miteinander gematched und Vorlagen für die Datenaufnahme für alle Standorte erstellt. Ziel ist es dabei, jegliche Details wie Seriennummern, Maschinen Bezeichnungen, Zustände und Standorte des Inventars korrekt zu importieren.
Bei der zukünftigen Datenaufnahme kommt es auf die Zusammenführung von Objektinfos an. Auch die dezentrale Erfassung von Reparaturen & Services an den einzelnen Standorten (über die Inventar App) kann durch die Timly Software, durch Standardisierung, deutlich vereinfacht werden.
Über die QR-Code Etiketten auf den Geräten, können Mitarbeiter schnell Informationen einsehen und erfassen
Wartungen & Services verwalten
Durch das Wartungsplaner & Service-Management Modul in Timly können zukünftige Reparaturen effizienter verwaltet werden. Der Integrierte Fristenplaner erlaubt es, die notwendigen Sicherheitsprüfungen der zahlreichen Geräte und Maschinen an zentraler Stelle im Blick zu behalten (Compliance!). Hierbei wird differenziert zwischen zeitlich-abhängigen und -unabhängigen Vorkommnissen, wie wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen Fristen.
Schadensmeldungen an Servicepartner sollen automatisiert werden, was eine Herausforderung darstellt: Die Timly Software muss für die verschiedenen Kategorien die zahlreichen Servicepartner verfügbar machen und selektieren wer für welchen Schaden zuständig ist. Garantielaufzeiten müssen hierfür stets im Blick behalten werden.
Dokumentenverwaltung
Hinzu kommt eine effiziente Dokumentenverwaltung für das Inventar. Zu den Geräten, die an den Standorten zum Einsatz kommen, gibt es natürlich dutzende digitale Dateien, wie Handbücher, Sicherheitshinweise, Protokolle, sowie Rechnungen – über mehrere Jahre hinweg angesammelt. Diese können in Timly zu jedem Gerät hinterlegt und – abhängig von den Zugriffsrechten – zugänglich gemacht werden.
Rollenkonzepte
Neben den „Power Usern“ ist es für Euromaster wichtig, individualisierte Nutzerberechtigungen auszuarbeiten und Rollenkonzepte für die verschiedenen Mitarbeiter-Typen zu erstellen. Da eine dezentralisierte Datenaufnahme in das Timly System geplant ist, sollen Probleme wie „aus Versehen löschen“ und „falsche Eingabe“ unbedingt verhindert werden. Der normale Benutzer am Standort muss eine individuelle Berechtigung bekommen, um Seriennummern und Barcodes zu Maschinen hinzufügen zu können, sowie Standardeingaben zu erfassen.
Vorwiegend genutzt:
Wartungen planen
Durch die zentralisierte Übersicht von Vorgängen im Service-Management, kann die Geschäftsleitung ein Echtzeit-Bild über das Anlagevermögen erhalten.
Compliance gewährleisten
Durch die neue Übersichtlichkeit über Daten, Vorgänge und Dokumente über Geräte, Werkzeuge und Maschinen, erzielt Euromaster mehr operationelle Effizienz.
Ergebnis: Individualisierung der Produkt-Roadmap
Noch im Sommer 2022 ist die vollständige Implementierung der Timly Software an den rund 250 Standorten geplant
Doch jede Kundenanwendung ist individuell: Bei Euromaster stachen vor allem die Entdeckungen für neue Funktionen und Aspekte im Bezug auf Rollenkonzepte, Zugriffe und Zuständigkeiten, Schadensmeldungen, sowie Compliance hervor. Was sich daraus ergibt ist eine Inventar-Komplettlösung für die individualisierte Anwendung der Euromaster GmbH.
Im Verlaufe der Gespräche und Anwendung vor Ort wurde sehr schnell auch die Wichtigkeit weiterer Ideen und Erkenntnisse deutlich, die sich aus der Nutzung von Timly abzeichnen. Durch die Räume & Container-Funktion kann Euromaster zukünftig die örtlichen Gegebenheiten pro Standort digital abbilden und dadurch viel effizientere Planungen anstrengen:
Wie viele Quadratmeter hat welcher Standort?
Welche Durchfahrtshöhe haben die Garagen?
Welche speziellen Bühnen sind an welchem Standort im Einsatz?
Daraus ergibt sich das Potenzial, zukünftig einen noch besseren Service für die Kunden anbieten zu können und langfristig konkurrenzfähig zu bleiben. Die Zukunft ist digital. Die Zukunft ist Euromaster!