Eine nahtlose Integration
COBUS Systems
Gründungsjahr
1992
Hauptsitz
Rheda-Wiedenbrück
Branche
IT
Inventarisierung
2.000
Die Herausforderung: Eine große Anzahl von Assets verwalten
Dennis Werner, Leiter von COBUS Systems
COBUS Systems, eine Division der COBUS Gruppe, ist seit über 30 Jahren ein bedeutender Akteur im Bereich IT-Managed-Services. Das Unternehmen unterstützt seine Kunden mit einer Vielzahl von Lösungen, um eine robuste, stabile, sichere und skalierbare IT-Infrastruktur zu schaffen: Von Managed Services über Microsoft 365-Integration bis hin zu Cloudlösungen aus der Windkraftanlage.
Als 360°-Anbieter verwaltet Cobus Systems täglich eine große Anzahl von . Dabei ging es hauptsächlich um IT-Assets, die mit Lansweeper zur Netzwerkerkennung erfasst und in umfangreichen Tabellen verwaltet wurden. Neben IT-Assets hat die COBUS jedoch auch andere Arten von Inventar zu verwalten – von Büromöbeln über Arbeitsgeräte bis hin zu Maschinen. Je mehr Inventar zu verwalten war, desto unübersichtlicher wurden die Excel-Tabellen, mit denen COBUS arbeitete.
Zudem brachte die manuelle Verwaltung von IT- und anderem Inventar eigene Herausforderungen mit sich, darunter Anfälligkeit für Fehler und Engpässe, wenn Mitarbeiter abwesend oder mit anderen Projekten beschäftigt waren und die Tabellen daher nicht auf dem neuesten Stand gehalten werden konnten.
Hier kommen die glücklichen Zufälle ins Spiel. Auf der Suche nach einer Inventarverwaltungslösung stieß COBUS auf Timly und war direkt von den Möglichkeiten beeindruckt. Besonders erfreut waren sie, als sie erfuhren, dass Timly eine API-Integration mit Lansweeper anbietet, einem Unternehmen, mit dem COBUS bereits bestens vertraut war. COBUS hatte Lansweeper bereits als leistungsstarke IT-Discovery- und Bestandslösung für IT-, OT- und IoT-Geräte implementiert – nur wenige Monate bevor Lansweeper und Timly Partner wurden.
Danach war die Entscheidung von COBUS klar: Eine Implementierung von Timlys Inventarverwaltungssoftware war die Lösung. Dies markierte den Beginn einer großartigen Zusammenarbeit zwischen COBUS, Lansweeper und Timly.
Die Lösung: Die Integration des starken Duos Lansweeper + Timly in die Arbeitsprozesse
Die Implementierung von Timly als integrierte Inventarverfolgungslösung mit Lansweeper bedeutete für COBUS die Migration von Lansweeper von der Vor-Ort-Lösung in die Cloud. Sie verbanden Timly und Lansweeper über die API, bereinigten ihre Inventarsdaten und importierten dann bei der ersten Integration bereits etwa 1.000 Assets in Timly.
Die Integration von Lansweeper und Timly hat das Inventarmanagement von COBUS erheblich vereinfacht, sodass sie diese Systeme auch an ihre Endkunden weitergeben konnten. In dieser Hinsicht lieferte Timlys Inventarisierungssoftware das fehlende Puzzlestück in den umfassenden Managed Services von COBUS.
„Durch die Automatisierung habe ich immer einen aktuellen Überblick über alle Unternehmensbestände, und das vollständig, während man bei der herkömmlichen Excel-Methode oft nur annimmt, wo sich ein Gerät befindet, dorthin geht, hofft, dass es noch da ist, und diese Daten dann aktualisiert.“ (Stefan Krause – Channel Manager bei Lansweeper)
Timly bietet mit einem Klick einen ganzheitlichen Überblick über das gesamte IT-Inventar
So funktioniert die Integration: Lansweeper scannt die IT-Infrastruktur, um alle mit dem Netzwerk verbundenen Assets zu erkennen und zu katalogisieren. Diese IT-Discovery-Daten können mit nur wenigen Klicks in die Timly-Plattform übertragen werden. Dies bereichert die Timly-Inventardatenbank enorm mit detaillierten und automatisierten Einträgen über IT-Geräte, wodurch Fehler wie falsche Seriennummern eliminiert werden und wertvolle Zeit gespart wird.
In Timly hat jeder Asset einen digitalen Datensatz, der alle notwendigen Details enthält. Diese Datensätze werden entweder aus Lansweeper synchronisiert oder für nicht-IT-Inventar separat erstellt. Um das Inventar gründlich und genau zu organisieren, nutzt COBUS die Organisationsfunktionen von Timly, wodurch das Inventarmanagement für jeden Kunden segmentiert wird. Neben den grundlegenden Funktionen zur Verwaltung von Gegenständen hat COBUS wichtige Module wie das Ticketsystem, die Fristenverwaltung und digitale Unterschriften für die Ausgabe von Geräten hinzugefügt. Dies konnte die Rückverfolgbarkeit, Verantwortlichkeit und Effizienz deutlich steigern.
„Mit einer Lösung wie Lansweeper habe ich automatische Netzwerkscans, erkenne alle Assets in meiner IT-Umgebung und kann diese Informationen dann mit nur einem Klick von Lansweeper in Timly übertragen und habe jedes Gerät, jede Softwarelizenz, jede Cloud-Instanz direkt in meiner Inventardatenbank aufgelistet.“ (Stefan Krause – Channel Manager bei Lansweeper)
Vorwiegend genutzt:
Digitale Signatur
Mit der digitalen Signaturfunktion in Timly kann COBUS Systems die Übergabe von Geräten an Mitarbeiter bescheinigen. PDF-Zertifikate werden in Timly gespeichert und können heruntergeladen werden.
Inventar zuweisen
Die Zuweisung von Assets ist ein wichtiger Teil des von COBUS Systems implementierten IT-Asset-Management-Puzzles. Es ermöglicht die Zuordnung von Assets zu Mitarbeitern, Standorten und Projekten.
Das Ergebnis: 360-Grad-Inventarverwaltung
Ein einziger Scan eines Timly-Barcodes genügt, um auf die digitale Akte eines Objekts zuzugreifen
„Wenn ein Mitarbeiter sagt: ‚Mein Computer ist etwas langsam, ich brauche mehr Speicher‘ – was früher eine Herausforderung war, um das betreffende Gerät überhaupt zu identifizieren, es sei denn, man hatte direkten Zugriff darauf – können wir jetzt einfach in Timly nachsehen und einen freien Speicherplatz finden – wir können nachbestellen und upgraden.“ (Dennis Werner – Leiter von COBUS Systems)
Durch die Wahl der erweiterten Inventarverwaltung mit Timly und Lansweeper hat COBUS solide Prozesse aufgebaut, die eine optimale Nutzung der Assets und eine gesteigerte Effizienz gewährleisten. Die Synergie zwischen Timly und Lansweeper bietet eine 360°-Lösung für das Inventarmanagement und gibt COBUS und seinen Kunden eine einheitliche Plattform mit voller Kontrolle über IT-Bestände und andere Unternehmensgegenstände.
Wir sind stolz darauf, COBUS mit einem leistungsstarken Tool zu unterstützen, welches das Inventarmanagement vereinfacht und die täglichen Arbeitsabläufe verbessert. COBUS ist so zufrieden mit seiner Erfahrung, dass das Unternehmen plant, die Nutzung der Lösung von Timly noch weiter auszubauen.
„Wir haben gerade rund 4.000 Barcode-Etiketten bei Timly bestellt, die wir an allen möglichen Assets anbringen wollen, um einen umfassenden Überblick darüber zu haben, was wir besitzen, was für buchhalterische Zwecke relevant ist, einschließlich Abschreibungen und mehr.“ (Dennis Werner – Leiter von COBUS Systems)
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