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Unternehmensvorstellung

COBUS Systems wurde 1992 gegründet und ist Teil der COBUS Gruppe mit Hauptsitz in Rheda-Wiedenbrück. Das Unternehmen zählt zu den renommierten IT-Dienstleistern in Deutschland und betreut seit über 30 Jahren Kunden in den Bereichen IT-Managed-Services, Microsoft 365-Integration, Cloudlösungen und IT-Sicherheit.

Mit rund 2.000 verwalteten Assets sorgt COBUS dafür, dass seine Kunden stets auf eine stabile, skalierbare und sichere IT-Infrastruktur zugreifen können.

Die Herausforderung

Tagtäglich verwaltet COBUS Systems eine große Menge an IT- und Nicht-IT-Assets – von Laptops und Servern über Maschinen bis hin zu Büromöbeln. Diese Vielfalt führte mit der bisherigen Excel-basierten Arbeitsweise zunehmend zu Unübersichtlichkeit und Mehraufwand.

Fehlerhafte Datensätze, fehlende Aktualisierungen und eingeschränkte Transparenz über Bestände machten das Inventarmanagement anfällig und ineffizient. Zusätzlich führte die manuelle Pflege zu Engpässen, sobald Mitarbeitende abwesend waren oder Prioritäten sich verschoben.

Die Lösung

Die entscheidende Wende kam mit der Implementierung von Timly als zentrale Inventarverwaltung und der Integration mit Lansweeper über eine API. COBUS Systems migrierte seine bestehende On-Premises-Lösung von Lansweeper in die Cloud und verband beide Systeme intelligent miteinander.

Nun werden Netzwerkassets automatisch von Lansweeper erkannt und direkt in Timly synchronisiert. So entsteht ein zentraler, aktueller Überblick über alle Geräte und Ressourcen. Seit der ersten Integration wurden bereits rund 1.000 Assets erfolgreich übernommen.
Zusätzlich nutzt COBUS Module wie die digitale Signatur für Geräteübergaben, Fristenverwaltung, ein Ticketsystem und klare Zuweisungsfunktionen für Mitarbeiter und Standorte. Dadurch wurden Prozesse automatisiert, Verantwortlichkeiten eindeutig definiert und Zeitaufwände minimiert.

Der Clou: Dank dieser Lösung kann COBUS Systems das verbesserte Inventarmanagement auch als wertsteigernde Dienstleistung an seine eigenen Kunden weitergeben.

Die Ergebnisse

  1. Zentralisierte 360°-Transparenz über alle Assets – IT, OT und Non-IT.
  2. Deutlich reduzierter Verwaltungsaufwand und drastisch geringere Fehlerquote.
  3. Prozesse sind automatisiert, revisionssicher und jederzeit aktuell.
  4. Nahtlose Zuordnung von Geräten zu Mitarbeitern und Projekten über Timly.
  5. Erweiterbarkeit: COBUS hat bereits 4.000 Barcode-Etiketten bei Timly bestellt, um alle Assets einheitlich zu kennzeichnen und buchhalterisch zu erfassen.
  6. Der kombinierte Einsatz von Timly und Lansweeper stärkt das Serviceangebot und schafft neue Möglichkeiten, um Kundensysteme effizient zu verwalten.

Wichtige Erkenntnisse

Die Partnerschaft zwischen Timly, Lansweeper und COBUS Systems zeigt, wie leistungsfähig integrierte Softwarelösungen sein können. Durch die Verbindung von IT-Discovery und umfassender Inventarverwaltung entsteht ein ganzheitlicher Blick auf Unternehmensressourcen – transparent, fehlerfrei und skalierbar.

COBUS Systems profitiert nicht nur intern von deutlich effizienteren Abläufen, sondern stärkt zugleich seine Position als digitaler Managed-Service-Anbieter. Das Beispiel verdeutlicht, wie moderne Inventarverwaltung echten Mehrwert schafft – sowohl für die Prozessoptimierung als auch für die Kundenbindung.

Wir sind stolz darauf, COBUS mit einem leistungsstarken Tool zu unterstützen, welches das Inventarmanagement vereinfacht und die täglichen Arbeitsabläufe verbessert.