Statt Stress am Jahresende: ganzjährig Inventur Programm nutzen
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Unternehmen können mit einem digitalen Inventur Programm viel Aufwand sparen
Wie können wir die Inventur digitalisieren?
Ganz gleich in welcher Branche man nachfragt, die jährliche Inventur ist ein Prozess, der immer mit erheblichem Aufwand und mitunter auch mit einigen Problemen assoziiert wird. Nicht jedes Unternehmen verwendet bereits ein modernes Inventur Programm. Dabei kann ein solches eine große Erleichterung für die Angestellten sein.
Nach dem HGB ist die Inventur für all jene Unternehmen vorgeschrieben, die zur doppelten Buchführung verpflichtet sind. Üblich ist die Sichtung und Dokumentation aller Inventargüter am Ende jedes Geschäftsjahres. In einem gewissen Rahmen darf diese Bestandsaufnahme auch zeitlich verlegt werden. Als Voraussetzung für solch eine „vor- oder nachverlagerte Inventur“ gilt die vollständige Fortschreibung bzw. Rückschreibung des Bestandes zum Bilanzstichtag. Doch warum so kompliziert? Gibt es nicht eine Inventur Software, die das ganze Jahr über hilft, die Bestände zu verwalten?
Tatsächlich kümmert sich ein professionelles Inventur Programm wie Timly genau um dieses Anliegen. Verantwortliche aus Unternehmensbereichen wie Management, Controlling, Buchhaltung, IT oder Facility Management sollten sich daher genauer mit der permanenten, digitalen Inventur beschäftigen.
Die Voraussetzung für diese ist, dass die Mitarbeitenden Neuzugänge, Standortänderungen, Defekte und andere Informationen rund um das Inventar und das Verbrauchsmaterial jeweils zeitnah in die Datenbank der Software eintragen. Diese Daten sind anschließend von allen berechtigten Kolleginnen und Kollegen per Mausklick oder Smartphonegeste direkt sichtbar.
Kann gute Inventur Software kostenlos sein?
Fragen nach dem Zustand, der Menge oder dem Standort von Fahrzeugen, Geräten, Schutzmaterial, Möbeln und mehr bewegen die Angestellten vieler Unternehmen tagtäglich. Ohne ein vernünftiges Inventur Programm verbraucht die Suche nach Antworten regelmäßig viel Zeit. Auch die jährliche Inventur wird vielerorts noch auf aufwändige, händische Weise durchgeführt. Auf Papierlisten und in selbstgebauten Exceltabellen werden Ist- und Soll-Zustände manuell abgeglichen.
Zurecht fragen Sie sich daher vielleicht, ob es nicht eine preisgünstige oder sogar kostenlose digitale Lösung gibt. In der Tat existiert so manches Freeware Inventur Programm, das einzelne Funktionen für spezielle Branchen bietet. Eine konkret auf Ihre Bedürfnisse abgestimmte Inventar Software sollte jedoch von Fachpersonal konfiguriert werden und mehr können als nur Detailprobleme zu lösen. Die erfassten Daten sollten so im Inventur Programm verarbeitet und weitergenutzt werden, wie es für Ihr Unternehmen am hilfreichsten ist.
Die Timly Software in der Anwendung
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Smart City Asset Management – Timly im Einsatz bei DIGOOH
Die DIGOOH Media GmbH in Köln verwaltet digitale City-Light-Poster (DCLP) für den Außeneinsatz in verschiedenen deutschen Städten als Kerngeschäft. Die Herausforderung besteht darin, die Kommunikationsbotschaft des Kunden stets zur richtigen Zeit und am richtigen Ort verfügbar zu machen.
(Keine Kreditkarte notwendig)
Die Vorteile des Inventur Programm mit QR-Code
Eine kostenpflichtige Inventarisierungslösung wird nicht nur individuell an den Kunden angepasst, sondern überzeugt auch mit einem fachgerechten Support und dem Angebot bedarfsgerechter Mitarbeiterschulungen. Je nach Branche sind Ihre Angestellten eventuell den Umgang mit dem Barcode Scanner gewöhnt.
Auch unser Inventur Programm arbeitet mit Etiketten, allerdings sind dort statt Strichcodes bereits QR Codes aufgedruckt. Somit lassen sich zum Einscannen der Inventargüter einfach bereits vorhandene, mobile Endgeräte wie Smartphone und Tablet benutzen.
Nach dem Scan kann der Datensatz des Inventarobjekts angezeigt werden. Ist der Inventur-Modus aktiviert, genügt schon das Einscannen, um den Gegenstand zu erfassen und ihn in der digitalen Inventurliste abzuhaken.
Ortsunabhängige Datenverarbeitung: Inventarverwaltung App
Die dezentrale Erfassung der Inventargüter über eine Handy-App ermöglicht eine schnelle Inventur auch von Objekten, die sich an anderen Firmenstandorten oder bei Remote-Mitarbeitenden befinden. In der cloudbasierten Inventarverwaltung Software Timly kann der Verantwortliche eine digitale Aufforderung an die Kollegen im Homeoffice oder Außendiensteinsatz schicken.
Als Reaktion scannen die Kontaktierten die QR Codes ihrer Assets ein und tragen somit die von ihnen genutzten Objekte (und optional deren Zustand) in die Inventardatenbank ein. Durch diese ortsunabhängige und übersichtliche Funktionsweise werden Ausfälle und Verluste von Inventar langfristig verringert.
Über 500 Firmen, Schulen und Städte vertrauen auf Timly
Brauchen wir spezielle Inventur Software Scanner?
Sie müssen nicht extra MDE Geräte anschaffen, um die Inventur zu digitalisieren. Es genügt, in ein cloudbasiertes Inventur Programm wie Timly zu investieren. Dieses bietet eine digitale Checkliste für die Inventur.
Aber auch darüber hinaus bewährt sich die Software im Unternehmensalltag: Mit der einfachen Zuweisungs- und Dispositionsfunktion wird Inventar im Laufe des Jahres einzelnen Mitarbeitern, Standorten oder Kunden zugeordnet.
Timly verschafft einen 360° Überblick über alle Assets
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