Inventaire par QR code : la solution pour se simplifier la vie

L’Inventaire par QR code est une solution efficace. La gestion d’inventaire devient un élément central des pratiques responsables, permettant de prolonger la durée de vie des équipements par un entretien régulier. En limitant les pannes imprévues, les ressources sont mieux gérées. Attribuer des équipements à des personnes spécifiques instaure un sens des responsabilités. Le suivi en temps réel de la localisation et de l’état des actifs simplifie la gestion. Les logiciels modernes d’inventaire deviennent ainsi des hubs d’information centraux, avec des fonctions comme les dossiers numériques d’équipements ou un système de tickets pour le support technique.

Ces solutions ne se limitent plus aux entrepôts ou aux bureaux : une application de gestion d’inventaire avec scanner intégré, comme Timly, offre un accès cloud depuis n’importe quel lieu. Les informations sont mises à jour en temps réel, offrant un avantage concret dans tous les domaines d’activité.

La simplicité d’accès aux informations d’un équipement est cruciale. Les processus compliqués freinent les opérations, notamment lors des check-ins/check-outs fréquents. Si le système est trop contraignant, les employés risquent de ne pas l’utiliser pleinement. Investir dans des outils intuitifs est donc essentiel. Les codes-barres et les scanners sont les solutions de choix, mais ils peuvent présenter des limites : un code-barres illisible peut ralentir les flux. L’usage de matériel spécifique limite aussi l’accessibilité pour des employés mobiles. Avec la généralisation du télétravail, le QR code constitue une solution accessible et pratique, que nous détaillerons ici.

Le QR code (« Quick Response ») est un petit motif graphique imprimable sur des étiquettes ou directement sur des objets. Conçu par la société japonaise Denso Wave. en 1994 pour optimiser la logistique automobile, il est aujourd’hui largement utilisé. Son fonctionnement repose sur trois éléments clés :

• Trois symboles aux coins permettent de repérer l’orientation du code.
• Les motifs internes représentent une suite binaire codant des informations.
• La correction d’erreur intégrée rend les codes QR lisibles même endommagés.

Les codes QR étant ouverts à tous, ils peuvent contenir divers types de données : images, URL, ou simples chaînes de caractères. Leur taille augmente avec la quantité d’informations codées. Pour une simple référence d’inventaire, de petites étiquettes suffisent.

Denso Wave a désormais rendu les QR codes disponibles pour une utilisation gratuite. Grâce aux chaînes de caractères binaires, il est possible de coder des contenus variés, comme des images, des adresses web ou des chaînes de caractères simples. Cependant, plus le contenu est complexe, plus il nécessite d’espace. Ainsi, davantage de modules sont requis pour l’affichage. La version 1 peut contenir une matrice de 21 x 21 modules, ce qui permet de coder entre 72 et 152 bits, selon le niveau de tolérance aux erreurs. La version 40, quant à elle, utilise une matrice de 177 x 177 modules, ce qui permet de coder entre environ 10 000 et 23 000 bits, soit environ 2,8 Ko. Différentes versions peuvent être sélectionnées selon les besoins. Pour un QR code affichant uniquement un numéro d’inventaire, peu d’espace est nécessaire, ce qui permet l’utilisation d’autocollants ou d’étiquettes de petite taille.

Les codes QR sont devenus une norme dans de nombreux domaines. Ils sont particulièrement adaptés à l’utilisation avec les smartphones, car les utilisateurs n’ont plus besoin de saisir manuellement des chaînes complexes. Les systèmes d’exploitation intègrent généralement le logiciel nécessaire pour lire et décoder les codes. Dans la plupart des cas, il suffit de scanner les codes avec la caméra de l’appareil.

L’Inventaire par QR code offre sans aucun doute de nombreux avantages. Cependant, dans certains cas, une autre technologie peut être plus avantageuse. De plus, des raisons objectives peuvent s’opposer à son utilisation, comme des possibilités de fixation manquantes, du matériel existant ou une automatisation prévue via des récepteurs sans fil.

Les alternatives suivantes sont également courantes :

1. Codes-barres : Largement utilisés, notamment dans le commerce de détail, les codes-barres sont omniprésents. Le code European Article Number (EAN) se trouve sur presque tous les produits et sert à l’identification. Ce système est nettement plus ancien. Dans de nombreux secteurs, les scanners de codes-barres nécessaires sont déjà présents. Cependant, les codes-barres ne doivent ni être sales ni endommagés. De plus, ils doivent être scannés dans la bonne orientation par les scanners plus anciens.

2. Tags NFC : La Near-Field-Communication (NFC) est une technologie sans contact à faible coût permettant le transfert de données à courte distance. Elle repose sur la Radio Frequency Identification (RFID), où les appareils actifs accèdent aux émetteurs passifs, qui n’ont pas besoin d’alimentation. En gestion d’inventaire, des articles peuvent être étiquetés avec des tags NFC, permettant ainsi de détecter les mouvements de manière automatisée. Cependant, des lecteurs compatibles doivent être installés à chaque emplacement de stockage. Les tags NFC sont très bon marché, mais restent plus chers que les codes QR, qui peuvent simplement être imprimés.

3. Tags BLE : Bluetooth Low Energy (BLE) est la version économe en énergie du protocole Bluetooth. Elle peut aussi être utilisée pour suivre des marchandises et des outils de travail. Son avantage est une portée plus grande par rapport au NFC, mais le prix des émetteurs est plus élevé.

4. Codes Data Matrix : Les DMC (Data Matrix Codes) sont très similaires aux codes QR. La différence principale réside dans l’absence des trois symboles de position. Sinon, ils fonctionnent selon le même principe. La norme sous-jacente a été développée dans les années 80 et est utilisée, par exemple, pour la vérification des produits. Le code est alors gravé dans l’article pour prouver qu’il s’agit d’un original. En comparaison, l’avantage du QR code réside dans sa plus grande diffusion, assurant ainsi une meilleure compatibilité en règle générale.

Il existe de bonnes raisons d’optimiser l’Inventaire par QR code. Il est possible de créer des autocollants très compacts. Pour l’attribution, il suffit d’une séquence numérique avec un logiciel d’inventaire moderne. Cela permet également de marquer des articles très petits.

La tolérance aux erreurs est un aspect très important. Si le niveau le plus élevé de tolérance aux erreurs est choisi lors de la création, environ 30 % du champ de données peut être endommagé, tout en restant lisible. Certains fournisseurs indiquent même des valeurs de tolérance encore plus élevées. Ainsi, les salissures et l’usure ne posent souvent pas de problème. Les mauvaises conditions d’éclairage peuvent également être compensées plus facilement.

Un avantage majeur est la compatibilité avec les smartphones courants. Sous Android et iOS, aucune application supplémentaire n’est nécessaire pour lire les QR codes. La caméra intégrée sert de scanner de codes-barres. Les systèmes d’exploitation disposent d’une fonction native de lecture, ce qui assure une diffusion quasiment sans concurrence des appareils de lecture adaptés. Les employés peuvent accéder à tout moment aux profils liés. Selon la politique de l’entreprise, cela peut également être fait avec des smartphones personnels.

Dans le cas le plus simple, les codes peuvent ensuite être imprimés sur des étiquettes autocollantes. En fin de compte, toutes les méthodes permettant d’étiqueter des objets sont adaptées, comme les techniques de gravure ou de marquage au laser. Des logiciels d’inventaire comme Timly facilitent la création du code-barre. Aucun logiciel supplémentaire n’est nécessaire. De plus, des solutions innovantes telles que des étiquettes métalliques ou des porte-étiquettes pour câbles sont disponibles.

Utiliser le QR code pour gérer l’inventaire est une solution évidente. Lors de l’enregistrement dans le système, chaque objet reçoit une étiquette correspondante. Ensuite, le profil de l’appareil peut être consulté sur n’importe quel smartphone. Si un système d’inventaire basé sur le cloud est utilisé, l’accès est possible presque depuis n’importe quel endroit. Sur les chantiers ou en télétravail, chaque employé peut accéder au système. Ainsi, toutes les informations de base sur un appareil sont toujours disponibles. Les données dynamiques, comme les emplacements ou les responsabilités temporaires, peuvent être ajustées à tout moment.

Cependant, les logiciels d’inventaire modernes offrent d’autres possibilités. Le planificateur de maintenance interne gère les rendez-vous d’atelier. Un système de tickets permet de créer et de suivre les ordres de réparation. Dans le dossier numérique de l’appareil, on trouve des documents importants, comme les manuels d’utilisation, ainsi que les instructions de maintenance et les rapports de contrôle. Cela garantit une transparence maximale. L’accès au profil de l’appareil reste néanmoins simple et sécurisé.

Les QR codes sont également utiles pour la gestion des articles en grande quantité. Ils permettent de marquer les articles. Lors de la prise, les employés scannent le code, par exemple fixé sur le lieu de stockage. Cela ajuste automatiquement la quantité en stock. De plus, il reste possible de retracer qui a effectué la prise. Dans la gestion des stocks, il est possible de définir des quantités minimales. Si elles sont inférieures, une notification est envoyée ou le processus de commande est automatiquement lancé. Les employés peuvent également obtenir des informations détaillées sur un article via son profil. Cela facilite, par exemple, la gestion des pièces détachées. Des données sur la gamme de modèles ou des instructions de montage peuvent être enregistrées. La gestion décentralisée des articles de stockage est ainsi possible. Dans le système d’inventaire, il est possible de filtrer indépendamment du lieu de stockage.

L’Inventaire par QR code révèle toute sa force lors de l’inventaire annuel. L’enregistrement peut être effectué en scannant simplement les articles. Des logiciels de gestion d’inventaire avec QR code comme Timly proposent un mode inventaire à cet effet. Une fois activé, le simple scan suffit pour enregistrer l’article. Il n’est pas nécessaire de créer des listes d’inventaire. En règle générale, aucun matériel supplémentaire n’a besoin d’être acheté. Les aides temporaires pour l’inventaire peuvent utiliser les smartphones qui sont généralement déjà disponibles. Lors de l’inventaire autonome, les employés enregistrent eux-mêmes les articles qui leur sont attribués. Cela est également possible avec leur propre smartphone.