Les sujets de cet article

Présentation

Le BPH de Gleisdorf (Bezirkspflegeheim Gleisdorf) possède une histoire remarquable : dès le XVe siècle, une structure sociale pour les personnes dans le besoin existait déjà à Gleisdorf, en Styrie (Land autrichien).

Au fil des siècles, l’établissement s’est constamment modernisé. Aujourd’hui, le BPH de Gleisdorf un établissement de soins et d’accompagnement moderne, solidement enraciné dans la région.

En 2022, l’établissement, baptisé Schillerhaus, a ouvert ses nouvelles portes à la suite d’une extension de 8 000 m² à 14 000 m², regroupant différentes formes de prise en charge :

  • Accueil à la journée complète
  • Accueil de jour
  • Crèche

Le Schillerhaus accueille 200 résidents et compte environ 155 employés motivés. Avec un chiffre d’affaires annuel d’environ 9 millions d’euros, il constitue un acteur social important dans la région.

La problématique initiale

Lors de sa modernisation, le BPH a été confronté à une question centrale dans de nombreuses structures de santé : comment digitaliser efficacement la gestion de l’information, le suivi des inventaires et la planification de la maintenance, sans alourdir la charge de travail du personnel ?

Avec l’agrandissement des locaux et la croissance de l’équipe, il est vite apparu que que les connaissances sur les inventaires, les appareils ou les dates de maintenance dépendaient trop des individus. Beaucoup de données étaient notées à la main ou restaient dans la tête de certains employés.

La solution en place posait ces principaux problèmes :

  • Manque de transparence sur les inventaires, les pannes et les dates de maintenance
  • Absence de documentation uniforme des processus
  • Charge administrative élevée lors des contrôles et inventaires
  • Risque de ne pas respecter les obligations légales (hygiène, sécurité incendie, gestion des urgences) dans les délais

La direction recherchait donc une solution à la fois complète et facile à utiliser, capable de centraliser les informations, de clarifier les responsabilités et de représenter numériquement, sur le long terme, une organisation en pleine croissance.

La construction du nouveau bâtiment du Schillerhaus a été l’occasion idéale pour mettre en œuvre cette transformation digitale avec Timly.

La solution

Depuis avril 2022, le BPH Gleisdorf utilise Timly comme solution complète de gestion d’inventaire et de la maintenance. L’objectif : digitaliser entièrement les processus de travail, les inventaires et les obligations de contrôle.

  1. Suivi des obligations légales : les contrôles et maintenances documentés dans Timly permettent de vérifier facilement le respect des obligations légales, notamment en matière d’hygiène, de sécurité incendie et de gestion des urgences.
  2. Planification plus efficace de la maintenance : le planificateur de maintenance intégré centralise la gestion des contrôles et services nécessaires. Des rappels automatiques garantissent le respect des échéances et clarifient les responsabilités.
  3. Responsabilités transparentes : le dossier numérique du personnel indique quel employé a réalisé quelle tâche (par exemple nettoyage des chambres ou lavage du matériel). Cela rend les responsabilités, la conformité et l’assurance qualité totalement transparentes.
  4. Signalement et documentation proactif des dommages : les nouvelles anomalies peuvent être directement transmises via Timly à l’équipe technique, ce qui réduit les délais d’intervention et permet une meilleure coordination des réparations.
  5. Gestion digitale des stocks : la gestion es stocks de consommables, du matériel de soins aux produits d’hygiène en passant par le matériel médical, est entièrement centralisée. Cela évite les ruptures ou les surstocks et améliore la planification budgétaire.

“Timly s’est imposé comme un partenaire très fiable et flexible dans tous les domaines. Les demandes et besoins sont traités et mis en œuvre rapidement.“

Dir. Thomas
Weiß
Directeur d’établissement
BPH Gleisdorf
Dir. Thomas Weiß

Le résultat

La transformation digitale du Schillerhaus est en plein essor, et apporte déjà des bénéfices concrets.

Les principaux avantages :

  • Informations centralisées : accès permanent à toutes les données importantes, quel que soit le service ou le personnel.
  • Économies de temps et d’argent : coordination simplifiée pour les contrôles, la maintenance et les commandes de matériel.
  • Conformité assurée : documentation complète pour répondre aux obligations légales.
  • Planification efficace : les données facilitent la budgétisation et l’organisation sur le long terme.

Les informations à retenir

  • Les plateformes digitales centralisées comme Timly allègent la charge du personnel soignant et optimisent l’organisation.
  • La mise en relation de la gestion du personnel, de l’inventaire et de la maintenance au sein d’une même plateforme apporte clarté et sécurité.
  • La gestion digitale des ressources permet de réaliser des économies et d’éviter les stocks inutiles.
  • Timly permet aux établissements de santé d’adapter leurs processus et de les rendre plus intelligents et durables sur le long terme.
  • Droits d’image : BPH Gleisdorf