Software de Almacén: Menos carga de trabajo gracias a una gestión eficaz del almacén

El uso de software de almacén para la gestión de materiales probablemente haya demostrado su eficacia en la mayoría de las empresas. Las listas impresas o las tablas escritas a mano ya no están al día. La accesibilidad desde distintos lugares de trabajo, la creación sencilla de copias de seguridad y las cómodas funciones de búsqueda son sólo algunas razones a favor del archivo digital. La gestión de materiales con tablas de Excel o el archivo de documentos escaneados en carpetas intercambiables tampoco son ya la medida de las cosas.

La gestión óptima de los recursos operativos sólo es posible con un software de almacén especializado. Sólo éste ofrece posibilidades como capacidad multiusuario real, opciones de filtro y consulta, así como estructuras basadas en datos adaptadas a los activos individuales. Además, aprovecha adecuadamente las oportunidades de las soluciones de gestión de inventarios. Por ejemplo, el software de inventario especializado ofrece funciones prácticas como el almacenamiento de instrucciones de funcionamiento y la integración de funciones de calendario que indican el próximo mantenimiento. Pero éstas son sólo algunas de las ventajas.

Utilizar sistemas de gestión de almacenes (SGA) para optimizar el propio proceso de gestión de materiales tiene sentido por varias otras funciones.

Dirigir una empresa en estos tiempos es un verdadero reto. La presión de los costes, la escasez de trabajadores cualificados y la escasez de materias primas son algunos de los retos que nos esperan. Por eso es tan importante utilizar los recursos disponibles con sensatez. Un software innovador puede ayudarte en esto. El software de almacén trata cada recurso operativo como un activo individual. Esto incluye elementos de la infraestructura esencial, como mobiliario de oficina, dispositivos informáticos y consumibles.

También puede utilizarse para registrar máquinas, herramientas de todo tipo e incluso vehículos. También es útil para llevar un registro de todos los artículos consumibles, sobre todo cuando se trata de artículos que se utilizan durante un periodo de tiempo más largo, como los cartuchos de impresora o los tubos fluorescentes. Todos los artículos inventariados pueden asignarse a lugares y personas. Después, los responsables de las empresas tienen la posibilidad de obtener una visión general permanente de los recursos existentes en el software de almacén. Las opciones de consulta permiten disponer y localizar eficazmente los recursos no utilizados.

El software para almacenes facilita la búsqueda de existencias perdidas con funciones prácticas como la localización GPS. Las evaluaciones estadísticas de la vida útil, así como del mantenimiento realizado, son posibles sin esfuerzo adicional si utilizas un software para la gestión de existencias. Por otra parte, configurar y administrar un software de almacén como Timly es extremadamente sencillo. El almacenamiento central de datos tiene lugar en la nube, y los dispositivos finales sólo necesitan una conexión a Internet.

Si utilizas software para la gestión de material, todo el material puede etiquetarse con un código QR que ahorre espacio. En cambio, para los bienes virtuales, como el software, puedes etiquetar los albaranes o tarjetas con códigos de licencia y archivarlos. Después, con sólo escanear el código de barras, es posible acceder al registro de un bien. Dependiendo de los derechos concedidos, es posible cambiar las asignaciones a empleados o ubicaciones de esta forma, pero también consultar hojas de datos e instrucciones de funcionamiento y notificar defectos.

Se utiliza una aplicación de inventario especializada para facilitar el acceso. Se puede instalar en un smartphone o una tableta. La cámara del dispositivo es el escáner de códigos de barras integrado. Esto permite un manejo muy flexible: dondequiera que haya acceso a Internet, los empleados pueden utilizar el software de almacén sin necesidad de hardware adicional.

Si el software se utiliza para la gestión de materiales, no hay problema en utilizarlo en varias ubicaciones:

Probablemente apenas queden sectores en los que no sea necesaria una gestión centralizada del inventario. Sin embargo, son precisamente las empresas con ubicaciones de trabajo que cambian con frecuencia y lugares de trabajo poco claros las que se benefician de ello.

Por eso, el software de almacén suele utilizarse con éxito en empresas artesanales y de construcción. Allí, por ejemplo, hay que utilizar herramientas en diferentes obras en las que trabajan en paralelo un gran número de empresas. Esto conlleva el riesgo de confusiones, pérdidas y también robos. Las listas de inventario impresas son poco viables, ya que no pueden manipularse adecuadamente debido a la suciedad y a los efectos de la intemperie.

La comparación del inventario mediante una aplicación en el smartphone del empleado proporciona mucha más comodidad. Además, también es posible entregar el inventario a otros empleados. Para el departamento de programación, es posible ver a distancia si el mantenimiento está pendiente o si los empleados han notificado defectos. También es ventajoso utilizar software de almacén para la gestión de materiales en empresas con muchos puestos de trabajo en oficinas, como las aseguradoras y los bancos.

Allí, artículos casi idénticos fabricados en serie, como perforadoras, lámparas de escritorio, monitores, teclados y ratones, forman parte del material de trabajo y consumibles de todos los empleados. Estos artículos son difíciles de distinguir externamente y, por tanto, difícilmente pueden asignarse una vez han sido retirados de su lugar original. En cambio, si los artículos están catalogados, es fácil identificar el puesto de trabajo al que pertenecen. Además, con Timly siempre tienes una visión general de los niveles de existencias de consumibles.

En el comercio y la logística, los lugares de trabajo son muy dinámicos. Hay un constante ir y venir de clientes y transportistas. Aquí tiene sentido hacer un inventario de los equipos de carga y otras herramientas de trabajo y comprobar periódicamente que están completos. Los medios de carga olvidados o dejados intencionadamente fuera pueden reasignarse rápidamente al lugar previsto si se utiliza un software de gestión de materiales.

La asignación personal del material conduce a un manejo más responsable. Si el empleado tiene “su” herramienta firmemente asignada, normalmente la manejará con más cuidado.
Comprobar periódicamente que el inventario está completo garantiza que las mermas se detecten a tiempo. Si las mermas se acumulan en un punto determinado, los responsables pueden tomar contramedidas.

Comprobar el propio inventario debe ser lo más sencillo posible, para que los flujos de trabajo no se interrumpan innecesariamente. Utilizar software para la gestión de materiales es un paso hacia la profesionalidad. Facilitas a tu personal el manejo eficaz y cuidadoso de los recursos que se le confían.