Sistema de inventario perpetuo

Tener una imagen clara y completa de los activos y niveles de existencias de tu empresa es crucial. Nada proporciona una imagen más precisa que el inventario continuo, además de ofrecer muchas ventajas adicionales.

Aunque sigue existiendo la idea errónea de que un sistema de inventario perpetuo es demasiado caro, o difícil de implantar. Sin embargo cada vez más empresas reconocen que las plataformas de gestión de activos son asequibles, y facilitan mucho la gestión de existencias

Un sistema de inventario perpetuo (o continuo) es una solución digital que te permite hacer un seguimiento de tus activos de forma continua. Este tipo de gestión contrasta con el enfoque tradicional: inventariado manual de los bienes y activos, en intervalos periódicos.

Los mejores software de gestión de activos te permiten hacer un seguimiento, tanto de la cantidad y los niveles cambiantes del inventario, como de los datos clave del activo ―condición, valor, estado, historial de uso, disponibilidad y ubicación. 

También son adaptables y escalables, e incluyen opciones flexibles de elaboración de informes. De hecho, una de las grandes ventajas del control de inventario permanente es que se convierte en un elemento natural de las actividades diarias.

¿Qué es un inventario perpetuo y cuáles son sus beneficios?

No es fácil presentar desventajas reales y sustanciales de que una empresa cambie a una solución de gestión de stock automatizada y continua. Los beneficios de la transformación digital mediante el sistema de inventario perpetuo incluyen:

• Optimiza la actualización del inventario y los activos actuales.
• Mejora la toma de decisiones, la elaboración de estrategias y su aplicación.
• Aumento de la productividad y optimiza el flujo de trabajo.
• Mejora la comprensión y el uso de los activos de la empresa.
• Prolonga de la vida útil de los activos y su fiabilidad.
• Ofrece una valoración más precisa de la empresa.
• Mejora la creación de informes, y su flexibilidad de uso.
• Garantiza el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios y de información.

Inconvenientes del Registro perpetuo de inventarios 

Muchas de las supuestas desventajas de las soluciones de gestión de inventario son meras suposiciones; por ejemplo:

• Dificultad de uso. Las buenas aplicaciones de inventario en la nube utilizan interfaces de usuario sencillas e intuitivas. También facilitan la realización de tareas básicas, así como el acceso y uso de funciones avanzadas.
• Disrupción. Muchas empresas se sorprenden de lo rápido y fácil que puede ser implantar la gestión perpetua de activos. Asimismo, se fascinan al ver cuántas operaciones y procesos se simplifican y optimizan.
• Costo. Las mejores soluciones son extraordinariamente baratas, y proporcionan un retorno de la inversión rápido.

Una de las mayores ventajas del sistema de inventario continuo es la eliminación del hecho anual de existencias, ya que los niveles de inventario se mantienen de forma continua.

Lo tradicional es realizar un inventario completo de las existencias cada año, al final del ejercicio fiscal. Este tipo de inventario anual suele ser muy estresante, difícil de programar y gestionar. Además, también puede ser inexacto o incompleto.

En cambio, el sistema de inventario perpetuo es exactamente lo contrario:

• Reduce o elimina el estrés, pues la contabilidad de inventarios se convierte en una parte natural y automática del flujo de trabajo.
• Elimina las dificultades para programar y ejecutar el inventario anual, ya que el stock siempre está contabilizado y se puede acceder fácilmente a los informes completos.
• Garantiza la precisión, gracias a la naturaleza integral del software de gestión de inventario. Estas soluciones ofrecen un seguimiento constante y la actualización continua del inventario, incluyendo los activos digitales y físicos.

La legislación británica obliga a las empresas a llevar una contabilidad exacta y actualizada de sus activos e inventarios. Así lo indica la Ley de Sociedades de 2006, que abarca las obligaciones de tu empresa en materia de contabilidad de existencias, control interno y divulgación.

Sin embargo, la legislación no especifica cuándo ni cómo debe producirse el inventario, lo que te permite cierta flexibilidad para elegir entre los métodos tradicionales y digitales. 

Puedes cumplir con los estatutos pertinentes de la ley, usando cualquier método de recuento de stock. Dicho esto, el sistema de inventario perpetuo puede mejorar tu cumplimiento, por las siguientes razones:

• Tendrás un inventario más exacto y actualizado, y evitarás los errores e imprecisiones, al hacer un registro de movimientos manual.
• La funcionalidad completa y flexible de las soluciones digitales pueden mejorar la elaboración de informes y su divulgación, dentro de los plazos previstos por la ley.
• Eliminas dudas sobre lo que debes contabilizar, porque las plataformas de gestión de inventarios permiten rastrear todos los activos físicos y digitales.

Ten en cuenta que este artículo no pretende ofrecer orientación jurídica, y que la información facilitada puede ser inexacta, obsoleta o inaplicable. Consulta a un experto contable o jurídico cualificado para asegurarte de que tu empresa cumple todos los estatutos, y demás normativas (internas y externas).