Sistema de inventario perpetuo: Ventajas e inconvenientes

Un sistema de inventario continuo o perpetuo es una solución de transformación digital que te permite hacer un seguimiento de tus activos -digitales y físicos- de forma continua, en contraposición al enfoque más tradicional, pero generalmente menos útil o preciso, de hacer inventario manual de los bienes y activos anualmente o a otros intervalos regulares.

Los mejores software de gestión de activos te permiten hacer un seguimiento no sólo de la cantidad y los niveles cambiantes del inventario, sino también de la condición, el valor, el estado, el historial de uso y la disponibilidad, la ubicación física y mucho más. También deben ser adaptables y escalables, ofrecer opciones flexibles de elaboración de informes y ser fáciles de implantar y utilizar; de hecho, una de las grandes ventajas de la gestión continua del inventario es que se convierte en una parte tan sencilla y natural de las actividades diarias.

Tener una imagen clara y completa de los activos y niveles de existencias de tu empresa es crucial a muchos niveles, y nada proporciona una imagen más precisa que el inventario continuo, además de ofrecer muchas ventajas adicionales.

Aunque sigue existiendo la idea errónea de que las plataformas de gestión perpetua de activos son demasiado caras o difíciles de implantar, cada vez más empresas, grandes y pequeñas, se dan cuenta de que las soluciones de gestión continua de inventarios son, de hecho, asequibles, fáciles de implantar y de usar, y facilitan mucho muchas cosas en el futuro.

¿Cuáles son los pros y los contras del software de gestión de activos perpetuos?

Esto es difícil de responder por una sola razón: no es fácil presentar desventajas reales y sustanciales de que una empresa cambie a una solución de gestión de inventario automatizada y continua.

Los beneficios de la transformación digital mediante el software de gestión de inventario permanente son abundantes, e incluyen (entre muchos otros):

∗ La imagen mejor, más precisa y actualizada del inventario y los activos actuales

∗ Mejora de la toma de decisiones, la elaboración de estrategias y su aplicación

∗ Aumento de la productividad y disminución de las interrupciones del flujo de trabajo

∗ Mejor comprensión y utilización de los activos de la empresa

∗ Prolongación de la vida útil de los activos y aumento de la fiabilidad

∗ Valoración más precisa de la empresa

∗ Informes mejores, más fáciles y más flexibles

∗ Garantizar el cumplimiento de los requisitos legales, reglamentarios y de información

Por otra parte, muchas de las supuestas desventajas de las soluciones de gestión de activos son sólo eso, suposiciones, y estos puntos ya no son ciertos o nunca lo fueron:

Las plataformas de gestión de inventarios son caras. De hecho, incluso las mejores soluciones son extraordinariamente baratas, e invariablemente proporcionarán un ROI (retorno de la inversión) sorprendentemente rápido.

Un software de gestión de inventario es difícil de usar. Las buenas aplicaciones de inventario en la nube presentan una IU (interfaz de usuario) sencilla e intuitiva que facilita la realización de tareas básicas, así como el acceso y la utilización de funciones avanzadas y la personalización de la solución de forma eficaz.

La transformación digital, al igual que las plataformas de gestión de activos, es difícil y disruptiva de implantar. Nuestra experiencia aquí en Timly es que las empresas casi siempre se sorprenden no sólo de lo rápido y fácil que puede implantarse la gestión perpetua de activos, sino de cuántas operaciones y procesos se simplifican y optimizan.

Una de las mayores ventajas, y quizá la más sentida (al menos por tu atribulado personal), es la eliminación del hecho anual de existencias, ya que los niveles de inventario se mantienen de forma fácil y natural de forma continua.

Tradicionalmente se ha hecho un inventario completo de las existencias de una empresa con carácter anual, a menudo al final del ejercicio fiscal, y como sin duda sabes, este proceso de inventario anual suele ser muy estresante, difícil de programar, gestionar y ejecutar, y por muchas razones puede ser inexacto o incompleto.

En cambio, la gestión de inventarios perpetua, o continua, es exactamente lo contrario:

∗ Hay poco o ningún estrés, ya que la contabilidad de inventarios se convierte en una parte natural y automática de los procesos y flujos de trabajo diarios.

∗ Se eliminan las dificultades de programar y ejecutar con éxito el inventario anual, ya que el inventario siempre está contabilizado y se puede acceder fácilmente a los informes completos.

∗ La precisión está garantizada gracias a la naturaleza integral de las mejores plataformas de gestión de inventario, así como al seguimiento constante y la actualización continua del inventario, incluidos los activos digitales y físicos de la empresa y los bienes vendibles.

La legislación británica obliga a las empresas a llevar una contabilidad exacta y actualizada de sus activos e inventarios -una “imagen fiel”-, como se indica en la Ley de Sociedades de 2006, que abarca las obligaciones de tu empresa en materia de contabilidad de existencias, control interno y divulgación.

Esta legislación no especifica cuándo ni cómo debe producirse el inventario, lo que te permite cierta flexibilidad a la hora de elegir entre los métodos tradicionales y la transformación digital, con la seguridad de que, de cualquier forma, cumples los estatutos pertinentes.

Dicho esto, debemos insistir en que el inventario perpetuo mediante soluciones de gestión de activos puede, de hecho, aumentar tu cumplimiento, por las siguientes razones:

∗ Tendrás un inventario más exacto y actualizado, y evitarás los errores e imprecisiones, a menudo inevitables, de hacer inventario anualmente.

∗ Una funcionalidad de elaboración de informes completa y flexible puede garantizar el pleno cumplimiento en la elaboración de informes y la divulgación, e incluso puede mantenerte dentro de los plazos previstos.

∗ Se eliminan las dudas sobre lo que hay que contabilizar y lo que no, porque las plataformas holísticas de gestión de inventarios permiten rastrear fácilmente todos los activos físicos y digitales.

Ten en cuenta que este artículo no pretende ofrecer orientación jurídica, y que la información facilitada puede ser inexacta, obsoleta o inaplicable. Consulta a un experto contable o jurídico cualificado para asegurarte de que tu empresa cumple todos los estatutos y demás normativas internas y externas.