¿Qué es un número de inventario?

Algunas empresas de construcción ya utilizan etiquetas clásicas con un número de artículo en la herramienta. Este número debe encontrarse en la pizarra magnética o en tablas de Excel durante la administración. Sin embargo, los números de objeto especialmente largos en las grandes empresas pueden ser difíciles de leer a ojo. Al leer y comparar en la tabla digital o en la pizarra magnética del almacén, los números pueden dar vueltas. Rápidamente empujas el imán en la columna equivocada o coges la fila con un número similar pero erróneo.

Para que no se suponga accidentalmente que la amoladora o la escalera están en el carrito de otro empleado, puede ayudar el registro electrónico del número de objeto. Si el número está integrado en el código QR, por ejemplo, sólo tendrás que escanearlo con tu smartphone o tableta cuando tomes prestada o devuelvas una herramienta.

Con un buen software de gestión de inventarios, el número de activo proporciona acceso al seguimiento del ciclo de vida completo de la herramienta o el vehículo. Tras la compra, se asigna un número de artículo único y se registran los datos de rendimiento, pudiendo almacenarse las instrucciones de uso y las fechas de mantenimiento. En el futuro, todos los empleados podrán escanear el número de inventario y acceder a estos datos.

Esto facilita comprobar en la obra si la empresa dispone de accesorios para la herramienta utilizada. Las preguntas sobre los datos técnicos de la herramienta o su antigüedad también pueden aclararse ahora mientras se está de viaje.

When it comes to inventorying furniture, vehicles, licences, equipment or tools, even companies in other sectors still like to rely on analogue tools or digital lists that are only available on certain desktop PCs. Thus, all employees always have to go to a special room first for inventory management. But if the inventory is so hard to reach, the temptation to enter changes later increases.

Si un miembro del personal toma prestado un aparato de un colega “por poco tiempo” y no quiere bajar tres pisos hasta la sala con la lista de inventario, por ejemplo, aumentan las probabilidades de que acabe olvidándose de él o prestándoselo a otra persona. Si otra compañera quiere utilizar el mismo aparato, busca en la lista de inventario pero sólo encuentra la ubicación obsoleta. Así que hay un número de inventario en el aparato, pero para descubrirlo, primero habría que preguntar en la empresa por la ubicación real.

En cambio, con el software móvil de gestión de inventario, capturar el número de inventario es rápido. La indicación de que algo se presta o se devuelve está a sólo unos “clics” en el teléfono móvil del trabajo. Como ayudar a mantener actualizado el inventario base de datos en la nube es tan fácil con un software como Timly, es más probable que se consiga una transparencia total sobre el paradero y el estado de los artículos del inventario que utilizando herramientas rígidas y tradicionales. Un inventario digitalizado accesible a través de la nube hace más eficientes muchos procesos de trabajo.