Organiza fácilmente la gestión de suministros – Con Timly

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Una gestión de suministros que funcione es de enorme importancia en las empresas modernas para llevar a cabo el cálculo de costes y la gestión de inventarios. Mientras tanto, muchas empresas utilizan programas informáticos especializados para poder responder directamente a las preguntas sobre los niveles de existencias e implementar directamente el inventario.

Básicamente, la gestión de suministros consiste en cuantificar qué hay en el almacén y en qué cantidad. Por ello, el término gestión de existencias se utiliza como sinónimo. Para tener una visión clara, todos los objetos de la contabilidad de existencias reciben números de artículo. Cada tipo de mercancía almacenada tiene su propia hoja de datos en la que se registran otros atributos además de la cantidad.

El éxito de la contabilidad cuantitativa sólo está garantizado en un almacén cerrado, ya que hay que asegurarse de que las entradas y salidas están controladas y documentadas.

Convencionalmente, esta documentación se realizaba mediante notas de material. A veces, el proveedor o el empleado que se llevaba la mercancía tenía que acudir a un empleado de la oficina que trasladaba el proceso a una hoja de cálculo Excel. Hoy en día, la gestión del inventario en la mayoría de las empresas, ya sean pequeñas o grandes, se lleva a cabo mediante un sistema informático.

Puede ser el sistema ERP, un programa de inventario o un sistema especial de gestión de almacenes.

Una gestión digital del suministro que pueda ser actualizada por varios empleados es una forma óptima de documentar las existencias actuales de productos, materias primas y productos semiacabados en tiempo real.

La gestión de suministros con un software de inventario como Timly facilita la contabilización continua y puntual de las salidas y entradas en tu almacén. Al fin y al cabo, la información correcta sobre las existencias de la empresa es esencial para poder hacer declaraciones fiables sobre la calidad y cantidad de los objetos almacenados. Esto ayuda a evitar compras innecesarias y cuellos de botella en las entregas, entre otras cosas.

Una de las funciones importantes de la gestión de suministros para muchas empresas es que los niveles de existencias pueden reducirse mientras se mantiene o incluso aumenta la calidad de las entregas. Así se puede evitar un elevado compromiso de capital en forma de existencias redundantes sin comprometer la satisfacción del cliente.

Timly es un software de gestión de inventarios que dispone de módulos útiles para la gestión de suministros. Puedes acceder a Timly a través de un navegador en el sistema operativo que elijas. De este modo, puedes conocer las existencias exactas de artículos de almacén, por ejemplo, en tu oficina en tu PC de sobremesa, aunque tengas varias sedes de la empresa.

La mayoría de los datos recogidos sobre bienes inventariables y niveles de existencias en la mayoría de las empresas proceden de la versión app de Timly.

Los empleados del almacén y otras personas autorizadas pueden actualizar las entradas de mercancías y productos directamente en el almacén mediante dispositivos móviles con la aplicación Timly instalada. Para ello, utilizan la cámara integrada de sus dispositivos para escanear el código QR generado con Timly para las etiquetas adhesivas. Las etiquetas pueden adherirse a cajones para carga general o contenedores para mercancías a granel, por ejemplo.

Los empleados de compras, a su vez, introducen los pedidos en el software de gestión de inventarios para que los demás departamentos puedan prepararse para las próximas entregas. Lo hacen en el navegador o en la versión móvil del software de gestión de almacenes Timly.

En las grandes empresas, la gestión de suministros suele formar parte del sistema ERP. Pero no importa lo grande que sea tu empresa en ese momento, la contabilidad de inventarios dentro del software de gestión de suministros tiene varias ventajas. Al fin y al cabo, la gestión de la ubicación de las mercancías inventariadas es similar en proceso al deseado registro sin fisuras de todos los movimientos de inventario en el almacén.

Con la solución de gestión de inventario de Timly, puedes hacer inventario en todas las ubicaciones si es necesario y, si lo deseas, recibir notificaciones cuando se alcancen los niveles mínimos autodefinidos. Esto permite que se activen nuevos pedidos en función de los niveles reales de existencias, en lugar de intervalos establecidos.

Para los empleados, resulta práctico y fácil de entender si el mecanismo en torno al escaneado de códigos QR y la actualización de bases de datos puede aplicarse tanto a los niveles de existencias como a los equipos, herramientas, máquinas y vehículos de la empresa. Esto facilita la formación de nuevos compañeros y aumenta la motivación para notificar defectos en los equipos, introducir cambios en la ubicación de los activos o indicar retiradas de productos semiacabados.

Un control de inventario simplificado con Timly significa que siempre sabes qué equipo de trabajo y cantidades de material hay disponibles, y en qué estado. En última instancia, un software moderno de gestión de suministros conduce a una mayor eficacia porque permite una planificación más sostenible de las compras, la producción y la entrega.

Además, el software gestión del mantenimiento de Timly ofrece evaluaciones estadísticas de los bienes registrados, así como de los equipos, herramientas e instalaciones inventariados. Esto respalda las próximas decisiones de la empresa con datos útiles.

Además de la gran funcionalidad en términos de gestión de suministros, Timly también convence con detalles bien pensados en el área de gestión de inventario y personal. Por ejemplo, puedes asignar herramientas, mobiliario o vehículos a empleados concretos o registrar cursos de formación y certificados de compañeros para mejorar la asignación de tareas.

No hay que olvidar tampoco las funciones para documentar el mantenimiento y los recordatorios de fechas de inspección próximas. Del mismo modo que cada equipo puede gestionarse en Timly durante todo su periodo de uso, el capital inmovilizado en el almacén o el departamento de envíos también puede registrarse en la base de datos basada en la nube.

Además, un buen software de inventario es de gran ayuda para hacer inventario, que la mayoría de las empresas están obligadas a hacer anualmente por ley. En lugar de contratar personal adicional en este momento y restringir las operaciones, se recomienda hacer un inventario permanente utilizando un software de gestión de almacenes.

Pero incluso si prefieres ceñirte al modo anual, Timly tiene un planteamiento de solución adecuado: en el modo de inventario especial, los empleados escanean las mercancías o equipos y marcan su presencia o confirman la cantidad mostrada, o la corrigen si hay alguna discrepancia.

Para asignar las tareas de inventario y el inventario de todo el año a los empleados adecuados, es necesaria una gestión clara de funciones y derechos. Timly implementa esto tan bien como la capacidad multicliente y la integración de varias sedes de la empresa. En todo esto, sigues siendo flexible: el equipo de Timly implementa el software modular en colaboración contigo y teniendo en cuenta las necesidades actuales de tu empresa.