Más allá de las hojas de cálculo: 5 razones por las que el software de gestión de inventarios es el superhéroe de tu empresa

Hacer un seguimiento del inventario en tu empresa u organización puede ser una tarea complicada. Tener una hoja de cálculo para todo tu inventario y existencias puede funcionar cuando estás empezando. Pero llegará un momento en que tu empresa necesitará un sistema de gestión de inventario mejor.

Ahí es donde entran en escena las ventajas del software de gestión de inventarios. En este artículo, te contamos más cosas sobre los sistemas de gestión de inventarios, lo que pueden hacer y por qué los necesitas en tu empresa. Empecemos, ¿vale?

El software de gestión de inventario es una herramienta que ayuda a las empresas a seguir y gestionar sus niveles de inventario, pedidos, ventas y entregas, entre otros. Aunque no siempre lo parezca, esta herramienta es crucial a la hora de gestionar tu cadena de suministro. Optimizar tus procesos de inventario con estas herramientas te resultará beneficioso.

Sea cual sea tu sector, disponer de un sistema de gestión de inventarios puede resultarte más que útil. He aquí algunos ejemplos de casos de uso:

Tiendas minoristas: Muchos de los minoristas actuales, tanto tradicionales como online, utilizan el software de gestión de inventario para controlar los niveles de existencias, gestionar los pedidos y evitar el exceso de existencias o las roturas de stock. También lo utilizan para analizar las tendencias de ventas y predecir las necesidades futuras de inventario.

Centros de Almacenamiento y Distribución: Para los que siguen carreras de logística o trabajan en almacenes, el software de gestión de inventarios también es muy útil. Un almacén podría utilizar sistemas de inventario para optimizar el almacenamiento, gestionar varios almacenes y seguir el movimiento de entrada y salida de mercancías.

Empresas de comercio electrónico: Las empresas de comercio electrónico y en línea -totalmente en línea o híbridas- dependen en gran medida del software de gestión de inventarios para realizar un seguimiento de su vasto y a menudo diverso inventario. El software también puede sincronizar el inventario en varios mercados y plataformas en línea si vendes en varios mercados en línea.

Empresas de fabricación: Una empresa de fabricación suele utilizar un software de gestión de inventarios para realizar un seguimiento de las materias primas, el trabajo en curso y los productos acabados. El software te ayuda a planificar los programas de producción, gestionar las operaciones de la cadena de suministro y garantizar la disponibilidad puntual de los materiales.

Proveedores sanitarios: Las organizaciones sanitarias también pueden utilizar sistemas de inventario. Por ejemplo, los hospitales y las farmacias utilizan software de gestión de inventarios para hacer un seguimiento de los suministros médicos, los medicamentos y mantenimiento del equipo médico. El software ayuda a garantizar las existencias de artículos críticos y gestiona la caducidad de los medicamentos.

Industria alimentaria y de bebidas: Algunos ejemplos de empresas son restaurantes, proveedores de servicios alimentarios y tiendas de comestibles. Pueden utilizar el software de gestión de inventarios para gestionar el inventario de productos perecederos, controlar las fechas de caducidad y planificar las compras en función de las tendencias estacionales y los patrones de consumo.

¿Qué hace el software de gestión de inventarios?

¿Qué puedes hacer con un software de gestión de inventarios? Aquí tienes algunas funciones y características clave que puedes utilizar:

Seguimiento de inventarios: Una solución de gestión de inventarios realiza un seguimiento de los niveles de inventario, los pedidos, las ventas y las entregas. Esto puede incluir el seguimiento de artículos mediante números de serie, códigos de barras o etiquetas RFID.

Gestión de pedidos: Gestiona los pedidos de compra y venta desde la creación del pedido hasta su cumplimiento.

Previsión de la demanda: Algunos sistemas avanzados te proporcionarán datos históricos y análisis para prever la demanda futura. De este modo, las empresas pueden prepararse mejor para las fluctuaciones de las ventas.

Gestión de proveedores: Con este sistema, puedes gestionar todas tus relaciones con los proveedores en una sola plataforma. Algunos datos de los proveedores que puedes incluir son información de contacto, historial de pedidos, cuentas a pagar y métricas de rendimiento.

Capacidades de integración: Muchos sistemas de gestión de inventarios se integran con otros sistemas empresariales como el software de contabilidad, los sistemas ERP (Planificación de Recursos Empresariales) y las plataformas de comercio electrónico.

Reordenación automatizada: Algunos sistemas pueden reordenar automáticamente los productos cuando alcanzan un determinado umbral, garantizando que se mantienen los niveles de existencias.

Escaneado de códigos de barras y RFID: Esta función permite escanear rápidamente los artículos para diversos procesos, como el control de entradas y salidas del inventario y la realización de inventarios.

Identificación de productos: Esta función te ayuda a identificar cada artículo con identificadores únicos, lo que es crucial para el seguimiento y la gestión de un gran número de SKU (Stock Keeping Units).

Invertir en un software de gestión de inventarios puede beneficiar significativamente a una empresa de varias maneras. Aquí tienes cinco razones de peso por las que necesitas un software de gestión de inventarios:

1) Mejora de la precisión del inventario

Una de las principales ventajas del software de gestión de inventarios es la mayor precisión en el seguimiento de los niveles de existencias. El seguimiento manual del inventario es propenso a errores, pero con un software automatizado, puedes controlar con precisión tu inventario en tiempo real. Esto ayuda a reducir los casos de exceso o falta de existencias, garantizando que siempre tengas la cantidad adecuada de inventario.

2) Aumento de la eficacia y la productividad

El software de gestión de inventarios automatiza muchas tareas que tradicionalmente se hacían manualmente, como los pedidos, el seguimiento y el análisis de los niveles de inventario. Esta automatización ahorra tiempo y reduce la carga de trabajo de tu personal, permitiéndole centrarse en otros aspectos críticos del negocio. También acelera procesos como la recepción, la recogida y el embalaje de mercancías, lo que conduce a operaciones más eficientes.

3) Ahorro de costes

Puedes reducir significativamente los costes manteniendo niveles óptimos de inventario y reduciendo las posibilidades de exceso y falta de existencias. El exceso de existencias inmoviliza capital en bienes no vendidos y aumenta los costes de almacenamiento. En la actualidad, las empresas estadounidenses almacenan alrededor de 1,43 $ de inventario por cada dólar que venden. Este problema de exceso de existencias cuesta demasiado dinero a las empresas, especialmente a las que almacenan artículos con fecha de caducidad.

Por otra parte, un inventario insuficiente puede provocar pérdidas de ventas y clientes insatisfechos. El software de gestión de inventarios ayuda a equilibrar tus niveles de existencias, reduciendo estos gastos innecesarios.

4) Toma de decisiones basada en datos

Este software proporciona valiosos datos y análisis sobre tu inventario, tendencias de ventas y preferencias de los clientes. Con informes y análisis detallados, puedes decidir qué productos almacenar, cuándo reabastecer y cómo poner precio a tus artículos. Este enfoque basado en datos ayuda a alinear tu inventario con las demandas del mercado y a optimizar tu estrategia de ventas.

5) Mejor servicio al cliente

Una gestión eficiente del inventario repercute directamente en la satisfacción del cliente. Los estudios demuestran que 34% de las empresas han vendido un artículo agotado porque no hicieron un seguimiento eficaz del inventario. Disponer de un sistema de gestión de inventario puede acabar con este problema de una vez por todas para tu empresa.

Si te aseguras de que los productos están en stock y los pedidos se realizan con rapidez y precisión, puedes mejorar enormemente la experiencia del cliente. Además, disponer de datos de inventario en tiempo real te permite ofrecer a los clientes información precisa sobre la disponibilidad de los productos y los plazos de entrega previstos.

Es importante elegir un sistema que satisfaga tus necesidades actuales y tenga la flexibilidad necesaria para crecer con tu negocio. Aquí tienes cinco consideraciones clave que debes tener en cuenta al seleccionar un software de gestión de inventarios:

1) Compatibilidad e integración

El software debe ser compatible con tus sistemas existentes, como el software de contabilidad, los sistemas CRM (gestión de relaciones con los clientes), las plataformas de comercio electrónico y otras herramientas. Una integración perfecta te ayudará a garantizar un flujo de datos fluido entre los distintos sistemas, lo que reducirá los errores de datos debidos a errores humanos y el tiempo perdido en la introducción manual.

2) Escalabilidad

También debes tener en cuenta la capacidad del software para crecer con tu empresa. A medida que tu negocio crezca, seguramente necesitarás un sistema que pueda gestionar un inventario cada vez mayor y operaciones más complejas. Busca un software con funciones escalables y planes de precios que puedan ajustarse a medida que cambien las necesidades de tu empresa.

3) Interfaz de usuario

Tu software de gestión de inventarios también debe tener una interfaz fácil de usar. Disponer de un sistema intuitivo y sencillo reducirá el tiempo de formación y mejorará la adopción por parte de los usuarios. Los empleados deben poder aprender a utilizar el software de forma productiva con la menor supervisión y orientación posibles.

4) Flexibilidad

Tu empresa puede tener requisitos únicos de gestión de inventarios. Por ello, tu software de gestión de inventarios debe ser lo suficientemente flexible como para adaptarse a las necesidades de tu empresa. Esto podría incluir la personalización de informes, la adaptación a métodos de inventario específicos o la integración con flujos de trabajo únicos en tu empresa.

5) Funcionalidad

Enumera todas tus características imprescindibles del sistema de gestión de inventarios. Asegúrate de que el software que elijas tenga las capacidades necesarias para satisfacer tus necesidades actuales y futuras. Vuelve a revisar las funciones enumeradas anteriormente y comprueba cuáles necesitas para tu empresa.